Смекни!
smekni.com

Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 8 из 18)

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

2.11.3.Передача дел в архив

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа «шредер» не менее чем двумя работниками предприятия.

2.12. Работа с конфиденциальными документами

2.12.1.Понятие конфиденциальных документов

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа:

- «Конфиденциально»;

- «Коммерческая тайна»;

- «Для служебного пользования».

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

2.12.2. Организация делопроизводства с конфиденциальными документами

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

- назначение должностного лица (лиц), ответственного (х) за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и порядок уничтожения.

При составлении конфиденциального документа на компьютере службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите информации, например ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (файл) уничтожен. Подпись.

Дата».

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства предприятия;

- с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);

- в специально выделенном помещении;

- в присутствии должностного лица, ответственного за документ; - с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от

остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Листы журналов регистрации:

- нумеруются;

- прошиваются;

- опечатываются;

- указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется:

- количество листов;

- количество экземпляров;

- наличие приложений к документу.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

- нумерацию листов;

- внутреннюю опись документов; - заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится:

- в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

- в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журналеучета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа:

- сверяется номер документа с номером в журнале;

- сверяется количество листов;

- ставится подпись получателя документа и дата.

Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа:

- сверяется номер документа с номером в журнале;

- сверяется количество листов;

- ставится отметка о возврате;

- ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных документов из дел;

- перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в

«Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:

- обеспечения их сохранности;

- предотвращения утечки конфиденциальной информации.

Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов.

Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

- ставится в известность руководитель предприятия; - ставится в известность служба безопасности; - принимаются меры к розыску документа.

На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов):

- составляется акт;

- вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы:

- для архивного хранения; - уничтожения.

При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится:

- в опечатанных коробках;

- помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится:

- с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;

- в присутствии комиссии;

- с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

3. Документирование деятельности на предприятии

3.1. Унифицированные системы документации

3.1.1.Понятие и виды унифицированных систем документации

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы:

- для сокращения объемов документов;

- снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

- организационно-распорядительной документации;

- банковской документации;

- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; и' отчетно-статистической документации;

- учетной и отчетной документации предприятий;

- документации по труду;

- документации Пенсионного фонда РФ.

3.1.2.Табель унифицированных форм документов

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.); - структурным подразделениям.

Табель может дополняться графами:

- код формы документа по классификатору; - ответственный за контроль исполнения; - годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.

3.2. Требования к оформлению документов

3.2.1.Необходимость единых правил оформления документов

Единые правила оформления документов необходимы: