В большинстве случаев в договорах между туристскими предприятиями и средствами размещения предусматриваются следующие условия:
- количество, категории и стоимость номеров;
- продолжительность (сезоны) обслуживания;
- свободные периоды;
- графики заезда туристов;
- формы организации питания;
- время предоставления туристам услуг питания;
- сроки подтверждения заезда туристов (бронирования);
а сроки аннуляции мест без предъявления штрафных санкций;
- гарантии и ответственность сторон (за незанолнение блока мест, отказ в размещении гостей и т. д.).
Кроме того, в договоре могут найти отражение и другие вопросы, связанные с предоставлением услуг размещения туристов (например, условия пользования лежаками на пляже, время работы бассейна и т. д.).
Формирование, поддержание и развитие взаимоотношений туристских предприятий со средствами размещения во многом способствуют расширению ассортимента предлагаемых на рынок туристских продуктов и повышению качества обслуживания потребителей.
Взаимодействие Туроператора с администрацией отелей.
После завершения формирования группы и внесения участниками предоплаты (полной оплаты) для резервирования номеров менеджер туроператора по установленной форме направляет в службу бронирования отеля заявку, в которой указывает:
а) число поселяющихся в номерах отеля и паспортные данные каждого из них;
б) даты и время заселения и освобождения номеров;
в) условия размещения и проживания, — категории и вместимость номеров, питание, трансфер и т. д.;
г) собственный адрес и расчетные реквизиты, а также расчет стоимости проживания в отеле с учетом установленной хотельером комиссии.
После обработки заявки отель высылает туроператору подтверждение бронирования, что означает принятие хотельером ответственности за должное предоставление заявленных условий, а так же счет на оплату проживания и другого обслуживания с учетом комиссионного вознаграждения туроператора.
При организации индивидуальных туров чаще всего заключается договор о текущем бронировании, по которому турфирма не получает от отеля никакой квоты мест.
Такое приобретение блока мест называют свободно фиксированным, причем, в зависимости от уровня риска, принимаемого на себя туроператором, различают:
а) жесткий блок мест — материальная ответственность за продажу заявленного и оплаченною блока в течение всего срока блокирования лежит на туроператоре. При резком уменьшении числа занятых номеров убытки отеля целиком и полностью ложатся на туроператора, а его отказ от блока до истечения срока действия договора без штрафных санкций невозможен;
б) мягкий блок мест дает туроператору возможность отказа за 7— 14 дней до планируемого заезда от части или целого блока в ел у -чае, если реальный объем продаж туроператора оказался значительно меньше планировавшегося. От туроператора требуется своевременное уведомление о реализации части номеров в блоке либо на месте, либо другим туроператорам без предъявления заказчик требования оплаты остальных «сгоревших» номеров.
Размер приобретаемого туроператором блока мест влияет на условия размещения туристов в отеле и зависит как от прогнозируемого туроператором потока туристов в предстоящий сезон, так и от финансовых возможностей турфирмы.
Если размер блока превышает половину номерного фонда отеля, то его относят к эксклюзивным, при приобретении блока мест 30—50% от номерного фонда отеля — к крупным, 15-30% номерного фонда отеля — к значительным, а менее 15% номерного фонда—к незначительным.
Оказывающиеся не принятыми к заселению в номера отеля туристы помимо прочих обстоятельств могут быть «жертвами» условий оплаты блоков мест туроператором.
Различают приобретение блока мест на условиях:
— комитмента (сторона в договоре комиссии, поручающая другой стороне совершить за вознаграждение одну или несколько сделок с товарами, векселями, акциями, облигациями и т.д;)
— элотмента (Форма взаимодействия туроператора и хотельера, при которой оператор заявляет о размерах и длительности собственного блока мест, однако не оплачивает его предварительно, а получает возможность вносить плату хотельеру непосредственно перед каждым заездом туристов;)
— безотзывного бронирования;
— повышенной комиссии;
— приоритетного бронирования.
По условиям комитмента для приобретения блоков мест туроператору необходимо полностью или частично внести предоплату (не менее 50%) от заявленного количества номеров непосредственно перед сезоном.
При этом условии до истечения срока комитмента туроператор не может отказаться от заявленного блока, и любое количество не заселявшихся в сезон номеров хотельером не компенсируется.
Внесенная туроператором сумма не возвращается ни в форме денежной компенсации оператору, ни в форме продления комитмента, ни в переносе стоимости непроданных номеров на следующий сезон. Однако комитмент позволяет туроператору получить довольно крупные скидки на проживание в отеле и обмен на принимаемый на себя в полном объеме риск хотельера. В целом условия комитмента оказываются наиболее приемлемой формой взаимоотношений между отелем и туроператором.
Приобретение блока мест на условиях элотмента применяется тогда, когда туроператор не имеет финансовых возможностей для оплаты блока мест на условиях комитмента: указывается размер и длительность заказанного блока мест, однако отсутствует их предварительная оплата — она вносится непосредственно перед каждым новым заездом туристов.
График заездов туристов, кратных неделе проживания, согласовывается сторонами при подписании договора на приобретение блока мест. При этом условии туроператор за 7—14 дней до заезда туристов информирует хотельера о численности группы, передает паспортные данные о туристах и вносит на расчетный счет хотельера необходимую сумму оплаты за резервирование комнат.
При жестком блоке мест размер оплаты по условиям элотмента постоянный и не зависит от реального количества заезжающих, — оплачивается блок мест за срок типового заезда.
Если же блок мест мягкий, оператору может быть предоставлена возможность не оплачивать пустующие номера, либо, наоборот, увеличить количество резервируемых комнат на срок определенного заезда.
Условиями элотмента при работе с отелями пользуются в основном мелкие туроператоры, у которых финансовые и рыночные возможности ограничены.
Практически во взаимоотношениях между туроператорами и отелями схемы комитмент и элотмент зачастую сочетаются и дополняют друг друга.
Выгоды при приобретении блока мест:
Взаимодействие на условиях безотзывного бронирования менее рискованно в сравнении с условиями комитмента и элотмента: резервируется определенное количество мест на короткий период времени, причем в заявке на бронирование указывается крайний срок оплаты. Однако отказ туроператора от забронированных номеров без уплаты штрафных санкций невозможен.
Безотзывное бронирование блока мест туроператор оформляет на лиц, фамилии которых вымышлены, так как группы туристов еще не сформированы, а продажа туристских путевок на определенные даты заезда с теми или иными условиями размещения и проживания будет начата после подтверждения хотельером бронирования.
Туроператор вместе с договором на безотзывное бронирование должен направить хотельеру гарантийное письмо об оплате брони не позднее указанного в заявке на резервирование срока.
Туристские путевки реализуются туроператором на все даты прибытий туристов в дестинацию с целью получить денежные средства, необходимые для полной и своевременной оплаты заселяемых в турах номеров. Вместе с этой оплатой и под разными предлогами меняются фамилии туристов, ранее сообщенных хотельеру.
По видам брони безотзывное бронирование может быть:
— строго фиксированное ~ зарезервированные места на конкретные даты прибытия или с определенной продолжительностью проживания туристов туроператором не могут быть изменены;
— пролонгируемое бронирование, позволяющее туроператору переносить на более поздний срок даты заезда без уплаты сумм штрафа.