Гриф - ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы постоянного хранения - документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.
Досье - комплект документов дела.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.
Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: «эмблема организации», «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту».
Заключение - документ или текст, содержащий мнение комиссии, организации, специалиста по какому-либо вопросу, документу, теме.
Запрос - официальное письмо, требующее ответа.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.
Индекс дела (номер дела) - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) - документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.
Исковая давность - срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.
Исковое заявление - заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Квитанция - расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.
Коммерческая тайна - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращения ущерба, получения добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент - одна из сторон контракта, договора.
Контракт - см. договор.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа: заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Кредитное письмо - письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.
Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.
Накладная - документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения
и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа - отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Оферта - письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Персональные данные - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.
Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письменные доказательства - документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Пользователь информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов.
Претензия - служебное письмо о невыполнении обязательств другой стороной.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа - предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.