Таким образом, кроме того, что факт оказания любой услуги должен быть подтвержден документально, важно, чтобы она относилась к производственной деятельности конкретной гостиницы.
В настоящее время существует практика заключения лицензионных соглашений на право пользования торговой маркой между иностранными компаниями и российскими гостиницами. По таким соглашениям российские гостиницы должны делать лицензионные платежи (роялти), которые в соответствии с приказом Минфина РФ от 12.11.1996 № 97 включаются в издержки производства и обращения по элементу "Прочие затраты" - списываются на себестоимость услуг гостиницы.
На статью "Затраты на содержание и обслуживание технических средств управления" списываются расходы, непосредственно связанные с обслуживанием и содержанием технических средств управления (вычислительные центры, узлы связи и т.п.). Затраты же на их приобретение, установку и сопутствующие им услуги, в том числе консультации, являются капитальными вложениями и не подлежат включению в себестоимость.
Затраты на установку систем связи (телефонов, радиотелефонов, коммутаторов, подключений к сетям "Интернет" , пейджинговой связи и т.п.) носят долгосрочный характер и учитываются как затраты капитального характера.
Управляющие компании в рамках своей деятельности предлагают гостиницам использовать те или иные компьютерные программные средства, связанные с функционированием гостиничного хозяйства. Для поддержания их в рабочем состоянии с компаниями-разработчиками и распространителями заключаются договоры на обслуживание. При отнесении затрат по таким договорам на себестоимость необходимо помнить, что те из них, которые связаны с модернизацией программных модулей, появлением у них новых средств, являются затратами капитального характера и на себестоимость не относятся. Услуги же, которые затрагивают лишь информационные (текстовые) модули программных средств, их профилактику, являются текущими затратами и подлежат включению в состав затрат по данной статье расходов. Факт оказания услуг также должен быть подтвержден соответствующим образом оформленным актом.
Основанием для отнесения на себестоимость стоимости услуг связи (телефонных переговоров) в соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34 н, являются первичные документы организации связи с информацией о состоявшихся телефонных переговорах. Получив такие документы, нужно сравнить номера телефонов по документам телефонной станции с номерами, указанными в заключенных предприятиями договорах или других документах, подтверждающих наличие у этих организаций данных номеров. При их несовпадении такие расходы не включаются в себестоимость для целей налогообложения (письмо ГНС РФ от 21.03.95 № 01-04-12).
Представительские расходы
Для целей налогообложения к представительским расходам относятся только расходы, осуществленные на территории РФ (письмо МФ РФ от 22.05.96 № 04-02-14/М). Расходы на проведение коммерческих переговоров за рубежом будут включены в себестоимость только после внесения соответствующих изменений и дополнений в действующее законодательство.
Представительские расходы на прием и обслуживание делегаций являются целевыми и для целей налогообложения подлежат нормированию. Они также должны быть подтверждены первичными оправдательными документами.
Для отнесения к представительским расходам переговоры должны проходить либо в рамках уже заключенного контракта, либо с целью установить взаимное сотрудничество.
В настоящее время вопрос о представительских расходах, осуществляемых нашими работниками за рубежом, до конца не решен, кроме случаев, предусмотренных "Особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость туристского продукта организациями, занимающимися туристской деятельностью", утвержденными Государственным комитетом РФ по физической культуре и туризму приказом от 08.06.98 № 210, в соответствии с п. 4 которых туристические гостиницы, при наличии соответствующих лицензий и сертификатов, могут включать в состав представительских расходов затраты на прием и обслуживание представителей других организаций, включая иностранные, в том числе вне места нахождения организации, т.е. за рубежом.
Информационные консультационные услуги
Включать информационные и консультационные расходы в себестоимость продукции можно только в том случае, если они непосредственно связаны с производственной деятельностью и обусловлены технологией и организацией производства (подп. 2 "а" Положения о составе затрат).
