Северо-Западный государственный технический университет
Документирование управленческой деятельности
Учебное пособие
Санкт-Петербург
2008
Используя данное учебное пособие при подготовке к сдаче зачета, студенты смогут в предельно сжатые сроки систематизировать и конкретизировать знания, приобретенные в процессе изучения этой дисциплины; сосредоточить свое внимание на основных понятиях, их признаках и особенностях; сформулировать примерную структуру (план) ответов на возможные вопросы преподавателя.
Данное учебное пособие является дополнением к учебникам для получения фундаментальных знаний по изучаемой дисциплине, а также служит пособием для успешной сдачи зачета.
Делопроизводство - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
От организации делопроизводства зависят:
- эффективность управления;
- экономичность;
- оперативность;
- культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства
(регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т. п.)
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
- документирования;
- организации работы с документами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:
- общеизвестных принципов обработки документов;
- приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
- сложившихся национальных традиций работы с документами;
- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
- квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.
Любое управленческое решение выносится на основе информации. Правильность принятого решения зависит:
- от полноты представленной информации;
- достоверности информации;
- своевременности ее представления.
Информация может быть представлена:
- в устной форме;
- в документированной форме.
Термин «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства».
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:
- отражают деятельность организации;
- на их основе принимаются управленческие решения; - являются главным аргументом в спорных ситуациях; - являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Документ обеспечивает:
- закрепление информации;
- сбор информации;
- обработку информации;
- передачу информации;
- использование информации; - хранение информации.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
- учет - с написанием различных отчетов;
- планирование - с составлением планов;
- инструктирование - с разработкой методик, инструкций; - руководство - с изданием приказов, распоряжений.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях; явлениях и процессах.
Документ может быть:
- носителем информации (в сфере информационных технологий);
- средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении); - способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); - источником фактов (в науке).
Документы многофункциональны. К основным функциям документов следует отнести:
- информационную (документирование, хранение и предоставление информации);
- управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);
- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);
- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; - инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Законы РФ:
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) -содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Государственные стандарты:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Основными целями ГСДОУ являются:
- упорядочение документооборота;
- сокращение количества документов;
- повышение качества документов;
- нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности; - совершенствование работы аппарата управления.