3. если происходит какой-то сбой в данной системе управления предприятием за счет дилигирования полномочий руководители отделов и высшее руководство может совмещать некоторые функции и в данном случае это весьма рационально. Например, в случае болезни или отпуска одного из руководителей его функции с легкостью может выполнять любой из оставшихся руководителей. Такая взаимозаменяемость очень удобна в условиях современного рынка и современной конкуренции и позволяет данной фирме оставаться на плаву даже в кризисные моменты, что несомненно очень важно.
4. также следует отметить, что при управлении данным предприятием
наблюдается постоянное двойное подчинение. Все младшие сотрудники фирмы, подчиняясь непосредственно своему руководителю, также подчиняются и вышестоящему руководству. Говоря о курьерской службе отдельно, нужно заметить, что такая система управления требует достаточного количества сотрудников данной службы. Здесь никак не может быть и речи об 1 или 2 сотрудниках. Речь идет именно о службе, что вытекает из подчинения этой службы различным отделам, а также из специфики фирмы (например, доставка клиентам виз или проездных документов).
Не смотря на большое количество дублирования подчинения фирма работает очень слаженно, за счет того, что работники нижнего звена обращаются с просьбами и пр. вопросами только непосредственно к своему руководству, а тот соответственно, если данный вопрос не находится в его компетенции, обращается к вышестоящему руководству. Хотя иногда, конечно, случаются и некоторые сбои в управлении.
5. недостатком данной системы является отсутствие менеджера по подбору и найму персонала, т.к. такое количество служб, несомненно, требует обученного персонала и его необходимого количества. В данном случае эту функцию выполняет высшее руководство.
Таблица 1 Закрепление функций управления за сотрудниками туристской фирмы ООО «Орбита Тур»
| должность | Виды деятельности | Степень реализации функции |
| Генеральный директор | Организация и осуществление управленческой, юридической деятельности. Разработка общей стратегии предприятия и принятие управленческих решений. Некоторое участие в финансовых вопросах. Подбор и найм персонала компании | Частично Частично Полностью |
| Зам. Генерального директора по маркетингу и рекламе | Решение всех вопросов, касающихся продаж, отношения с партнерами по бизнесу, участие в вопросах продвижения тур. продукта и рекламы | Решения принимает совместно с руководителем. Объем работы снижен за счет найма менеджера по маркетингу. Функцию взаимодействия с партнерами совмещает с менеджером тур. агентского отдела, но по различным вопросам |
| Зам. Генерального директора по работе с клиентами | Решение всех вопросов, касающихся своевременного бронирования, координация между подразделениями | Частично Совмещает некоторые функции и дилигирует полномочия менеджеру тур. операторского отдела |
| Коммерческий директор | Решение всех вопросов, касающихся финансов данной компании, а также вопросов займа, кредитования, прибылей и убытков и пр. | Частично Принимает решения совместно с генеральным директором. Часть полномочий дилигирует бухгалтеру |
| Бухгалтер | Организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии, уплата налогов, составление и сдача бухгалтерской отчетности, расчет з/п, отношения с банком | Частично Вся деятельность согласовывается с коммерческим директором |
| Менеджер тур. операторского отдела | Принятие управленческих решений в пределах своих полномочий | Частично Решения принимает совместно с зам. Директора по работе с клиентами |
| Менеджер тур. агентского отдела | Принятие управленческих решений в пределах своих полномочий | Частично Решения принимает совместно с зам. Директора по работе с клиентами. Совмещает некоторые функции с зам. Директора по маркетингу и рекламе |
| Менеджер по оформлению проездных документов | Занимается бронированием и покупкой ж/д и авиабилетов, занимается организацией групповых и индивидуальных трансферов | Полностью Несет ответственность за все проездные документы. Работает непосредственно с авиа и ж/д кассами, а также со специальными агентствами. Подчиняется зам. Директора по работе с клиентами |
| Менеджер визового отдела | В его обязанности входит рработа с различными посольствами ии оформление визовых документов как для групп, так и индивидуальных виз, причем не только туристических, но и гостевых, мультивиз | Полностью Несет ответственность за оформление всех клиентских виз. Подчиняется зам. Генерального директора по работе с клиентами |
| Менеджер по маркетингу | Занимается вопросами непосредственно рекламы тур. продукта | Частично Решения принимает совместно с зам. Генерального директора по маркетингу и рекламе |
| Специалист по компьютерным технологиям | Занимается всем компьютерным обеспечением фирмы. Вопросы ведения и прогрессирования сайта компании также в его ведении | Полностью Ответственность за компьютерное обеспечение полностью на нем. Согласлвывает свои решения с зам. Генерального директора по работе с клиентами |
| Специалисты по направлениям | Работают непосредственно с клиентами. Занимаются консультированием клиентов и оформлением необходимых документов | Полностью Все решения принимают совместно с менеджером тур. операторского отдела (или при его отсутствии с зам. Генерального директора по работе с клиентами) |
| Кассир | Занимается вопросами выдачи денежных средств сотрудникам предприятия. Следит за тем, чтобы не превышался лимит кассы, ведет кассовую книгу | Полностью Все свои действия согласовывает с бухгалтером и подчиняется непосредственно ему |
| Курьерская служба | Занимается доставкой различных документов как в офис тур. фирмы, так и клиентам (по желанию) | Полностью Подчиняется всему руководящему звену фирмы (в зависимости от того, у какой службы есть поручения на конкретный день) |
2. Изучение основных служб предприятия и их характеристика
Основным отделом туристической формы ООО «Орбита Тур» конечно же является тур. операторский отдел.
