2.2 Специфіка надання послуг учасникам конгресного туризму в Україні
Існують такі різновиди ділового туризму: ділові зустрічі (Meetings), заохочувальні індивідуальні поїздки (Incentives), поїздки на конференції, семінари (Conference), виставки (Exhibitions). Попри деякі відмінності, практично незмінним їх атрибутом є огляд найважливіших туристичних об’єктів. Причому в кожної соціальної та професійної групи є свої пріоритети. Неправильно говорити про відвідання туристичних об’єктів лише як про приємне тло для напружених ділових зустрічей. У цьому процесі є певні тонкощі. Ділові люди прагнуть поєднувати зустрічі з колегами по професії з оглядом цікавих місцевих пам’яток, ландшафтів, ексклюзивних видовищ. Бізнесменам і фахівцям властиві звичайні людські почуття. Вони також люблять милуватися гарними краєвидами, цікавляться архітектурними пам’ятками. І теж хочуть отримувати позитивні емоції від подорожі. Тому за кордоном, де добре вміють рахувати гроші, ділові поїздки вже давно стали моральним стимулом для заохочення працівників [14]. А провідні компанії навмисне обирають із цією метою привабливі туристичні місця для проведення загальних зборів товариств, річниць із часу заснування тощо.
Бажана не просто зустріч фахівців – бажана зустріч людей, які потрібні одні одним для обміну досвідом роботи, збагачення новими ідеями тощо.
Перше, що цікавить організаторів конференції, – можливість проживати в комфортних умовах. По-друге, оснащений сучасною технікою конференц-зал, який мав би кілька суміжних невеликих залів для проведення тренінгів, роботи в секціях тощо. І нарешті, учасники конференції хотіли б снідати, обідати й вечеряти в одному ресторані. При цьому бажано, щоб усі ці об’єкти – готелі, конференц-зали, ресторани – розташовувалися неподалік один від одного, щоб не затрачати багато часу на пересування містом.
Особливі вимоги до конференц-залів. Вони повинні мати все, починаючи від кондиціонерів і завершуючи синхронним перекладом, не згадуючи вже про зручні крісла..
Нині головні потоки бізнес-турів розділені між Києвом та узбережжям Криму (Додаток А).
Останніми роками інтерес до ділового туризму виявляють представники не лише великого, а й середнього бізнесу, політичні, наукові, культурні, релігійні й інші організації, а проведення заходів зазвичай доручають спеціалізованим агенціям.
Сьогодні багато туристичних компаній успішно працюють в області організації й обслуговування конференцій, конгресів і корпоративних заходів. Вони швидко й ефективно організують поїздки різної тематики й цілей (від організації конференцій до відвідування виставки або конкретного підприємства) як для великих груп (100 і більше людиней), так і для індивідуальних клієнтів.
Організація бізнес-турів має свою специфіку. Як правило, бізнесмени планують свої поїздки за кілька місяців, що особливо актуально у виставочному бізнесі, що припадає на лютий-травень і вересень-листопад. При організації ділових поїздок необхідно знайти саме коротке стикування авіарейсів, самий найближчий до виставки готель, самий зручний трансфер і тому подібне.
Основа ділової поїздки - програма зустрічей і заходів, спланованих і насичених. Туристичним компаніям без кропіткої роботи із клієнтом, розуміння специфіки його професійної діяльності й чіткого бачення саме ділових цілей його поїздки не обійтися. Ділові поїздки організуються, як правило, з повною культурною й екскурсійною програмою. У стандартну програму входить проживання, сніданки, трансфери, оформлення візи. Додатково надаються такі послуги як: акредитація на виставку або вхідні квитки, послуги гідів, перекладачів, додаткові переїзди або оренда автомобіля й багато чого іншого, що може бути необхідно на тім або іншому заході. Клієнтам пропонуються спеціальні тарифи на перельоти в бізнес класі, організація VIP обслуговування в аеропортах і т.п.
Значною перевагою конгресного туризму є та обставина, що він може реалізовуватися в несезонний період. Його організація включає: проведення конгресу, надання місць розміщення, забезпечення харчуванням, екскурсійним обслуговуванням такі надання специфічних послуг. Специфіка туристичного продукту конгресного туризму складається в необхідності надання великого обсягу різноманітних послуг, що виходять за рамки традиційних. Основні труднощі при організації конгресного обслуговування пов'язані з необхідністю випуску значної кількості друкованої продукції (тези доповідей, запрошення, інформаційні листи й т.д.), необхідністю надання такого роду послуг як: реєстрація учасників конгресу, переговори, технічне забезпечення, ділові зустрічі, а також організації до - і після конгресних турів.
