Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров выделяется область памяти – электронный почтовый ящик. Доступ к этой области памяти осуществляется по адресу, который сообщается абоненту, и паролю, который абонент задает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. На сегодняшний день выбор и регистрация почтового ящика – бесплатная услуга Сети [9, С. 68].
Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в выделенную для него область памяти сетевого компьютера, который называется хост – компьютером (от host – «хозяин»). Получение и отправка писем абонентом выполняется двумя способами:
1) Off – line. При каждом сеансе связи компьютера абонента с сетевым компьютером происходит обмен письмами в автоматическом режиме: все заранее подготовленные письма абонента передаются на сетевой компьютер, а все письма, пришедшие на адрес абонента, передаются на его компьютер. Процесс ознакомления с письмами и их чтение происходит, когда связь с сетевым компьютером уже прекращена;
2) On – line. Заключается в том, что абонент во время сеанса связи получает возможность обратиться к содержимому своего почтового ящика, просмотреть его, удалить часть корреспонденции, прочитать письма и ответить на них. В режиме on – line абонент не пользуется автоматическим режимом, а отсылает все письма сам, указывая их адреса и задавая соответствующую команду сетевому компьютеру [19].
Для обработки электронной почты в Internet используются программы InternetMail или MicrosoftOutlookExpress.
В Internet существует достаточно большое количество серверов, на которых хранится мультимедиа информация (звуковые, видео и анимационные файлы). Еще недавно, для того чтобы получить мультимедиа информацию из Internet необходимо было предварительно полностью скачать аудио-, видео- или анимационный файл и только затем воспроизвести его с помощью, например, стандартной программы Windows.
Последние достижения в области сжатия и передачи данных позволили перейти к технологии «потоковых» аудио (RealAudio), видео (RealVideo) и анимации (Shockwave), т. е. прослушивания и просмотра файлов непосредственно в процессе их получения из сети. Только за последний год возникло достаточно много радио- и телевизионных станций, которые осуществляют вещание через Internet [29].
Для того чтобы иметь возможность «слушать и смотреть» Internet, необходимо подключить к вашему браузеру свободно распространяемые дополнительные программные модули, так называемые Plug-In:
- RealPlayer или WindowsMediaPlayer, которые обеспечивают воспроизведение потоковой аудио- и видеоинформации (их можно скачать, соответственно, с серверов www.real.com и www.microsoft.com);
- Shockwave, который обеспечивает потоковое воспроизведение анимационных роликов и звука (можно скачать с сервера www.microsoft.com) [29].
Еще одной разновидностью технологии мультимедиа в Internet является технология виртуальной реальности. С помощью специального языка VRML (VirtualRealityMarkupLanguage) можно создавать виртуальные трехмерные миры, в которых можно затем перемещаться в различных направлениях и рассматривать предметы с различных сторон. В Internet существует достаточно много серверов, содержащих виртуальные миры и, в частности, виртуальные города мира (например, сервер www.intoronto.com).
Для посещения виртуальных миров необходим специальный Plug-In, который позволяет просматривать анимированную графику сцен виртуальной реальности. Наиболее распространенным является CosmoPlayer, который можно скачать с сервера www.sgi.com[30].
Мультимедиа технологии находят применение при создании презентационных дисков гостиницы. В них информация о гостинице сопровождается музыкой и закадровым голосом, видео- и анимацией, панорамными изображениями. Такие диски можно использовать на выставках, презентациях, дарить корпоративным клиентам, партнерам и гостям.
Система Интернет является средством коммуникации, рекламы, прямых продаж, привлечения новых сотрудников, упрощает поиск поставщиков и клиентов, предоставляет возможность пользователям получить необходимую информацию об отеле. Информация содержится на собственном сайте и сайтах организаций, продвигающих услуги гостиницы на рынке, других сайтах с активными ссылками на гостиницу [6, С. 5].
Сайт гостиницы содержит общую информацию о предприятии, истории его создания, ассортименте предлагаемых услуг, ценах на номера и другие услуги, сведения о контактных лицах, рубрики «новости», «бронирование» и др. Гостиница заключает договор на разработку и поддержку сайта, разрабатывает техническое задание. Сайт может быть создан на русском и иностранных языках в зависимости от сегментов потребителе и услуг.
