С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2002 г. по вопросам ... (входящие)».
Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены:
- по почте;
- курьером;
- по факсу;
- электронной почтой.
Основные этапы обработки исходящих документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.
Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).
Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарюреференту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».
Журнал содержит следующие графы:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок к тексту;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); - исполнитель; - примечание.
При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.
Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.
Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
- составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);
- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
- контроль исполнения документа;
- исполнение документа;
- проставление отметки об исполнении; - подшивка исполненного документа в дело.
Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима:
- для обеспечения сохранности документов;
- для удобства поиска документов;
- для учета и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документов:
- централизованная; - децентрализованная; - смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- контракты коммерческие;
- документы, имеющие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.
Виды регистрации:
- журнальная;
- карточная; - компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов (например, в секретном делопроизводстве). Недостаток - медленный поиск, особенно при больших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы (см. рис. 1):
- номер документа;
- дата документа;
- дата поступления;
- автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;
- адресат (корреспондент-получатель) - для исходящих документов;
- количество листов документа;
- резолюция;
- исполнитель;
- подпись исполнителя;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- номер дела (папки);
имя файла; примечание.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.
Рис. 1. Журналы регистрации входящих и исходящих документов
В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.
к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала (см. рис. 2).
Система регистрации на ПК может быть создана:
- в среде систем управления базами данных (Access);
- с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); - в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы; - другими программными средствами.
Рис. 2. Журнал регистрации исходящих документов с помощью ПК
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).