Система написана на VFP и функционирует на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.
Модуль ведения номерного фонда, реализованный в системе "Невский портье", позволяет сотрудникам гостиницы самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий.
Оператор может изменить состояние номера: перевести свободный номер в состояние ремонта, указать, что номер сдан в аренду, выделен под служебное помещение и т.д. "Невский портье" автоматически установит соответствующее состояние номера при наступлении даты начала или окончания ремонта, срока аренды или периода бронирования (если соответствующая информация была заблаговременно введена в компьютер).
Тарифы на проживание и дополнительные услуги
В системе заложен гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются датой начала и датой окончания их действия. С наступлением соответствующей даты "Невский портье" будет автоматически производить расчеты с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту дату тарифов. Возможно введение как общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов для отдельных организаций-потребителей. Система автоматически рассчитывает налоги в соответствии с действующим Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).
У оператора имеется возможность работы со следующими справочниками, относящимися к группе формирования тарифов:
· справочник тарифов на проживание;
· справочник тарифов на оборудование в номере;
· справочник тарифов на дополнительные и сервисные услуги;
· справочник налогов на услуги гостиницы.
Работники гостиницы могут по своему усмотрению формировать перечень оказываемых услуг с помощью функций ведения справочников сервисных и дополнительных услуг.
Все заявки, по которым планируется заезд гостей, должны быть заблаговременно введены в систему "Невский портье". Это ускоряет в дальнейшем процесс поселения и помогает администратору планировать загрузку гостиницы на перспективу, а также позволяет произвести предварительные расчеты оплаты за проживание и сервис.
С точки зрения системы, заявка - это образ документа (письмо, телекс, телефонограмма и т.п.) от организации-потребителя с просьбой о предоставлении мест для поселения.
В системе по каждой заявке фиксируются организация-потребитель, даты заезда и выезда гостей, количество суток брони и способ оплаты (наличный или безналичный), тариф, заявленное количество мест. Помимо перечисленных характеристик заявки, в системе можно зафиксировать список фамилий ожидаемых гостей.
Данные для заявки могут поступать в гостиницу также и по электронной почте. Отработанные заявки автоматически удаляются из базы данных.
Процедура бронирования (резервирования) позволяет закрепить за введенной заявкой конкретные места на конкретный период времени. Также реализованы операции снятия номеров с брони и перебронирования. Поскольку в Российских гостиницах распространена практика поселения гостей на одно место (в отличие от зарубежных гостиниц, где занимается номер целиком), в системе "Невский портье" ведется отслеживание занятых и забронированных мужских и женских мест, формируется шахматка номерного фонда.
Заблаговременное бронирование мест значительно снижает нагрузку администратора гостиницы при оформлении заезда, позволяет планировать загрузку номерного фонда, а также реализовать технологию ускоренного поселения больших групп гостей.
Система не обязывает администратора поселить гостя именно в забронированный для него номер, этот номер лишь предлагается, как предпочтительный.
В системе "Невский портье" предусмотрено несколько режимов поселения прибывающих гостей:
· режим поселения гостей, заехавших без предварительного уведомления (свободное поселение);
· режим поселения на забронированные места гостей-индивидуалов, прибывших по заранее введенным заявкам;
· режим ускоренного размещения больших групп гостей в предварительно забронированные номера.
Применение ускоренной технологии поселения, реализованной в последнем из указанных режимов проверено многолетней практикой эксплуатации системы "Актис - отель" и реально позволяет избежать большого скопления народа в вестибюле гостиницы при заезде команд спортсменов и туристских групп (десятки или сотни туристов). При этом также значительно сокращается количество последующих переселений из номера в номер, которые обычно происходят при заезде больших групп. [21]
Возможно поселение гостя как в целый номер, так и на одно место в многоместном номере, а также на дополнительные места в номере.
