В ходе аудита данного раздела учета подлежат проверке: поступление товарно-материальных ценностей, в том числе не отфактурованные поставки и поставки, обеспеченные векселями; выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные к взысканию долги; выданные авансы и полученные коммерческие кредиты. При этом особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности и задолженности с истекшим сроком исковой давности. Аудитору следует выяснить причину возникновения такой задолженности и уточнить, какие были приняты меры к ее взысканию. При наличии дебиторской задолженности необходимо установить дату и причины ее возникновения [10, с. 435].
Источниками информации являются: Положение об учетной политике; договоры на поставку товарно-материальных ценностей; договоры на оказание услуг; договоры на выполнение работ; накладные; журналы регистрации счетов-фактур поставщиков; журнал регистрации доверенностей на получение ТМЦ; счета фактуры поставщиков; акты сверки расчетов; протоколы о зачете взаимных требований; акты инвентаризации расчетов; векселя; копии платежных документов; книга покупок; учетные регистры по счету 60; Главная книга; бухгалтерская отчетность[11, с. 184].
При применении на предприятии журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражается в журнале ордере №6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных – все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета.
Данные синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:
С поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
С поставщиками и подрядчиками по не оплаченным в срок расчетным документам;
С поставщиками и подрядчиками неотфактурованным поставкам;
По авансам выданным (следует иметь в виду, что с ведением в действие нового Плана счетов, применявшийся ранее для расчетов по авансам выданным счет 61 отменен, и все расчеты по авансам выданным подлежат отражению на отдельном субсчете счета 60);
С поставщиками и подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
С поставщиками и подрядчиками по просроченным оплатой векселям;
С поставщиками и подрядчиками по полученному коммерческому кредиту и др.
В ходе аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками аудитор должен:
1. Проверить правильность оформления первичных документов по приобретению товарно-материальных ценностей и получению услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения кредиторской задолженности;
2. Подтвердить своевременность погашения и правильность отражения на счетах бухгалтерского учета кредиторской задолженности;
3. Оценить правильность оформления и отражения в учете предъявленных претензий.
Задачи проверки:
1. Правовая оценка договоров с поставщиками и подрядчиками.
2. Аудит организации первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
3. Аудит состояния задолженности перед поставщиками и подрядчиками.
4. Проверка правильности отражения в бухгалтерском учете различных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
5. Проверка соответствия данных аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками данным свободного учета.
6. Проверка организации налогового учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
Аудиторские процедуры:
просмотр и сравнение документов;
прослеживание операций – позволяет изучить нетипичные ситуации, которые отражены в документах клиента;
опрос, то есть поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами экономического субъекта;
подтверждение – ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях;
пересчет, представляющий собой проверку точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях;
аналитические процедуры – анализ и оценка полученной аудитором информации в целях определения соотношения заемных и собственных средств.
1.3 Типичные ошибки, совершаемые при учете расчетов с поставщиками и подрядчиками
Проводя аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен знать о возможных ошибках и нарушениях, свойственных данному разделу учета. Наиболее типичные из них сгруппированы следующим образом:
- отсутствие договоров с поставщиками или неправильное их оформление;
- уничтожение подлинных документов;
- ненадлежащее ведение учета (недостоверность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т.д.);
- не правильное оформление и предъявление претензии по договорам;
- отражение на счетах бухгалтерского учета не реальной дебиторской и кредиторской задолженности;
- не соответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия;
- не правильное или не правомерное отражение на счетах учета сумм НДС, выделенных в счетах поставщиком;
- не корректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета;
- неоприходование ТМЦ полученных от поставщиков;
- подделка документов и составление фиктивных обязательств для обеспечения неверных кассовых выплат;
- несоответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия;
- счетные ошибки при отражении расчетов с поставщиками и подрядчиками (при изменении количества, веса, размеров и т.п.);
- регистрация хозяйственны операций в документах неунифицированной формы;
- отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;
- отсутствие графика документооборота;
- ошибки при регистрации документа, несовременная регистрация документа в учетном регистре;
- нарушение срока хранения документации в архиве;
- уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;
- перекрытие задолженности одного контрагента авансами, выданными другому контрагенту;
- несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;
- необоснованное отражение налогового вычета по НДС (по неотфактурованным поставкам, по поставкам, обеспеченными данными организацией собственными векселями и т.д.);
- отсутствие корректировки по списанным на затраты ТМЦ (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете;
- счетные ошибки при исчислении курсовых разниц;
- отражение суммовых разниц на счетах учета прочих доходов и расчетов, а не на счетах учета запасов и затрат;
- списание безнадежного долга на счет прочих доходов и расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность;
- неправомерное признание задолженности безнадежным и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам либо за счет прочих расходов;
- отсутствие аналитического учета по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам, по неотфактурованным поставкам, по авансам выданным и т.п.;
- не своевременное предъявление претензий поставщиками и др.
Для того чтобы наметить направление проверки, области углубленного контроля, аудитору необходимо получить предварительное представление о состоянии расчетов на предприятии и исследовать имеющиеся факторы риска. Поэтому он должен установить наличие на предприятии необходимой нормативной базы, перечень применяемых первичных документов, порядок их выполнения, состояние аналитического учета и технологии обработки первичных документов по учету расчетных операций. Тесты позволяют установить, на сколько контроль расчетных операций отвечает современным требованиям, а их учет выполняет поставленные перед ним задачи. Они позволяют аудитору более подготовлено подойти к проведению основных аудиторских процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемой совокупности [12, с. 338].
2. Практика проведения аудиторской проверки операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, на примере ООО «Русь»
2.1 План и программа проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
ООО «Русь» организовано в конце 2007 года. Первоначальная деятельность организации была направлена на открытие спортивного клуба. Но данный проект не реализовал себя, и, просуществовав в течение 3 месяцев, был закрыт. С марта 2008 года, в соответствии с Уставом, основным предметом деятельности Организации является оптовая и розничная торговля писчебумажными и канцелярскими товарами. Сейчас это фирма, которая является поставщиком картона и бумаги разных видов, цветов и размеров для типографий и прочих оптовых и розничных покупателей.
План аудита учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Проверяемая организация ООО «Русь»
Период аудита 01.01.08-31.12.08
Количество человеко-часов 72
Руководитель аудиторской группы Кондратова М.А.
Состав аудиторской группы Колчина В.Н., Суворова И.А.
Планируемый аудиторский риск 4%