Смекни!
smekni.com

Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 4 из 18)

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Благодаря этой технологии получается электронный документ:

- имеющий юридическое значение;

- подтверждающий авторство документа;

- подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

1.6.4.Заверение копий документов

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который содержит:

- заверительную надпись «Верно»;

- должность лица, заверившего копию;

- его подпись;

- дату заверения;

- печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

- копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу; - копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются:

- руководителем организации;

- должностным лицом (начальником отдела кадров).

2. Организация делопроизводства на предприятии

2.1. Основные принципы работы с документами. Документооборот

2.1.1.Организация работы с документами

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:

- оперативностью перемещения документов внутри организации;

- качеством и своевременностью исполнения документов;

- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

2.1.2.Документооборот

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

Объем документооборота зависит:

- от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - связей с внешними организациями.

2.1.3.Основные группы документов

В документационном обеспечении существуют три группы документов.

- входящие (поступающие в организацию документы);

- исходящие (отправляемые из организации документы);

- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

- составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

- регистрация документов;

- передача документов исполнителям;

- контроль исполнения документов;

- исполнение документов;

- подшивка исполненных документов в дела;

- использование документов в справочно-информационных целях;

- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

2.1.4.Принципы работы с документами

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документациопного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

- инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

- методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;

- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

2.2. Работа с входящими документами

2.2.1.Понятие входящих документов

Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:

- по почте;

- курьером;

- по факсу;

- электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

2.2.2.Этапы обработки входящих документов

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение (разметку);

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения; - исполнение документов; - подшивку документов в дела.

2.2.3.Порядок работы с входящими документами

При первичной обработке осуществляют:

- проверку правильности доставки (адресования); - проверку количества листов поступившего документа; - проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

При отсутствии листов документа или приложения:

- ставится в известность отправитель;

- делается отметка на самом документе;

- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки.

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:

- имеющие пометку «Лично» («Private»);

- имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

- на регистрируемые;

- нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

- руководителю предприятия;

- заместителям руководителя предприятия;

- в структурные подразделения; конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит:

- входящий номер документа;

- дату поступления;

- время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т.д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

- определить исполнителя;

- дать конкретные указания по исполнению документа; - указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.