При поселении каждого гостя администратор гостиницы может ввести подробную информацию (анкетные данные) и указать набор сервисных услуг, заказанных им. "Невский портье" обеспечивает регистрацию данных о госте в соответствии с требованиями ОВИР и других контролирующих органов.
Также при поселении гостя система "Невский портье" позволяет администратору гостиницы не только выбрать любой из имеющихся в справочнике тарифов, но и задать определенные скидки с начисляемых к оплате сумм. Это позволяет гостинице проводить гибкую ценовую политику, учитывая интересы каждого клиента, как корпоративного, так и индивидуального.
Оплата проживания и дополнительных услуг
При поселении гость может заказать разнообразный набор сервисных услуг (питание, лечение, экскурсии и т.д.). Стоимость всех этих услуг, наряду со стоимостью услуг проживания, будет автоматически учтена системой "Невский портье". Оператор имеет возможность оформить оплату всей начисленной суммы, а может, в случае необходимости, скорректировать количество заказанных услуг.
Система автоматически рассчитает положенные налоги в соответствии с данными, хранящимися в справочнике налогов. Также будут учтены скидки, установленные для гостя при его поселении.
Оплата может производиться полностью или частично, либо наличными средствами, либо по кредитной карте, выбираемой из соответствующего справочника. Не оплаченные в данный момент, но подлежащие дальнейшей оплате услуги, система запомнит и предложит оплатить позже. В том случае, когда гость заранее полностью оплатил стоимость проживания, однако, по каким-либо причинам хочет выехать раньше даты окончания срока оплаты, ему с помощью системы "Невский портье" можно оформить возврат переплаченных сумм.
В системе реализован вариант оплаты одним счетом (наличными или по кредитной карте) гостиничных услуг, оказанных группе гостей. Групповой счет может быть выписан как на гостя, проживающего в гостинице и входящего в состав данной группы, так и на любое постороннее лицо.
По окончании смены оператор-кассир имеет возможность распечатать протокол кассовых операций (копии выписанных счетов) и сформировать кассовый отчет для сдачи в бухгалтерию гостиницы вместе с дневной выручкой.
Система "Невский портье" стыкуется с фискальным регистратором (ККМ) "ШТРИХ-ФР-К", разрешенным к применению в гостиницах Российской Федерации. Однако, "Невский портье" может работать и без связи с ККМ.
Расчет безналичной оплаты за проживание
По факту реализации безналичной заявки (после выезда всех проживавших по данной заявке гостей), оператор с помощью системы "Невский портье" может осуществить расчет стоимости проживания и заказанных сервисных услуг. При этом система сформирует соответствующий документ "Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету" по форме, утвержденной Министерством Финансов РФ (форма 7-Г).
Контроль оплаты и оформление выезда
Система "Невский портье" позволяет администратору гостиницы оперативно отслеживать гостей, у которых имеется задолженность за проживание или сервисные услуги. Подобный постоянный контроль дает работникам гостиницы информацию для текущей повседневной работы с гостями, а дополнительный автоматический контроль оплаты при выезде, гарантирует правильность оформления выезда гостя и минимизирует потери гостиницы.
Следует заметить, что оформление выезда гостей - достаточно ответственная процедура, от которой зависит правильность расчетов с гостем. Особенно это касается тех случаев, когда оплата за услуги, предоставленные гостиницей, производится по безналичному расчету.
С момента установки в гостинице, система "Невский портье" хранит информацию обо всех проживавших в ней гостях (анкетные данные, данные о заезде, выезде, об оплате и т.д.).
В системе "Невский портье" формируется большое количество (свыше 60) разнообразных печатных форм, таблиц, графиков, аналитических отчетов. Например:
· Сводный отчет о работе гостиницы.
· Отчет директору.
· Интегральный отчет.
· Доходы гостиницы за период.
· Доходы гостиницы по потребителям за период.
· Доходы гостиницы по услугам за период.
· Загрузка гостиницы по потребителям за период.
· Загрузка гостиницы за месяц.
· Загрузка гостиницы по месяцам.