Положение о бухгалтерском учете и отчетности обязывает организации проводить инвентаризацию материально-производственных запасов:
1. При передаче имущества в аренду в выкупе, продажи;
2. при смене материально-ответственного лица;
3. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5. в случаи стихийного бедствия пожара, или других чрезвычайных ситуаций вызванных материальные условия;
6. при реорганизации или ликвидации организации;
7. в других случаях предусмотренных законодательством РФ.
Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационной комиссией, состоящей из компетентных лиц, назначаемой приказом руководителя организации, при обязательном участии материально-ответственного лица.
Складские операции во время инвентаризации не производятся.
Заведующий складом дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку учета материалов и сданы в бухгалтерию.
При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально-ответственных лиц осуществляет подсчет, взвешивание каждого вида материалов и полученные результаты записывает в инвентаризационную опись.
Опись подписывают члены комиссии и материально-ответственное лицо.
Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительной ведомости, в которой фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.
Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
a ) излишки запасов приходуются по рыночной ценами одновременно их стоимость относиться:
- в коммерческих организациях на финансовые результаты;
- в некоммерческих организациях на увеличение доходов.
b ) сумма недостач и порчи не в независимости от причин возникновения списываются со счетов учета по их фактической стоимости в Дебет счета 94 и в Кредит 10,16. ( Приложение 3)
При инвентаризации материалов может быть обнаружена пересортица.
Взаимный расчет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения при условии, что они были за один и тот же проверяемый период, у одного и того же поверяемого лица, по одним и тем же МПЗ одного и того же наименования и в одном и том же количестве. Если в итоге превысит сумма излишков, то она относиться на счет 91/1 ( финансовые результаты), если недостача, то на материально- ответственное лицо.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации- в годовой бухгалтерской отчетности. Порядок отражения в учете результатов инвентаризации товаров, когда их учитывают по покупным ценам, показан в приложении 4А.
Порядок отражения в бухгалтерском учете организации выявленной при инвентаризации недостачи товаров, которые были приняты на комиссию, рассмотрен в приложении 4Б
Перед составлением бухгалтерского баланса за год фактическая себестоимость материальных ценностей сравнивается с рыночной себестоимостью (себестоимостью возможной продажи). При этом если фактическая себестоимость материальных ценностей оказывается ниже рыночной себестоимости, то указанные ценности показываются в балансе по фактической себестоимости; если же на оборот фактическая себестоимость материальных ценностей оказывается выше их рыночной себестоимости, то материальные ценности должны отражаться в балансе по рыночной себестоимости.
Для обобщения информации о результатах переоценки материальных ценностей, а так же об отклонениях материалов в текущих рыночных ценах от их себестоимости, определившейся на счете 10 используется счет 14. Бухгалтерская запись на формирование резерва под снижение себестоимости материальных ценностей: Д-т 91/2 К-т 14. Сумму резерва определяют по каждому номенклатурному номеру или по группам однородных материальных ценностей
(в случае когда фактическая себестоимость превышает рыночную себестоимость материалов). Остаток на счете 14- показывает превышение фактической себестоимости материальных ценностей под их рыночной себестоимости только на конец отчетного года. В начале следующего года зарезервированная сумма восстанавливается: Д-т 14 К-т 91/1.