Глава 3. Автоматизированные системы управления в гостиницах г. Петрозаводск
3.1. Наличие систем управления в гостиничных предприятиях г. Петрозаводск
В настоящее время далеко не все гостиничные предприятия г. Петрозаводска оснащены компьютерными системами управления. В таблице 1.1 представлены данные о наличии автоматизированных систем управления в гостиницах города Петрозаводск.
Таблица 1.1
Наличие автоматизированных систем управления в гостиницах г. Петрозаводска
| Гостиница | Автоматизированная система управления |
| «Северная» | «Невский портье» |
| «Невская» | «Невский портье» |
| «Прионежская» | Отсутствует |
| «Карелия» | «Невский портье» |
| «Уют» | Отсутствует |
| «Маски» | Отсутствует |
| «Калевала» | Отсутствует |
| «Руна» | Отсутствует |
| «Акватика» | Отсутствует |
Как видно из таблицы 1, в большинстве гостиниц города автоматизированные системы управления отсутствует, в остальных же используется компьютерная система управления «Невский портье».
В Таблице 1.2 представлены функциональные преимущества автоматизированной системы «Невский портье»
Таблица 1.2
Функциональные преимущества автоматизированной системы управления гостиницей «Невский портье»
| Гостиницы с системой управления «Невский портье» | Гостиницы без автоматизированной системы управления |
| Формирование номерного фонда автоматически и вручную | Формирование номерного фонда вручную |
| Ведение номерного фонда осуществляется в разрезе корпусов, групп номеров, категорий номеров и собственно номеров | Ведение номерного фонда осуществляется в общем виде |
| Формирование тарифов в разрезах дат, категорий номеров и типов поселений в номерах | Формирование тарифов в общем виде |
| Ввод и хранение информации о каждом госте автоматически | Ввод информации о госте вручную, хранение информации в папках |
| Автоматическая операция снятия с брони и перебронирования, формирование шахматки номерного фонда | Ведение и отслеживание бронированных мест вручную |
| Несколько режимов автоматического поселения гостей | Простое поселение гостей |
| Автоматический расчет оплаты в зависимости от срока проживания, категории номера и тарифа (неограниченное количество видов оплаты) | Самостоятельное ведение счетов за услуги, отдельно за дополнительные услуги |
| Принятие оплаты, выписка счета, выдача чека автоматически | Отдельно принятие оплаты, выписка счета и выдача чека |
| Автоматизация учета дополнительных услуг, предоставленных клиенту | Учет дополнительных услуг, предоставленных гостю вручную |
| Бронирование различных ресурсов гостиницы (сауны, бильярда, автостоянки и т.д.) | Ведение брони на ресурсы гостиницы отдельно и вручную |
| Создание отчетов о деятельности гостиницы автоматически | Создание отчетов о деятельности гостиницы вручную |
| Автоматический сбор статистической информации по различным параметрам и её использование в маркетинговых целях и в рамках решения задач по оптимизации финансовых стратегий | Сбор статистической информации по различным параметрам вручную |
Очевидно, что система «Невский портье» весьма функциональна и удобна для использования, как в больших гостиничных комплексах, так и в гостиницах с небольшим номерным фондом. Целесообразно рассмотреть подробнее возможности данной системы.
3.2.История создания системы «Невский портье»
Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев "Невский портье" разработана в г.Санкт-Петербурге в 2001г. При создании системы был обобщен многолетний опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы "Актис - отель" (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система - "Актис - отель" до настоящего времени стабильно работает в гостиницах и пансионатах Ярославля, Рыбинска, Костромы, она сопровождается и модифицируется в соответствии с запросами клиентов и требованиями Российского законодательства, легко вписывается в технологию работы с гостем, устойчиво работает, проста в сопровождении и хорошо принимается персоналом гостиниц. [20]
Основные принципы, которые были заложены в основу системы "Актис - отель" - это высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом.
Эти же качества авторы постарались сохранить и в своей новой разработке, названной ими "Невский портье".
Целесообразность создания новой системы была продиктована тем, что в процессе развития "Актис - отель" коллективу разработчиков пришлось действовать в рамках идеологии и структуры базы данных, изначально заложенных в 90-е годы, при написании первой версии "Актис - отель". Вместе с тем, постоянные изменения законодательства, многообразие хозяйственных принципов, на которых основывается деятельность предприятий индустрии гостеприимства, различная степень их самостоятельности при выборе технологии работы с гостями, специфика требований местных контролирующих организаций, привели к необходимости создания достаточно гибкой, универсальной и сравнительно недорогой гостиничной системы. К этому же подтолкнуло и наличие на рынке дорогостоящих импортных гостиничных систем, не во всем удовлетворяющих действующему Российскому законодательству.
3.3 Особенности системы "Невский портье"
"Невский портье" - это принципиально новая система, обладающая более широкими возможностями, гибкостью настроек и перспективой развития. В частности, в системе "Невский портье" заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.
В системе "Невский портье" имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.
Использование понятия "расчетный час" не только полностью соответствует "Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ", утвержденным соответствующим постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе "Невский портье" автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.
При расчетах с гостями и с организациями-потребителями за оказанные гостиничные услуги, "Невский портье" производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы и оплат, осуществленных гостями по кредитным картам,
Конфигурация «Невский портье» для пансионатов и санаториев обеспечивает возможность предварительной продажи путевок с расчетом стоимости в зависимости от индивидуального набора услуг (питание, лечение и т.д.). А также поселение по путевке, формирование списков на питание и др. услуги.
Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.
Система "Невский портье" предназначена для автоматизации работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10.
Система "Невский портье" может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.
Систему "Невский портье" удобно устанавливать в цепочках отелей, в ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с мест, может более эффективно решать свои задачи.