Структура договора включает в себя двадцать пунктов, каждый из которых оговаривает определенный момент организации совместного бизнеса Менеджера с Собственником, начиная с определения сроков управления гостиницей от имени Собственника, и включая такие пункты, как форс-мажорные обстоятельства и порядок разрешения споров в конфликтных ситуациях.
Соглашение заключается на двадцать (20) лет. Каждый год, от начала функционирования гостиницы, определяется как "Операционный Год", что имеет принципиальное значение при экономических расчетах и составления финансовой отчетности. Соглашение автоматически возобновляется на дополнительный срок пять (5) лет в случае, если обе стороны не высказали письменного желания прекратить Соглашение по окончанию основного срока.
Компания, вступающая в управление по контракту, не получает никаких прав на имущество организации. В течение действия Соглашения Собственник сохраняет законное юридическое право использования и владения земельным участком, зданием гостиницы, всей обстановкой, недвижимым имуществом, оборудованием и операционными запасами, используемые для работы гостиницы.
От Собственника требуется выполнение следующих условий:
1. Полная подготовленность гостиницы для общественного пользования и обеспечение всеми средствами, необходимыми Менеджеру для управления и использования гостиницы как "Crowne Plaza Hotel" к определенной в соглашении дате открытия;
2. Соответствие всем применимым законам и корпоративным стандартам "Crowne Plaza Hotel", которые оговорены в Руководстве Стандартов;
3. Наличие всех необходимых правительственных разрешений, лицензий и сертификатов;
4. Предоставление всестороннего плана финансирования, который будет гарантией выполнения работ, которые оговорены в Соглашении.
5. Осуществление Менеджером Программы "Предоткрытие", включающей все действия, необходимые для подготовки Гостиницы к открытию, а именно:
a. подбор и обучение персонала;
b. покупку начального операционного оборудования и операционных запасов (поставок) на средства Собственника;
c. рекламирование, стимулирование сбыта и продаж;
d. помощь Собственнику в получении всех необходимых операционных лицензий, виз и рабочих разрешений;
e. привлечение потенциальных клиентов;
f. подготовку административных офисов.
6. Открытие специального счета для осуществления Программы "Предоткрытие" и регулярное пополнение его достаточными средствами для оплаты всех издержек и расходов в соответствии с ежемесячными графиками (расписаниями). После оплаты всех операционных расходов, остатки сумм в наличии возвращаются Собственнику, после чего счет закрывается.
Менеджеры "Crowne Plaza Hotel" при управлении гостиничным комплексом руководствуются Стандартами обслуживания или Корпоративными стандартами.
Руководство Стандартов - собственность Менеджера, авторское право на которое полностью принадлежит Концерну InterContinental Hotels Group и дается взаймы Собственнику при условии неразглашения содержания Руководства любому третьему лицу и согласия незамедлительного возврата Руководства Стандартов Менеджеру в случае прекращения Соглашения.
Менеджер определяет всю стратегию и тактику, касающиеся Гостиницы, включая, но, не ограничиваясь:
- цен (price list) на номера;
- цен на продовольствие и напитки; выбора поставщиков и покупка всего продовольствия, напитков, мебели, недвижимого имущества, оборудования, и др., необходимого для функционирования Гостиницы;
- использования номеров для коммерческих целей;
- ценовой политики (скидки и т.п.);
- маркетинга и коммерческой политики, в частности рекламирования и стимулирования продаж Гостиницы в координации с международными программами маркетинга и продаж других гостиниц Crowne Plaza;
- кадровой политики; вопросы персонала, включая вопросы, имеющие отношение к Ключевому Персоналу.
Ключевой Персонал (Key Personnel): Генеральный директор, Финансовый Контроллер и другие, которые считаются служащими Менеджера и, соответственно, нанимаются Менеджером. Все служащие Гостиницы (Hotel Employees), кроме Ключевого Персонала, являются служащими Собственника.
Менеджер решает вопросы пригодности (соответствия) и квалификации всего персонала Гостиницы, и от имени Собственника отбирает, обучает, определяет возмещения (compensation), выгоды, (benefits), премии (bonuses) и другие вопросы относительно всего персонала Гостиницы.
Менеджер выполняет, от имени Собственника, все действия, необходимые для использования Гостиницы как Crowne Plaza в соответствии с Руководством Стандартов, включая, но, не ограничиваясь, следующее:
- политики заработной платы и возмещений;
- политики обслуживания гостей и постояльцев;
- переговоров и исполнения арендных договоров, лицензий;
- переговоров от имени Собственника при заключении контрактов, необходимых или желательных для работы Гостиницы;
- выбора и установки аппаратных средств ЭВМ компьютера и программного обеспечения и имущественной системы управления;
- выполнение работы по содержанию, восстановлению Гостиницы, реконструкции и обновлению основных фондов;
- бухгалтерский учет и составление бюджета.
