Лучшим сканером для гостиницы является HP ScanJet 5200C - цветной планшетный сканер формата А4 с высокой скоростью обработки информации.
В настоящий момент практически невозможно представить себе гостиничное предприятие без выхода в глобальную сеть Интернет. Для обеспечения подключения к ней необходимо наличие модема. Модем - это устройство прямого и обратного преобразования сигналов в форму, принятую для использования в данном канале.
Существует два вида модемов: внутренние и внешние.
Внутренний модем представляет собой плату, вставляемую в разъем материнской платы устройства; внешние модемы - это самостоятельная конструкция, оснащенная блоком питания, разъемами для подключения к аппаратуре и панелью с индикаторами. В современных системах коммуникации рекомендуется использовать ADSL-модемы.
Факсимальная связь - процесс дистанционный передачи неподвижных изображений и текста; основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей. По существу факсимальная способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.
Факсимальный аппарат состоит из следующих функциональных частей:
· сканер, обеспечивающий считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата;
· приемопередающая электронная часть (обычно модем), обеспечивающая передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента;
· принтер, печатающий принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги.
Наиболее распространенными современными факсимальными аппаратами являются аппараты термографического типа - они недорогие и имеют хорошие характеристики.
1.2. Контрольно-кассовые машины
Все расчеты с гостями за предоставленные услуги производятся на автоматизированных рабочих местах, оснащенных контрольно-кассовыми машинами.
Налоговые требования для гостиниц и ресторанов России определены достаточно жестко. В соответствии с Законом РФ от 18.06.93 г. "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" предприятие должно предоставить клиенту фиксальный чек, удовлетворяющий всем требованиям российского законодательства.
Применяемые для расчетов с гостями контрольно-кассовые аппараты должны быть включены в Государственный реестр и разрешены к использованию.
В последние годы в гостиницах устанавливают современные кассовые аппараты импортного и отечественного производства, которые способны выполнять большое количество функций при расчете с гостями, по учету и контролю кассовых операций.
Расчеты с гостями осуществляются с помощью электронных ККМ, созданных на базе IBM-совместимых компьютеров, производящих прием платежей за наличный расчет и кредитными картами.
ККМ, регистрируя факт оплаты покупателем услуги, формирует два документа: чек, отдаваемый покупателю, и контрольную ленту - общий журнал всех провиденных операций. Контрольная лента храниться как документ строгой отчетности для контроля оборота.
Широкие возможности современной техники и технологии позволяют предусмотреть в составе ККМ фиксальную память- комплекс аппаратно-программных средств для сохранения итоговых данных о работе в течение каждого дня или смены. Одновременно с выводом с выводом на печать итоговых данных за день или смену происходит запись их в фискальную память для длительного хранения.
Включение фискального режима в ККМ производиться налоговым инспектором при ее регистрации в налоговых органах.
Фискальная память ККМ упрощает процедуру предоставления данных для налоговых органов.
Все ККМ с фиксальной памятью вносят в государственный реестр ККМ с обязательной буквой Ф или F в конце наименования.
Если проблемы с фискальной памятью в классических автономных ККМ решены, то организация фискальной памяти в сложных компьютерно - кассовых системах нового класса ККМ - фискального регистратора. В гостиницах расчеты могут производиться на автоматизированных рабочих местах, оснащенных фискальными регистраторами типа SPARK и АЗИМУТ-РФ.
Существует несколько классов ККМ, которые отличаются по цели и функциональности:
· автономные;
· пассивные системные;
· активные системные.
В автономных ККМ расширение их функциональных возможностей достигается только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода. Автономные ККМ устанавливают в гостиницах, не использующих современные информационные технологии.
Пассивные системные ККМ подключают к локальной компьютерной сети. Они работают в автоматизированной системе, но не имеют возможности управлять этой системой. К этому виду ККМ можно отнести "АМС-100Ф", "Элвес-0103 Ф", "Электронмаш-NCR2113", "ЗИХ-GOLD260 Ф", "Samsung ER 4615 RF", "Samsung ER-250 RF" и др.
