Решения наблюдательного совета принимаются большинством в две трети голосов (от числа участвующих в голосовании).
Правление обязано отчитываться перед наблюдательным советом по многим вопросам деятельности ЗАО "ИЛЦ": перспективы развития, текущие проблемы, оборот, положение на рынке, значение тех или иных видов производства услуг для повышения рентабельности (или для снижения убыточности).
В наблюдательный совет ЗАО "ИЛЦ" предполагается привлечь полномочных представителей следующих государственных и частных структур в Калининградской области:
· Северо-Западного Таможенного Управления РФ;
· Администрации Калининградской области;
· ГТК РФ по Калининградской области;
· МАП Калининграда;
· Калининградской ЖД;
· Калининградского Государственного Морского Порта.
· Калининградского Рыбного Порта
· АСМАП - Калининград
· Союза Авиаперевозчиков России в Калининграде
Члены наблюдательного совета из числа акционеров избираются общим собранием акционеров на срок четыре хозяйственных года после начала деятельности Центра (точнее, до окончания общего собрания, утверждающего финансовый отчет за четвертый от начала деятельности хозяйственный год). До истечения срока полномочий члены наблюдательного совета, выбранные от акционеров, могут быть отозваны в результате решения общего собрания акционеров большинством не менее 3/4 поданных голосов.
Наблюдательный совет большинством в 2/3 от общего числа своих членов избирает из своей среды председателя и его заместителя.
Особое положение председателя наблюдательного совета заключается в том, что если при голосовании в совете голоса разделятся поровну, то при повторном голосовании того же вопроса, если вновь возникнет равенство, председатель получает два голоса.
Функции наблюдательного совета в целом ориентированы на нормы общественного права. Поэтому наблюдательный совет уполномочен избирать правление, но большинством не менее 2/3 голосов всех своих членов.
Выполняя функции контроля за хозяйственным управлением ЗАО "ИЛЦ", наблюдательный совет может просматривать и проверять бухгалтерские книги и все иные документы, а также состояние имущества, наличность, положение дел с ценными бумагами. Для иной работы привлекаются как его члены, так и эксперты по отдельным конкретным вопросам.
Компетенции Генерального Директора и Дирекции ЗАО "ИЛЦ" подробно представлены в его Уставе. В перспективе развития Центра предусмотрено создание в его управленческой структуре Совета Директоров, куда должны будут войти полномочные представители следующих государственных структур: Северо-Западного Таможенного Управления РФ; Администрации Калининградской области; ГТК РФ по Калининградской области; МАП Калининграда; Калининградской ЖД; Калининградского Государственного Морского Порта
4.3.1.3 Функции отделов и служб ЗАО "ИЛЦ"
1. Коммерческий отделорганизует и руководит коммерческой работой Центра; контролирует выполнение действующих договоров, правил приема, хранения и выдачи грузов; разрабатывает проекты тарифов на оказание логистических услуг. Отдел занимается подготовкой основных договорных условий с клиентурой и смежными видами транспорта на перегрузку, хранение грузов; рассматривает претензии и иски к Центру, дает по ним заключение; производит розыск грузов, расследование и анализ случаев несохранной перегрузки и хранения грузов; проводит плановую и внеплановую инвентаризацию грузов на складе, а также контролирует хранение и учет грузов.
2. БухгалтерияЦентра обеспечивает контроль за правильным расходованием средств и материальных ценностей, осуществлением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета; осуществляет экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности Центра; своевременно проводит ревизию документов; контролирует прием и расходование материальных ценностей, а также предъявляет претензии к поставщикам за недостачу, брак и некомплектность. Бухгалтерия ведет учет и контроль за расходованием фонда заработной платы, начислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений и пособий в пределах установленных штатов, должностных окладов и других расходов, а также за соблюдением платежей и финансовой дисциплины; составляет отчеты и балансы, а также систематически инструктирует всех работников, занятых бухгалтерским учетом и отчетностью.
