3. Ориентация на вид деятельности – для того, что бы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную проблему.
4. Своевременность контроля – для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые соответствует контролируемому явлению. Это связано с важнейшей целью контроля – необходимостью устранять отклонения, прежде чем они примут масштабный характер.
5.Гибкость контроля – необходима для приспособления к происходящим изменениям.
6. Простота контроля – как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, — такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправданно до тех пор пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль.
В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
1.2. Виды контроля
Существуют 3 основных вида контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.
Предварительный контроль
Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Задача предварительного контроля является проверка готовности организации к началу работы.
Он включает введение в практику определенных правил, процедур, линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение позволяет убедиться в том, что работа развивается в заданном направлении. Поэтому необходимо писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать кадры, имеющую их обязанностям квалификацию.
Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей или отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. В ходе подбора необходимо установить допустимый уровень образования или опыт работы, проверять рекомендации, проводить психологические тесты и многочисленные собеседования с работниками. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.
Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план). Бюджет дает уверенность в том, что денежные средства когда потребуются, всегда будут у организации. Бюджеты устанавливают пределы затрат и не позволяют исчерпать средства, не достигнув поставленных целей.
Текущий контроль
Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяют не отклоняться от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение поставленной цели. Задача текущего контроля – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе работы.
Заключительный контроль
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.
1.3. Значение контроля в системе управления
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль – это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.
1. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.
2. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
3. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих
проблем раньше сем они станут слишком серьезными.
4. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.
5. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.
6. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
7. Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.
8. Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.
1.4. Принцип организации контроля в организации
В процессе контроля есть три четко различимых этапа:
1.Установление стандартов и критериев.
2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
3.Принятие необходимых корректирующих действий.
На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Первый этап процесса контроля
Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.
На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.
Второй этап процесса контроля
На этом этапе определяется, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап контроля очень важен: определяется масштаб отклонений, измеряются результаты, передается и оценивается информация.
Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести большие угрозы. Но, если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.
Для того, что бы быть эффективным контроль должен быть экономичным.
Измерение результатов - измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.
Передача и распространение информации - распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.