Тур. операторский отдел представлен 8 сотрудниками: это непосредственно старший менеджер отдела и менеджеры по направлениям. Все работники данного отдела имеют высшее образование, 6 из них – в области туризма и гостеприимства. Все сотрудники регулярно посещают всеразличные тренинги и курсы повышения квалификации, профильные семинары, а также регулярно направляются фирмой в ознакомительно-рекламные туры в соответствии с курируемыми ими направлениям. Все сотрудники данного отдела имеют большой опыт работы с людьми и стаж работы в области туризма и гостеприимства не менее 2 лет.
Формирование тур. пакетов в данной фирме происходит следующим образом:
Во-первых следует заметить, что тур. пакеты не формируются в больших количествах, так как они не рассчитаны на массового потребителя. Тур. пакет формируется только по конкретной заявке конкретного клиента при внесенном авансе не менее 30% от предполагаемых затрат на данный тур. пакет.
Максимально тур. пакет может включать следующие услуги:
· Проживание в гостинице
· Питание
· Лечение
· Экскурсионное обслуживание (в том числе индивидуальным русскоговорящим гидом), а также предоставление билетов в музеи, театры, кино и пр.
· Транспортное обслуживание во время всего путешествия
· Визовое обслуживание
· Оформление проездных документов (авиа, ж/д билеты, билеты на пароходы, кометы, паромы и пр.)
· При горнолыжных турах и пр. экстремальных турах обеспечение проката снаряжения
· Страховое обслуживание
· Культурно-развлекательное обслуживание (дискотеки, шоу и др. программы).
Тур. операторский отдел занимается формированием пакета из набора услуг. Данный отдел бронирует гостиницу, уточняет условия питания, договаривается об экскурсионном обслуживании и решает некоторые другие нюансы. Транспортное обеспечение так же улаживается данным отделом. А вот оформлением виз и проездных документов занимаются соответствующие отделы тур. предприятия.
В данной ситуации нужно со всей серьезностью подходить к партнерам и контрагентам туристического рынка. Ведь надежность партнеров (в том числе и принимающей стороны) обуславливает прочность бизнеса данной тур. фирмы, формирует ее имидж, ее репутацию на рынке тур. услуг как перед партнерами, так и перед клиентами.
Тур. операторский отдел работает, в основном, с теми контрагентами туристского рынка, которые предоставляют отдельные услуги, из которых потом и формируется индивидуальный тур. пакет.
Следующий отдел, на котором следует остановить свое внимание – это тур. агентский отдел.
Данный отдел занимается работой с другими туристическими фирмами. К его обязанностям так же относится заключение договоров с другими фирмами и предприятиями тур. индустрии и индустрии гостеприимства об оказании различного вида услуг.
Также в работу над туром вступает данный отдел, если, например, в фирму обратился постоянный клиент, желающий заказать не индивидуальный тур. пакет, а пакет, увиденный или рекомендованный друзьями (родственниками), который предлагается другой туристической
фирмой. Здесь все зависит от оперативности работы тур. агентского отдела.
Данный отдел изучает работу других тур. фирм с близкой специализацией. Он отвечает за формирование и развитие агентской сети.