Основные принципы, которые необходимо соблюдать организации при работе с подотчетными лицами, установлены п.11 Порядка ведения кассовых операций.
Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
По полученным и израсходованным денежным средствам подотчетные лица обязаны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар (товарные чеки, проездные документы) и представить их бухгалтеру.
Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции (то есть в них не указаны данные продавца), суммы денежных средств, выданные работнику на закупку товаров, следует считать его личным доходом, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.
Суммы, расходование которых не подтверждено соответствующими документами, должны быть включены в совокупный доход подотчетного лица для целей налогообложения.
Подотчетные суммы включаются в совокупный доход работника и в случае, если первичные документы оформлены, но при проверке товар предъявлен не будет.
В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Порядок ведения кассовых операций не устанавливает каких-либо ограничений по суммам денежных средств, выдаваемых на административно-хозяйственные и операционные расходы. Однако при этом следует учитывать тот факт, что каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом со сторонней организацией, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Кроме того, подотчетная сумма должна выдаваться под реальные, то есть обоснованные расходы. Иными словами, необходимо требовать от подотчетного лица представления расчета, подтверждающего потребность в денежных средствах.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Обращаем внимание читателей журнала на то, что Планом счетов практически исключается возможность корреспонденции счета 50 со счетами учета имущества или расчетов. Иными словами, практически все подобные расчеты должны вестись с использованием счета 71. Непосредственное использование счета 50 в подобных ситуациях возможно только в случае, если наличные деньги расходуются самим кассиром, то есть не происходит смены материально-ответственного лица.
3.5.5. Инвентаризация денежных средств.
Ревизия кассы
В соответствии с Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.
Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы, которые проводятся в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-15).
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).
Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в Приложении N 4 к Порядку ведения кассовых операций.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производить следующие организации и лица:
- учредители организаций, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами;
- учреждения банков;
- финансовые органы бюджетных учреждений;
- органы внутренних дел в пределах своей компетенции.
3.5.6. Бухгалтерский учет кассовых операций
Для учета кассовых операций Планом счетов предусмотрен активный счет 50 "Касса", который служит для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 "Касса организации";
50-2 "Операционная касса";
50-3 "Денежные документы" и др.
Таким образом, к счету 50 предусмотрено открытие как минимум трех субсчетов.
Основным субсчетом, используемым для учета наличных денег, является субсчет 50-1 "Касса организации". Субсчет 50-2 "Операционная касса" открывается только в специализированных организациях (товарных конторах (пристанях) и эксплуатационных участках, остановочных пунктах, речных переправах, судах, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.) по необходимости. Иными словами, в общем случае в организации будут открываться только два субсчета: либо 50-1 и 50-3, либо 50-2 и 50-3.
В некоммерческих организациях могут быть открыты, как правило, два субсчета: "Касса организации" и "Денежные документы".
В некоммерческой организации оформляются следующие основные бухгалтерские проводки, связанные с движением наличных денег:
Дебет 50 Кредит 90 - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (при осуществлении предпринимательской деятельности);
Дебет 50 Кредит 91 - на сумму полученных доходов от реализации прочего имущества;
Дебет 50 Кредит 51 - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;
Дебет 50 Кредит 75 - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;
Дебет 70 Кредит 50 - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам
организации (оплата труда, премии и т.п.);
Дебет 71 Кредит 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;
Дебет 51 Кредит 50 - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;
Дебет 60 Кредит 50 - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).
Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.
Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в бухгалтерском учете делается следующая проводка:
Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.
Если же денежные документы приобретаются другим лицом, необходимо использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат, например:
Дебет 86 "Целевое финансирование" Кредит 50 - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;
Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 50 - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции. Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру), такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: Дебет 71 Кредит 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: Дебет 26 Кредит 71.
Пример 1. Организацией получено 5 апреля в банке под выплату заработной платы 100 тыс. руб. Фактически выплачено 82 тыс. руб. Зачислено на депонент 11 тыс. руб. Остаток денежных средств по состоянию на 8 апреля - 15 тыс. руб. Лимит кассы - 3 тыс. руб. В банк следует сдать 12 тыс. руб. В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 51 - 100 тыс. руб.;
Дебет 70 Кредит 50 - 82 тыс. руб.;
Дебет 70 Кредит 76 - 11 тыс. руб.; Дебет 51 Кредит 50 - 12 тыс. руб.
Пример 2. Учредительными документами организации установлено, что один из участников обязан внести в качестве вклада в уставный фонд 10 тыс. руб. В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки: Дебет 75 Кредит 80 - 10 000 руб.; Дебет 50 Кредит 75 - 10 000 руб.