Гостиницы, принимающие бизнес-путешественников, предоставляют возможность пользоваться системой Интернет в бизнес-центре и каждом номере. Многие гостиницы используют систему Интернет. Интернет-телефония позволяет звонить в любую страну мира на обычный телефон. Интернет позволяет помещать свою информацию об имеющихся вакансиях и отслеживать данные соискателей, уменьшает расходы на почтовые отправления, факсы, телефонную связь, рекламу [25].
Подключение к программам поддержки маркетинговых исследований позволяет не только экономить на покупке информации, но обеспечивает высокое качество и быстроту анализа.
Изучив этот вопрос, мы пришли к выводу, принцип работы компьютерных сетей состоит во взаимодействии отдельных компьютеров или систем и каналов связи между ними. Сети упрощают и автоматизируют работу предприятия не только во внутренней, но и во внешней среде. Компьютерные сети дают возможность использовать различные сетевые ресурсы для предоставления более полной информации о работе сервисного предприятия, что в сфере гостеприимства является незаменимой возможностью.
3. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ГОСТИНИЦ
Организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным для российских гостиниц.
Среди зарубежных информационных гостиничных систем нам более известной является система Fidelio, а также LodgingTouch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом. К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «ИстКонсепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирм Nortel), система Кеi - Ноtе1 (фирма KeiCompany) [15].
Система автоматизации гостиниц Ноtе1-2000 была создана и 1996-1997 гг. компанией «Интур-Софт» при участии Правительства Москвы. Система предназначена для гостиниц с любым числом номеров. Система имеет модульную структуру и состоит из подсистем автоматизации гостиничных функций (Ноtе1-2000) и автоматизации ресторанов и баров (Restaurent - 2000) [15, С. 94].
Система Ноtе1-2000 предусматривает управление номерным фондом, оптимизацию загрузки гостиницы и своевременное предоставление актуальной информации о состоянии номеров управление работой горничных и контроль за своевременной уборкой номеров; индивидуальное и групповое бронирование в реальном режиме времени с проверкой наличия свободных номеров и возможностью оптимизации загрузки гостиницы; бронирование блоков номеров с гарантированной и негарантированной формами оплаты; просмотр и изменение информации о бронировании и моментальное восстановление отмененных броней и незаездов; ведение архива гостей; управление финансами гостиницы; ведение бухгалтерского учета [15].
Система автоматизации ресторанов и баров Restaurent – 2000 предназначена для автоматизации процедур предоставления услуг и расчета с клиентами в ресторанах, барах и других точках продаж. Она может быть использована для любых точек продаж (ресторан высшей категории, бар, ресторан быстрого обслуживания и т.п.). Система позволяет учитывать обслуживание клиентов как гостиницы, так и клиентов со стороны, а также осуществлять полный контроль за работой персонала.
Система обеспечивает передачу данных о продажах в систему автоматизации гостиничных служб Ноtel-2000 с зачислением задолженности гостей проживающих в гостинице, на их счета с мгновенным обновлением их балансов [18].
Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт» разработала программно-аппаратный комплекс «Русский отель» для полной автоматизации деятельности гостиниц и ресторанов.В системе предусмотрено ведение полного бухгалтерского учета. Система представляет собой единый комплекс взаимосвязанных бизнес - процессов, полностью охватывающих основную производственную деятельность, учет и контроль, построена по технологии автоматизированных рабочих мест, которая исключает возможность прохождения не учтенных в системе документов.
Информационная модель, заложенная в систему, соответствует типовой организационной структуре гостиницы, а прикладное программное обеспечение оформлено в виде программных модулей, реализующих определенные функции [12, С. 76].
Набор модулей, покрывающих все функциональные потребности конкретного рабочего места, оформлен в виде автоматизированного рабочего места (далее АРМ).
Система состоит из следующих функциональных компонентов.
Подсистема «Управление». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности руководителя гостиницы и обеспечивает: обработку деловой документации; контроль исполнения проверку состояния гостиничного хозяйства и состояния рабочих по подразделениям; сервис [12].