Бухгалтерские Книги и протоколы Гостиницы хранятся в соответствии с российскими законами и инструкциями. Независимая фирма бухгалтерского учета Собственника имеет право исследовать книги и протоколы в любое приемлемое для Собственника время. Признанной независимой международной фирмой бухгалтерского учета, назначенной Собственником и одобренной Менеджером, ежегодно проводится Официальная ревизия отчетности работы Гостиницы, копия заключения которой предоставляется обеим сторонам.
Отчетным финансовым годом считается период с 1-ого января до 31-ого декабря. Не меньше чем за шестьдесят дней до начала отчетного финансового года, Менеджер должен представлять Собственнику для одобрения прогнозный операционный бюджет и предложенный капитальный бюджет для следующего года. Если определенное письменное возражение не будет получено в течение двадцати (20) дней после представления расчетов бюджета одобрение Собственника очередного Ежегодного Бюджета будет считаться полученным. Если Собственник не одобряет предложенные Бюджеты или выдвигает возражения против, то необходимо обосновать возражения.
Если Собственник и Менеджер не способны разрешить разногласий по бюджетам до начала применимого отчетного финансового года, действующей считается совокупная сумма Ежегодных Бюджетов для предшествующего отчетного финансового года плюс десять процентов (10%) от нее до одобрения нового Ежегодного Бюджета.
Отельный оператор ставит перед собой следующие цели управления для обеспечения:
a. Выгод от присоединения к гостиничной цепи (например, Holidex-система бронирования и резервирования, использование торговой марки Crowne Plaza, всемирного маркетинга, продаж и рекламных кампаний);
b. Высокого качества, всесторонних услуг по управлению гостиницей, соответствия стандартам Crowne Plaza.
Кроме того, в соглашении оговаривает свое стремление в обеспечении разумные уровни валовой операционной прибыли в долгосрочной перспективе.
Ежеквартально Менеджер, по запросу Собственника, проводит встречи с Собственником, на которой рассматриваются и обсуждаются прибыль или убытки гостиницы, планы маркетинга, потоки наличности, расходы капитала и общие дела предприятия Собственника и Менеджера, касающиеся гостиницы. Каждый месяц Менеджер представляет Собственнику детальный операционный отчет результатов по управлению Гостиницей.
Собственник возмещает Менеджеру и освобождает его от любых издержек, убытков, ответственности или расходов, понесенных Менеджером в связи с любыми исками, сделанными и касающимися использования персонала Гостиницы, поскольку, исключительно Собственник является ответственным за все расходы, связанные с работой Гостиницы.
Платы Управления и все взаиморасчеты производятся не позднее 10-го числа месяца, следующего за оплачиваемым. Все платы и обложения производятся в валюте, приемлемой для Менеджера, конвертированной по официальному обменному курсу на срок платежа. После выплат и накоплений, любые средства превышения, остающиеся на Счете Банка по Минимальному Балансу выплачиваются Собственнику, а любой недостаток покрывается Собственником.
В случае прекращения или окончания этого Соглашения, по различным причинам Собственник не имеет права использовать гостиницу целиком или любую часть как "Crowne Plaza Hotel".
Принимая во внимание то, что именно Собственник пользуется большей частью доходов гостиницы и всевозможными экономическими выгодами от любого увеличения ценности гостиницы и может получать лишь ограниченную плату взамен услуг управления, в соглашение отдельным пунктом оговаривается, что Менеджер не несет ответственности перед Собственником за:
1) Любые косвенные или последующие потери или убытки;
2) Любые потери или убытки, для которых имеется страховое покрытие;
3) Безнадежные долги третьих лиц;
4) Потери или убытки, являющиеся результатом осуществления Менеджера делового решения (даже при условии, что с течением дополнительного времени и информации, может казаться, что действие Менеджера или решение было сделано неблагоразумно).
Собственник компенсирует и ограждает Менеджера от любого иска, убытка, затрат, расхода или ответственности, являющейся результатом любого вреда людям или повреждения (ущерба) собственности или гостинице в результате выполнения этого Соглашения Менеджером, агентами, служащими или подрядчиками. Несмотря на вышесказанное, Менеджер ответственен за вред или убытки в той степени, в какой доказано, что этот вред или убыток (ущерб) вызван тяжкой небрежностью или намеренным неисполнением.