Информация может быть подготовлена и передана различными способами. От формы (устной, письменной, электронной) и содержания консультаций и информации зависит порядок отражения затрат на эти услуги. Для отнесения на себестоимость продукции расходов на оплату консультационных и информационных услуг необходимо наличие договора, в котором были бы отражены как содержание услуг, так и их непосредственная связь с управлением производством и производственной деятельностью как таковой (письмо Минфина России от 20.03.97 № 04-00-11). Кроме того, характер оказанных консультационных и информационных услуг следует указывать также в двустороннем акте о сдачеприемки услуг, в котором целесообразно описать содержание услуг и их связь с производством.
Коммерческие расходы
В гостиницах возникают расходы, непосредственно связанные с производственной деятельностью и характерные именно для данного вида оказываемых услуг, в частности, на бронирование номеров и вхождение в международную систему бронирования. Ряд таких расходов объективно необходим, однако в Положении о составе затрат эти особенности отрасли не учтены. Изменения и дополнения от 01.07.95 № 661 к Положению о составе затрат предоставили организациям право списывать расходы, непосредственно связанные с производственной деятельностью, на себестоимость, но не учитывать при налогообложении прибыли.
Списание затрат за членство в различных ассоциациях (в частности, гостиниц) на себестоимость нельзя считать обоснованным, так как Положением о составе затрат подобные расходы не предусмотрены. Поскольку членство (участие) в подобных организациях является добровольным, то все расходы, связанные с этими мероприятиями, в том числе плата за членство, подлежат списанию за счет собственных источников.
Кроме того, уплату зарубежным компаниям различного рода членских взносов и сборов нельзя однозначно классифицировать как оплату услуги, оказанной на территории другой страны, а можно рассматривать как прибыль (доход), полученную в России и подлежащую соответствующему налогообложению.
К иным коммерческим расходам относятся затраты на оплату маркетинговых услуг, договоры об оказании которых в хозяйственной практике последних лет стали достаточно распространены, в том числе и в деятельности гостиниц. Гостиницы несут расходы по оплате маркетинговых программ.
В договорах на управление иногда предусматриваются не платежи за конкретно оказанные услуги, а периодические и разовые взносы за участие в различных программах. Такие расходы отсутствуют в перечне затрат, связанных со сбытом продукции и включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг). Поэтому относить их на себестоимость продукции нет оснований.
Сложность определения источника покрытия маркетинговых расходов обусловлена сложностью толкования самого понятия маркетинговых услуг. Минфин России в письме от 26.01.96 № 16-00-17-18 рекомендует при решении вопроса об отнесении на себестоимость расходов, связанных с оплатой маркетинговых услуг, в каждом конкретном случае исходить из экономического содержания оказанной услуги.
Затраты на подготовку и переподготовку кадров
Согласно п. 2 "к" Положения о составе затрат в себестоимость продукции включаются затраты, связанные с подготовкой и переподготовкой кадров: плата за обучение по договорам с государственными и негосударственными профессиональными образовательными учреждениями, получившими государственную аккредитацию (имеющими соответствующую лицензию), а также с зарубежными образовательными заведениями. В целях налогообложения эти расходы нормируются в пределах 2% расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 06.10.92 № 94 с изменениями от 29.04.94 № 56).
Условием отнесения на себестоимость продукции затрат по подготовке и переподготовке кадров является производственный характер обучения, которое должно приводить к качественному изменению навыков специалистов, рабочих, служащих, используемых на предприятии для его производственных целей. Гостиницы должны иметь утвержденную программу подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников, обусловленную производственной необходимостью, а также приказы об их направлении в соответствующие учебные заведения, с которыми должны быть заключены договоры. При невыполнении этих требований затраты на обучение могут быть отнесены только за счет собственных источников предприятия.
Согласно п. 3 ст. 57 Закона РФ "Об образовании" обучение, подготовка и повышение квалификации граждан РФ в иностранных образовательских учреждениях осуществляется по прямым договорам, заключаемым образовательными учреждениями, иными юридическими и физическими лицами в соответствии с международными договорами Российской Федерации. Следовательно, для отнесения на себестоимость затрат по договорам с иностранными учебными заведениями необходимо наличие соответствующего международного соглашения между страной, где будет проходить обучение, и Российской Федерацией. Расходы на обучение, превышающие норматив, можно относить на себестоимость продукции, но без уменьшения налогооблагаемой прибыли.