В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Служебная записка - документ, официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка - документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.
Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя - на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Докладная (служебная) записка должна иметь:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер (не обязательный реквизит);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Датой докладной записки является дата подписания ее автором.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и отвечающий на вопрос «о чем?».
Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.
В вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние - автором.
Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.
Справки бывают двух основных видов:
- справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;
- справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.
Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Справки по производственным вопросам могут быть:
- внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;
- внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.
Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справка должна иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер (при необходимости);
- текст;
- подпись; - печать.
Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже,. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справка должна иметь:
- наименование вида документа;
- адресат;
- дату;
- номер (при необходимости);
- заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке);
- текст;
- подпись руководителя организации; - печать (при необходимости).
Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.
В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.
В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.
Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.
Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справки по производственным вопросам (внутренние):
- составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе
А4;
- имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати; - подписываются составителем.
Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Коммерческие контракты (договоры) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.
В контракте отражаются:
- характер сделки; - условия:
- сроки;
- цена;
- качество (продукции, товара);
- оплата;
- гарантии;
- права и обязанности сторон;
- порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены:
- путем направления оферты - письменного предложения о заключении контракта. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ).
Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием);
- путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, подготовившей проект.
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).
В контракте должны быть:
- четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
- предусмотрена возможность расторжения контракта любой из сторон;
- цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте»);
- санкции к каждой из. сторон за невыполнение обязательств.
Контракты (договоры) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.
Рекомендуется подписи сторон контракта проставлять:
- разборчиво (для однозначного установления автора подписи);
- фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);
- на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).
3. Контракты оформляются на бланке контракта или на стандартных листах.
Контракт должен иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- место составления;
- заголовок (договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии);
- текст;
- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
- печати организаций-контрагентов.
Датой контракта является дата его подписания сторонами.
Нумерация контрактов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). При большом количестве контрактов к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС - капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 - где 5 порядковый номер другой стороны).
Текст контракта содержит:
- наименования сторон (полные названия организаций);
- предмет контракта;
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственность сторон;
- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров;
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Доверенности могут быть: - служебными; - личными.
Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищноэксплуатационной организацией по месту жительства.
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности. Доверенность должна иметь:
- наименование вида документа;
- дату выдачи;
- номер;
- заголовок к тексту;