Разные промышленные предприятия располагают значительным количеством объектов основных средств различных наименований и несколькими одинаковыми объектами одного наименования. Поступают они на предприятия в разное время, используются в неодинаковых условиях, в различные сроки подвергаются капитальному ремонту и т.д. Поэтому для организации учета и контроля движения каждому объекту основных средств присваивается инвентарный номер, указываемый на самих объектах путем прикрепления металлического жетона или нанесения краской. Каждой группе основных средств отводится серия номеров исходя из количества числящихся объектов и возможного поступления их в дальнейшем. Аналитический учет основных средств по объектам ведется бухгалтерией предприятия в инвентарных карточках (ф. ОС-6). Инвентарные карточки открываются в одном экземпляре. Обязательные реквизиты инвентарных карточек – наименование объекта, его инвентарный номер, завод-изготовитель, номер акта и дата приема, первоначальная стоимость, источник приобретения, краткая характеристика и др. При перемещении объектов внутри предприятия, ремонте, выбытии в карточках делаются соответствующие отметки. Основанием для этого служат данные документов о перемещении, ремонте, ликвидации основных средств. Инвентарные карточки регистрируются в описях инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-7 и хранятся в картотеке бухгалтерии, где они группируются по классификационным группам, а внутри их – по местам нахождения и видам объектов. При выбытии основных средств из картотеки изымаются соответствующие карточки. Инвентарные карточки на поступившие и выбывшие объекты основных средств до конца месяца хранятся отдельно. На их основании составляются карточки учета движения основных средств (ОС-8) за месяц по видам. Карточки открываются в начале года. В них по каждому виду основных средств отражаются наличие на начало года, поступление и выбытие за месяц, наличие на начало следующего месяца. Итоги записей в карточках за год используются для заполнения отчетности о движении основных средств. Инвентарные карточки и карточки учета движения основных средств сверяются с данными синтетического учета основных средств.
На УЧП «Охотничье хозяйство «Лебединое» учет основных средств автоматизирован и данные инвентарных карточек вводятся в программу « 1 С Предприятия» один раз на дату ее введения в эксплуатацию. Полученный перечень инвентарных карточек в последствии дополняется информацией по поступлению, выбытию, перемещению и износу основных средств. В результате обеспечивается получение данных о наличии основных средств по местам хранения и использования, поступления и выбытия их по хозяйственным операциям, видам и группам в разрезе материально ответственных лиц. Учет движения основных средств отражается в электронной ведомости движения основных средств за месяц. В ней содержится информация о поступлении и выбытии основных средств в разрезе каждого объекта, их стоимости и сумме износа.
2.2. Документальное оформление и учет выбытия основных средств, отражение в учете операций по выбытию основных средств
Для проведения целесообразности и эффективности дальнейшего использования объектов основных средств, оформления документации на списание указанных объектов в организации приказом руководителя создается постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер), и лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств.
В компетенцию комиссии входят:
1. осмотр объекта, подлежащего списанию, с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета;
2. установление причин списания объекта (физический и/или моральный износ, реконструкция, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта для производства продукции, выполнения работ и услуг либо для других хозяйственных нужд);
3. выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной действующим законодательством;
4. установление возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и их оценка, исходя из цен возможного использования;
5. осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных металлов и драгоценных материалов, определением их количества, веса; составление соответствующих актов на списание объектов основных средств.
Результаты принятого комиссией решения оформляются актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4), или актом о списании автотранспортных средств (форма ОС-4а), или актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4б). В акте приводятся данные, характеризующие объект (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации по данным бухгалтерского учета, проведенные ремонты; причины выбытия с обоснованием причин целесообразности использования и невозможности восстановления, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов). Акт о списании основных средств утверждается руководителем организации. Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов о списании основных средств (получения разрешения вышестоящей организации) не допускается.
Выбытие объектов основных средств вследствие продажи, обмена, внесения в качестве вклада в уставный фонд и в других случаях, установленных законодательством, совершается на основании договора и оформляется актом о приеме-передаче основных средств (форма ОС-1). Наряду с актом о приеме-передаче основных средств (форма ОС-1) составляется товарно-транспортная накладная формы ТТН-1, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001 г. № 53. Данная накладная не предназначена для учета движения объектов основных средств, а служит основанием для расчетов за их перевозку, учета выполненной транспортной работы и расчетов по налогу на добавленную стоимость.
Для учета выбытия основных средств и определения их остаточной стоимости к счету 01 «Основные средства» открывают субсчет 3 «Выбытие основных средств».[13]
Рассмотрим на конкретном примере УЧП «Охотничье хозяйство «Лебединое».
На основании приказа УЧП «Охотничье хозяйство «Лебединое» передать безвозмездно с баланса УЧП «Охотничье хозяйство «Лебединое» на баланс ООО «Марис» автомобиль ИЖ 2710 с государственным номером 2474ВТУ.
Были составлены следующие документы:
- акт о приемке-передаче объекта основных средств (формы ОС-1);
- товарно-транспортная накладная (2-ой экземпляр у предприятия);
- доверенность.
- товарно-транспортная накладная (2,3,4 экземпляры на предприятии);
- инвентарная карточка учета основных средств, в которой отражались общие сведения об объектах, характеристика объекта, местонахождение, перемещение, передача иным пользователям (в аренду, возмездное или безвозмездное пользование и др.), выбытие объекта, стоимость объекта, содержание драгоценных металлов).
Расходы, связанные с выбытием объектов основных средств вследствие продажи, обмена, списания, внесения в качестве вклада в уставный фонд, списываются в дебет счета 91 «Операционные доходы и расходы»; безвозмездной передачи, ликвидации при авариях, утраченных в результате стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуациях, списываются в дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» в корреспонденции со счетами:
- 23 "Вспомогательные производства", 26 "Общехозяйственные расходы" - на сумму производственных и транспортных расходов, связанных с демонтажем объектов;
- 44 "Расходы на реализацию" - на сумму расходов, связанных с упаковкой, транспортировкой проданных объектов, оплатой посреднических и маркетинговых услуг, пошлин и других расходов на реализацию объектов;
- 51 "Расчетный счет" - на сумму денежных платежей, связанных с выбытием объектов;
- 68 "Расчеты по налогам и сборам" - на сумму налога на добавленную стоимость и других налогов.
Доходы по операциям выбытия объектов основных средств списываются с кредита счета 91 "Операционные доходы и расходы" в дебет следующих счетов:
- 10 "Материалы" - на стоимость материалов по ценам возможного использования, полученных при разборке объектов в процессе их выбытия;
- 51 "Расчетный счет", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на стоимость проданных объектов основных средств по ценам реализации, включающим налог на добавленную стоимость;
- 58 "Финансовые вложения" - на стоимость основных средств, внесенных в уставные фонды других организаций.
Результаты от выбытия объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете по дебету (кредиту) счета 91 "Операционные доходы и расходы", 92 "Внереализационные доходы и расходы" в корреспонденции с кредитом (дебетом) счета 99 "Прибыли и убытки" в том отчетном периоде, к которому они относятся.
При документальном оформлении учета выбытия основных средств бухгалтер УЧП «Охотничье хозяйство «Лебединое» руководствуется Постановлен ием Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003г. №168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» (Постановление Министерства финансов от 7 июля 2005г. №89).