Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 11 из 18)

- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации); по происхождению:

- официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); - личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными); по юридической значимости:

- подлинники (оригиналы) (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

- копии (документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

- заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу); по форме изложения:

- индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

- трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

- типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях); по срокам хранения:

- постоянного хранения;

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет).

3.6. Организационно-распорядительные документы

3.6.1. Основные группы организационно распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:

организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус

предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы); распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы,

докладные и служебные записки, протоколы и др.).

Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:

документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые

книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела); коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры) и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т. п.); документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы

по их рассмотрению).

3.6.2. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (см. рис. 4).

Рис. 4. Формуляр-образец документа

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

3.7. Устав

3.7.1.Основные виды уставов

Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Основными видами уставов являются:

- устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);

- устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

- устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом (регистрационной палатой);

- устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

3.7.2.Правила составления устава

Уставы оформляются на стандартных листах бумаги.

Устав должен иметь:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату (датой устава является дата его утверждения);

- гриф утверждения;

- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

- место издания (город);

- текст;

- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

1. Общие положения.

2. Цели, задачи, предмет деятельности.

3. Правовой статус.

4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).

5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).

6. Учет и отчетность.

7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

8. Права и обязанности участников.

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

3.8. Положение

3.8.1.Основные виды положений

Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положения бывают двух видов:

- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например Типовое положение об отделе кадров);

- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии).

Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров.

3.8.2.Правила составления положения

Положение составляется на общем бланке организации.

Положение должно иметь:

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подписи составителей; - печать (при необходимости).

Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос «о чем», например: «Положение о Государственном реестре...».

Текст может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи и функции.

3. Управление и структура.

4. Права и обязанности.

5. Контроль деятельности.

6. Служебные контакты.

7. Ответственность.

3.9. Инструкция

3.9.1.Основные виды инструкций

Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Инструкции составляются на основе законодательства РФ.

Инструкции могут издаваться:

- органом государственного управления;

- отраслевым органом управления; - муниципальным органом управления; - руководством организации.

Инструкции бывают двух видов:

- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);

- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например «Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

3.9.2.Правила составления инструкции

Инструкция должна иметь:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подписи составителей; - печать (при необходимости); - визы.

Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?».

Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «не допускается», «запрещается».

Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).

При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.

3.10. Должностная инструкция

3.10.1.Понятие должностной инструкции

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, например, согласно Федеральному закону от 31.07.95 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются: