На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа «шредер» не менее чем двумя работниками предприятия.
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.
К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа:
- «Конфиденциально»;
- «Коммерческая тайна»;
- «Для служебного пользования».
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы.
Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:
- назначение должностного лица (лиц), ответственного (х) за их учет, хранение и использование;
- порядок подготовки и размножения документов;
- отдельную регистрацию документов;
- формирование дел;
- организацию выдачи и хранения документов;
- проверку наличия документов;
- архивное хранение и порядок уничтожения.
При составлении конфиденциального документа на компьютере службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите информации, например ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (файл) уничтожен. Подпись.
Дата».
На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.
Размножение конфиденциальных документов производится:
- с разрешения руководства предприятия;
- с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);
- в специально выделенном помещении;
- в присутствии должностного лица, ответственного за документ; - с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от
остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Листы журналов регистрации:
- нумеруются;
- прошиваются;
- опечатываются;
- указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.
Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется:
- количество листов;
- количество экземпляров;
- наличие приложений к документу.
В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь:
- гриф ограничения доступа;
- список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;
- нумерацию листов;
- внутреннюю опись документов; - заверительный лист.
Хранение дел с конфиденциальными документами производится:
- в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;
- в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журналеучета выдачи конфиденциальных документов».
При выдаче документа:
- сверяется номер документа с номером в журнале;
- сверяется количество листов;
- ставится подпись получателя документа и дата.
Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).
При возврате документа:
- сверяется номер документа с номером в журнале;
- сверяется количество листов;
- ставится отметка о возврате;
- ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.
Запрещается:
- изъятие конфиденциальных документов из дел;
- перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в
«Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;
- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.
Проверка наличия состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве.
Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:
- обеспечения их сохранности;
- предотвращения утечки конфиденциальной информации.
Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов.
Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.
При установлении факта утраты конфиденциального документа:
- ставится в известность руководитель предприятия; - ставится в известность служба безопасности; - принимаются меры к розыску документа.
На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов):
- составляется акт;
- вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».
Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы:
- для архивного хранения; - уничтожения.
При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится:
- в опечатанных коробках;
- помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
Уничтожение конфиденциальных документов производится:
- с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;
- в присутствии комиссии;
- с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
УСД необходимы:
- для сокращения объемов документов;
- снижения затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
- организационно-распорядительной документации;
- банковской документации;
- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; и' отчетно-статистической документации;
- учетной и отчетной документации предприятий;
- документации по труду;
- документации Пенсионного фонда РФ.
Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:
- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.); - структурным подразделениям.
Табель может дополняться графами:
- код формы документа по классификатору; - ответственный за контроль исполнения; - годовой тираж бланков и др.
Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.
Единые правила оформления документов необходимы: