- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Благодаря этой технологии получается электронный документ:
- имеющий юридическое значение;
- подтверждающий авторство документа;
- подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который содержит:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его подпись;
- дату заверения;
- печать (для наиболее важных или внешних документов).
Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:
- копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу; - копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются:
- руководителем организации;
- должностным лицом (начальником отдела кадров).
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется:
- оперативностью перемещения документов внутри организации;
- качеством и своевременностью исполнения документов;
- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.
Объем документооборота зависит:
- от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении существуют три группы документов.
- входящие (поступающие в организацию документы);
- исходящие (отправляемые из организации документы);
- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
- составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа.
Общими для всех групп являются следующие операции:
- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);
- регистрация документов;
- передача документов исполнителям;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- подшивка исполненных документов в дела;
- использование документов в справочно-информационных целях;
- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);
- умелое сочетание документациопного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
- инструкция по делопроизводству предприятия;
- образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;
- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;
- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
- методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.
Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:
- по почте;
- курьером;
- по факсу;
- электронной почтой.
Большую часть входящих документов составляет переписка.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение (разметку);
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения; - исполнение документов; - подшивку документов в дела.
При первичной обработке осуществляют:
- проверку правильности доставки (адресования); - проверку количества листов поступившего документа; - проверку наличия приложения.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).
При отсутствии листов документа или приложения:
- ставится в известность отправитель;
- делается отметка на самом документе;
- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»).
Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.
При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки.
Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:
- имеющие пометку «Лично» («Private»);
- имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним.
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:
- на регистрируемые;
- нерегистрируемые документы.
При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:
- руководителю предприятия;
- заместителям руководителя предприятия;
- в структурные подразделения; конкретным исполнителям.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит:
- входящий номер документа;
- дату поступления;
- время поступления (при необходимости).
Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.
Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.
Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т.д.).
Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.
При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения.
Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:
- определить исполнителя;
- дать конкретные указания по исполнению документа; - указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.