3. Финансовый отделобеспечивает полное и своевременное получение всех причитающихся Центру платежей и своевременную оплату всех обязательств; оформляет в местных банках кредиты и ссуды, обеспечивает своевременное и полное их использование. Финансовый отдел распределяет нормативы оборотных средств по подчиненным отделам и службам; ведет оперативный учет денежных средств, находящихся на расчетных счетах банков, а также задолженности по полученным ссудам; производит на основании месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов систематический анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности Центра.
4. Юридический отделпроводит правовую работу в Центре; обеспечивает правовыми средствами сохранность акционерной собственности качество выполнения заданий и обязательств; защищает права и законные интересы Центра в суде и арбитраже; проверяет соответствие требованиям законодательства представленных на подпись гендиректору Центра проектов, приказов, инструкций, положений и других документов правового характера; принимает участие в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины; контролирует порядок приема продукции и товаров по количеству и качеству; обобщает и анализирует результаты рассмотренных судебных и арбитражных дел и представляет гендиректору Центра предложения об устранении выявленных недостатков; дает консультации, заключения, справки по правовым вопросам, возникающим в деятельности Центра.
5. Отдел кадровзанимается подбором, изучением и расстановкой кадров во всех структурных подразделениях Центра по деловым, политическим качествам с учетом современных требований; организует контроль за состоянием работы с кадрами во всех службах и отделах с целью ликвидации имеющихся недостатков в работе с кадрами; осуществляет учет движения кадров, анализирует и изучает причины их текучести, разрабатывает мероприятия по закреплению кадров, по укреплению трудовой дисциплины; готовит материалы на работников Центра на награждение, поощрения и взыскания, осуществляет по ним учет; ведет, хранит личные дела и трудовые книжки своих сотрудников; принимает участие в судебных инстанциях по вопросам найма и увольнения.
6. Отдел логистикиЦентра осуществляет следующие функции:
· определение возможностей Центра по организации и осуществлению логистических операций при использовании программы «InterLogistics»;
· выбор посредников-экспедиторов по вопросам получения электронного логистического манифеста (ЭЛМ);
· обеспечение координации и взаимодействия при исполнении контракта с привлекаемыми посредниками (экспедиторами, складскими и транспортными компаниями и т.д.);
· участие в определение рисков гибели или повреждения товара;
· составление претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики;
· формирование электронного логистического паспорта (ЭЛП), ведение электронного документооборота;
· контроль за движением товаров;
· учет логистических операций и анализ результатов сделки в контексте логистики;
· выявления их требований к качеству логистических операций.
К тому же менеджеру по логистике необходимо постоянно поддерживать баланс между стоимостью и эффективностью логистических операций.
7. Информационный отделЦентра занимается вопросами создания единого информационного пространства для участников торгово-транспортных процессов, мониторингом движения материального, информационного и финансового потоков. Отдел организует полномасштабное внедрение в работу Центра международного стандарта электронного документооборота UN/EDIFACT, а также эффективное использование программного комплекса "InterLogistics", начальник информационного отдела Центра:
· организует работу с использованием новых информационных технологий по обеспечению подразделений предприятия и отдельных работников специально подготовленной информацией об отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики;
· возглавляет работу Центра по выявлению потребностей руководителей и специалистов предприятия в научно-технической и экономической информации, необходимой для исследования конъюнктуры рынка и изучения проблем конкурентоспособности услуг предприятия;
· руководит созданием справочно-информационного фонда Центра, обеспечивает внедрение современных информационно-поисковых систем, систематическое пополнение фонда на основе тематических планов комплектования отечественными и зарубежными материалами и использования новых информационных технологий.
Заместитель начальника информационного отдела Центра выполняет работу по обеспечению эффективной эксплуатации средств вычислительной техники, работающей по технологии UN/EDIFACT, осуществляет прием электронного логистического манифеста от экспедитора и передачу электронного логистического паспорта на единичную грузовую отправку для её движения в таможенные пункты пропуска, присвоение ей уникального логистического идентификатора при обеспечении согласованного ввода данных. Принимает участие в разработке планов и графиков работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. Проводит тестовые проверки и профилактические осмотры оборудования с целью своевременного обнаружения неисправностей и их ликвидации, регулировку и наладку элементов и блоков машин, отдельных устройств и узлов, участвует в проведении профилактического и текущего ремонта.