- устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
- протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;
- приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
- документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
- документы ограниченного доступа с грифом «Коммерческая тайна» или «Для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия;
- переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией; если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2002 г.» и составляют внутреннюю опись дела.
На обложке дела указывается: наименование организации; структурное подразделение; номер папки по номенклатуре дел; заголовок дела; год заведения; срок хранения.
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность: - руководители структурных подразделений; - работники службы делопроизводства.
Дела хранятся:
- в шкафах, на стеллажах (обычные документы).
- в сейфах (документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т. п.).
Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.
Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа: - для удобства поиска необходимого дела; - проверки наличия дел.
При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел (в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.
Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится:
- для обеспечения сохранности дел;
- установления пропавших дел (документов);
- поиска пропавших дел (документов);
- восстановления документов, не найденных в результате поиска.
Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.
Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:
- сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения);
- сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела, в которой указывают:
- номер дела;
- дату выдачи;
- кому выдано (Ф. И. О.);
- структурное подразделение;
- подпись исполнителя;
- срок возврата;
- отметку о возврате; - примечание.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации автора документов. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться в структурных подразделениях. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.
Примерный состав ЭК:
- зам. директора (главный бухгалтер);
- ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
- секретарь-референт.
ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утв. Росархивом 6 октября 2000 г.
Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения и т. п.
ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок.
Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.
Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения - до 10 лет включительно);
- документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).
К документам, передаваемым в архив, относятся:
- устав, учредительный договор, решение о создании общества;
- свидетельство о государственной регистрации;
- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
- положение о филиалах или представительствах общества;
- годовые финансовые отчеты;
- документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
- протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
- списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
- акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
- внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
- документы по личному составу предприятия;
- другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия - постоянно.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом
или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: - по основной (производственной) деятельности; - по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска этих документов.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.