Активные системные ККМ имеют возможность работать в автоматизированной системе, управляя при этом работой системы. К этому классу ККМ относятся кассовые терминалы и POS-терминалы: "ABC POS Terminal System II", "MICROS 1700", "MICROS 2000", "MICROS 2700", "MICROS 3700", "MICROS 8700" и др.
Современная электронная ККМ представляет собой сложную счетно-суммирующую и чекопечатную машину, состоящую из большого количества деталей, узлов и механизмов.
ККМ имеют следующие основные узлы:
· устройство ввода;
· устройство индикации;
· оперативно-запоминающее устройство;
· чекопичатающее устройство;
· замок режимов и ключи;
· кожух;
· базис;
· тумблер;
· электропривод.
Устройство ввода представляет собой клавиши для набора сумм, номера счетчика, номера и пароля кассира, программирования заголовка чека, клавиши сброса, коррекции, аннулирования, предварительного и общего итога.
В односчетчиковых машинах имеется одна пусковая клавиша для включения машины, а в многосчетчиковых количество клавиш включения соответствует количеству секционных суммирующих счетчиков.
Устройство индикации состоит из двух индикаторов (для кассира и покупателя) и показывает суммы, проведенные через кассовый аппарат, номер секции, сумму взноса покупателей и сдачу и т.д.
Оперативно-запоминающее устройство предназначено для подсчета выручки и контроля. Оно состоит из суммирующих, контрольных и операционных счетчиков. Суммирующие счетчики служат для учета нарастающим итогом поступающих в кассу денег. Контрольные счетчики служат для контроля работы на кассовой машине и предупреждения злоупотреблений. Операционные счетчики подсчитывают количество операций, проведенных по кассовым машинам. Они могут подсчитывать общее количество выданных чеков, количество чеков, выданных по отделам, и т.д.
Чекопечатающее устройство (принтер) предназначено для печатания и выдачи чека и печатания реквизитов на контрольной ленте. Оно расположено в левой части кассового аппарата и состоит из печатающих дисков, механизма окрашивания, устройства чековой ленты, устройства для намотки контрольной ленты (катушки).
Замки и ключи предназначены для запирания кассовой машины, отдельных ее частей, снятия показаний с суммирующих счетчиков на нули, для тестирования, программирования.
Кожух покрывает внутренние части кассового аппарата. Он устанавливается на базисе (постаменте). Внутри базиса расположен денежный ящик, который имеет несколько ячеек для бумажных и металлических денег. Некоторые аппараты имеют съемный базис с денежным ящиком.
На рис. 2 (Приложение 3) изображена электронная контрольно-кассовая машина "Samsung ER4615RF".
Она имеет:
· принтер двухсекционный матричного типа;
· раздельную печать чека и контрольной ленты (ширина ленты 45 мм);
· автоматическое отслеживание времени в 24-часовом формате и даты с выводом этих данных на принтер при печати чека;
· фискальную память с возможностью записи в нее до 3000 ежедневных отчетов
· возможность работать четырех кассиров с накоплением результатов работы каждого;
· возможность присвоения каждому кассиру секретного кода (пароля);
· программируемые пароли регистров;
· четыре программируемые налога;
· программируемые процентные скидки, надбавки, денежные скидки;
· проведение многочековых операций;
· операции аннулирования покупок и отмены;
· режим калькулятора;
· необнуляемые общий итог и счетчик количества проведенных итогов с гашением;
· электроуправляемый денежный ящик и т.д.
На рис.3 (Приложение 3) изображены различные модели кассовых терминалов расчетно-кассового комплекса MIKROS.
Кассовые терминалы имеют сенсорный экран. Рядом с кассовым терминалов устанавливают принтер для распечатки гостевых чеков.
Посредством интерфейсов кассовый терминал соединяется с компьютерной сетью гостиницы. К работе на кассовых машинах допускаются лица, освоившие правила пользования ККМ. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.
На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине: кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира - операциониста, а также в документах, отражающих перемещения кассовой машины (отправка в ремонт, передача другому предприятию и т.д.).
Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в которой заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. В паспорте указываются реквизиты форменного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.
На каждую кассовую машину администрация заводит книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера предприятия и печатью предприятия.
1.3. Оборудование для кодирования электронных ключей