Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 9 из 18)

- для придания юридической силы документам;

- качественного и оперативного составления и исполнения документов; - удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

3.2.2.Состав реквизитов документов

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06- наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.

3.2.3.Правила оформления реквизитов

При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов (см. рис. 3):

01, 02 - Государственный герб РФ и герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

03 - эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04 - код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05 - код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

07 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).

Рис. 3. Расположение основных реквизитов документа

08 - наименование вида документа пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.

09 - датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - это дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

10 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексами в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия:

- дела по номенклатуре;

- структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц - авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей; - наименований видов документов и т.п.

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

12 - место составления или издания документа (Москва, г. Орел) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

13 - гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно»; «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра.

14 - адресат указывается в письмах в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков - уголков. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Названия организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения; - должность, инициалы и фамилия; - почтовый адрес.

15 - гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.

Документ может утверждаться:

- должностным лицом;

- специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит:

- из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

- наименования должности лица, утверждающего документ; - личной подписи, ее расшифровки; - даты утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает:

- слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек);

- наименование утверждающего документа в творительном падеже; - дату и номер утверждающего документа.

16 - резолюция пишется руководителем на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (конкретные действия);

- срок исполнения (до какого числа); - подпись руководителя и дату подписания.

17 - заголовок к тексту:

- раскрывает краткое содержание документа; - отвечает на вопрос о чем (о ком)?.

Без заголовка допустимы документы с небольшими текстами и формата А5. 18 - отметка о контроле ставится на поле документа рядом с заголовком: - буквой «К»;

- словом или штампом "КОНТРОЛЬ".

Этот реквизит может проставляться:

- руководителем, поставившим резолюцию на документе;

- должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения документов;

- структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.

19 - текст документа является основным элементом документа.

Тексты документов оформляют в виде:

- анкеты;

- таблицы;

- текста;

- соединения этих структур.

Текст, как правило, состоит из двух основных частей.

В первой части излагаются:

- причины составления документа;

- информация по рассматриваемому вопросу;

- основания составления документа;

- ссылки на основополагающие документы.

Во второй части текста излагаются:

- выводы;

- просьбы;

- предложения; - распоряжения; - рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть. Например, приказы содержат распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.

20 - отметка о наличии приложения ставится после текста.

Если в тексте документа упоминается наименование приложения, то в реквизите «приложение» оно не указывается, например: Приложение: на 1 л. в 2 экз.

21 - подпись включает:

- наименование должности лица, подписавшего документ; - личную подпись; - ее расшифровку.

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности и фамилией. Реквизит «подпись» проставляется после приложения. 22 - гриф согласования документа состоит:

- из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек);

- должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии); - даты согласования.

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

23 - виза согласования документа включает:

- должность визирующего;

- подпись визирующего, ее расшифровку; - дату визирования.

Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их в виде приложения.

Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа (письма).

24 - печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

25 - отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Она располагается ниже реквизита «Подпись».