3.5.2. Ведение кассовых операций
Для ведения кассовых операций в штате организации предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.
После издания приказа о назначении кассира руководитель организации обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены кассира его обязанности возлагаются на другого работника, с которым, в свою очередь, заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передаются другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма ИНВ-15).
Согласно законодательству о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при их доставке из учреждения банка и сдаче в банк. Если по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в организациях, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Договор о полной материальной ответственности с кассиром позволяет в какой-то степени обеспечить заинтересованность самого кассового работника в надлежащей сохранности ключей от металлических шкафов и печатей (однако при инструктаже необходимо обращать внимание на запрещение оставлять их без присмотра, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты ключей).
Опечатанные кассирами дубликаты ключей хранятся у руководителей организаций и не реже одного раза в квартал проверяются комиссией, назначаемой руководителем организации. При обнаружении утраты ключа руководитель организации принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа и при необходимости обращается в органы внутренних дел.
Меры по предотвращению хищения наличных денежных средств при их хранении в организации включают выполнение следующих мероприятий:
- тщательный выбор месторасположения кассы (изолированность, расположение на промежуточных этажах многоэтажных зданий или на верхнем этаже двухэтажного здания);
- обеспечение защищенности кассы (в одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями; помещение, где находится касса, должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки, обеспечивающие защиту от неподготовленного посягательства, то есть должны закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу (должна быть исправной, подогнанной вплотную, полнотелой, обитой листовой сталью, исключающей пробивание выстрелом из пистолета и физическим воздействием человека и простыми инструментами), и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы, иметь специальное окошко для выдачи денег и сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола);
- подготовку и выполнение работ по оборудованию объектов средствами охранной сигнализации. Для защиты персонала кассы, сохранности денежных средств и оповещения служб охраны (подразделений органов внутренних дел) на рабочем месте кассира устанавливается кнопка вызова.
Полный перечень требований по технической укрепленности касс и некоторые рекомендации даны в Приложениях N N 2 и 3 к Порядку ведения кассовых операций.
3.5.3. Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег
При приеме денежных билетов и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение N 1 к Порядку ведения кассовых операций).
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.
В настоящее время используются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88:
КО-1 "Приходный кассовый ордер";
КО-2 "Расходный кассовый ордер";
КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
КО-4 "Кассовая книга";
КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".
Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу организации производится по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1), который выписывается работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое уполномочено на это письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3).
Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.
Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.
Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, сведения о том, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют вышеуказанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. В организации выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Кассир производит выдачу денег только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег работником бухгалтерии указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности осуществляется в соответствии с требованиями, предусмотренными в п.15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.