Витрати учасника конгресу, як правило, значно перевищують витрати звичайного туриста, отже, при збільшенні вільного часу учасників за рахунок оптимальної організації, а також при оплаті ділової частини, можливе комбінування поїздки на конгрес із різними туристичними програмами.
Туристичні компанії із задоволенням надають клієнтам наступний спектр послуг:
- підготовка ділових зустрічей з керівництвом потенційних бізнес - партнерів;
- бронювання готелів всіх категорій;
- замовлення квитків будь-яких авіакомпаній світу, безкоштовна доставка по Києву;
- допомога в проведенні бізнес програм, семінарів і конференцій за рубежем і в Україні;
- зустріч представниками фірми в аеропортах, на залізничному, або авто вокзалі, VIP трансфер;
- транспортне обслуговування автомобілями представницького класу, мікроавтобусами, автобусами; супровід під час усього тура досвідченими гідами- перекладачами;
- розважально-пізнавальні заходи й екскурсії для клієнтів всіх віків і на всі смаки, навіть самі неординарні;
- корпоративне обслуговування підприємств і іноземних делегацій;
- візова підтримка; страхування.
Одним із найбільш перспективних і високоприбуткових сегментів ринку Криму та Києву вважається конгресний туризм. Так, біля 20 % ділових людей у світі подорожують з метою взяти участь у різноманітних конгресах і конференціях. Київ та Крим за своїм розташуванням мають зайняти відповідне місце серед міст, що приймають туристів на конгреси, симпозіуми та інші заходи.
Сучасна туристична індустрія це одна з найбільш прибуткових областей світової економіки. Природно, що для Києва правомірним є вибір туризму як пріоритетного напрямку розвитку. У цей час у м. Києві діють 1229 туристичних підприємств, у яких зайнято майже 6 тис. працівників. Щорічно київські туристичні фірми обслуговують 1/3 іноземних туристів безпосередньо в Україні й майже 2/3 вітчизняних туристів подорожуючих за кордон.
У результаті постійного розвитку міжнародного співробітництва в сфері туризму кількість іноземних туристів, які відвідують Київ, щороку зростає. В 2006 році їхня кількість склала 208 931 чоловік, при приросту за рік 7,6%. Аналіз динаміки мотивацій здійснення туристичних подорожей у м. Києві показує, що в останні роки простежується тенденція збільшення потоку іноземних туристів по таких напрямках як діловий туризм, відпочинок і проведення дозвілля, лікування (майже 40%).
Однієї з основних галузей туристичної індустрії є готельне господарство. Загальна характеристика ефективності готельного господарства пов'язана з коефіцієнтом його завантаженості. Середньорічна завантаженість в 2006р. за статистичним даними склала близько 58%, а в центральній частині міста -70-80%.
В 2006р. в місті функціонували 118 підприємств готельного господарства різної форми власності й відомчого підпорядкування. У їхньому числі 24 більших готелів (потужністю понад 100 номерів), 60 малих готелів (до 100 номерів), інші установи розміщення належить до категорії гуртожитків готельного типу. Триває будівництво ще 16 об'єктів готельного господарства, строк введення яких в експлуатацію запланований в 2008-2010 роках [18].
Аналізуючи роботу готельної сфери за останні п'ять років слід зазначити, що готелі м. Києва працюють прибутково й нарощують темпи виробництва.
Крим з його традиційною гостинністю й досвідом проведення зустрічей - практично ідеальне місце для ділових заходів найвищого рівня. Це підтверджують численні міжнародні сутулості й двосторонні зустрічі глав держав, що пройшли тут в останні роки.
У Криму регулярно проходять також конференції, конгреси, семінари, наукові симпозіуми, ділові зустрічі, виставки, що навчають семінари по всіляких темах. І, звичайно, щорічні туристські ярмарки. Дуже престижні й цікаві такі типово кримські заходи, як міжнародні конкурси вин і коньяків, які знову все частіше проводяться на Південному березі Криму.
Місцем проведення ділових заходів, як правило, служать готелі, здравниці й знамениті палаци. Більшість із них мають свої конференц-зали на 300-500 місць і надають послуги по розміщенню учасників. Крім цього, надаються культурні, екскурсійні, транспортні й інші послуги.
Одним з лідером ділового туризму в Криму є готель "Ялта". Тут щорічно проводиться до двох десятків ділових заходів. Досвід проведення й гарні можливості в цій сфері туризму мають ТОК "Судак", готель "Ореанда", санаторії " Ай-Даниль", "Місхор", "Ай-Петрі", "Сосновий гай", "Форос", "Дружба", князівські маєтки "Дюльбер", "Юсуповский палац" і ряд інших.