Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.
Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает.
- поздравительные письма;
- приглашения;
- рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
- печатные издания (журналы, брошюры);
- извещения, сообщения о встречах, переговорах;
письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т.п.
Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.
Содержание контроля исполнения:
- занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;
- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
- фиксация промежуточных результатов исполнения документа;
- информирование руководства о результатах контроля;
- снятие документа с контроля по указанию руководителя;
- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют:
- руководители;
- заместители руководителя;
- специальные структурные подразделения (инспекции по контролю); - работники службы делопроизводства; - секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся:
- на типовые; - индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.
Изменение сроков исполнения проводится:
- типовых - введением нового нормативного акта;
- индивидуальных - руководителем, поставившим документ на контроль.
Сроки исполнения считаются:
- для входящих документов - с даты поступления;
- для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «...исполнить до 01.06.2005» или «...исполнить к 01.06.2005».
Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
- журналы регистрации; - персональный компьютер; - органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание». Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.
Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме. При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает
окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена:
- для группировки исполненных документов в дела;
- учета и обеспечения сохранности дел; - оперативного поиска документов в делах.
Номенклатуры дел подразделяются:
- на типовые; - примерные;
- конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий). Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.
Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1, бухгалтерия - 2 и т.д.).
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2(1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
- краткое содержание;
- дата (период), к которому относятся документы дела.
В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов.
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия. В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении (не заведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т. п. В графе «Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится. Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретаремреферентом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия. Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует:
- оперативному поиску необходимых документов;
- обеспечивает их сохранность;
- устанавливает порядок в организации делопроизводства.
При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:
- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
- документы, подшитые вдело, являются подлинниками или заверенными копиями;
- документы разных сроков хранения формируются в разные дела; документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.); в дело формируются, как правило, документы одного года;
- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху.