На субсчете 209 «Прочие материалы» учитываются отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.), неисправимый брак, материальные ценности, полученные от ликвидации основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части на этом предприятии (металлолом, утиль), изношенные шины и пр. [8]
Одним из сложных вопросов организации материального учета является получение информации о наличии и движении запасов в сортовом, аналитическом разрезе. При большой номенклатуре запасов применяется оперативно-бухгалтерский метод учета запасов. При этом методе количественно-сортовой учет материалов на складах ведется в карточках складского учета (ф. №М-12), которые открываются на каждый номенклатурный номер материалов. Записи в карточках материально ответственными лицами осуществляется ежедневно на основании приходно-расходных документов по поступлению и расходу материалов с выведением остатка после каждой записи (для обеспечения контроля за соблюдением нормы запаса).
Пример: [9]
Карточка №168 складского учета материалов
| Склад | Стеллаж | Ячейка | Единица измерения | Цена | Сорт | Профиль | Размер | Марка | Номенкла- турный № | Норма запаса |
| 1 | 6 | - | M | 1 | 2 мм | - | 05001 | 4000 |
Наименование материала «Сталь листовая»
| Дата записи | Номер документа | Порядковый № записи | От кого получено или кому отпущено | Приход | Расход | Остаток | Контроль (подпись и дата) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Остаток на 1 декабря | - | - | 3800 | Марченко 1/12 | |||
| 5/12 | 215 | 31 | Цеху №1 | - | 900 | 2900 | Марченко 10/12 |
| 7/12 | 216 | 32 | Цеху №2 | - | 500 | 2400 | Марченко 15/12 |
| 10/12 | 443 | 33 | От металлур-гического завода | 3000 | - | 5400 | Марченко 20/12 |
| и т.д. | |||||||
| Итого | 7000 | 6000 | 5000 | Марченко 30/12 |
Бухгалтерия осуществляет постоянный контроль за правильностью складского учета и его соответствием приходно-расходным документам. С этой целью работник бухгалтерии, ведущий учет материалов, в установленные дни (но не реже одного раза в неделю) является на склад и в присутствии материально ответственного лица проверяет правильность сделанных им записей и выведенных остатков в карточках складского учета. После этого по реестру принимает приходно-расходные документы, подтверждая факт получения документов и правильность записей своей подписью на карточках складского учета (в графе «Контроль»).
После этой проверки карточки складского учета превращаются из регистров оперативного учета в регистры оперативно-бухгалтерского учета. В связи с этим отпадает необходимость вести в бухгалтерии параллельную картотеку аналитического учета материалов.
Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется только в денежном измерении по укрупненным группам материалов («Прокат черных металлов», «Прокат цветных металлов», «Лесоматериалы», «Электротехнические изделия» и др.) в разрезе синтетических счетов, субсчетов и мест хранения (материально ответственным лицам).
Для увязки количественного складского учета со стоимостным бухгалтерским учетом для каждого склада (материально ответственного лица) открывают сальдовую ведомость (или книгу остатков материалов). Эти ведомости (книги) каждого 1-го числа месяца бухгалтерия передает на склады для перенесения в них материально ответственными лицами из карточек складского учета количественных остатков каждого вида и сорта материалов на начало нового месяца. В бухгалтерии эти остатки оценивают по принятым учетным ценам, подсчитывают итоги стоимости их по группам и складам в целом, а затем сверяют с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений по той или иной группе ошибки выявляют и исправляют до составления баланса.
При сортовом методе учета материалов материалы хранят и учитывают по сортам. На каждый вид и сорт (номенклатурный номер) материалов открывают карточку складского учета, записи в которой осуществляют в натуральных измерителях на основании приходно-расходных документов. В складской картотеке карточки размещают по группам и сортам.
В установленные сроки материально ответственным лицом составляется материальный отчет и вместе с приходно-расходными документами сдается в бухгалтерию. Материальный отчет составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отчета с приложенными документами остается у бухгалтера, второй – возвращается материально ответственному лицу. Ошибки, выявленные в материальном отчете при проверке его бухгалтером, должны быть выправлены материально ответственным лицом в обоих экземплярах отчета.
В бухгалтерии аналитический учет материалов по наименованиям и сортам ведется в карточках количественно-суммарного учета, на основании которых в конце месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам (по складам и материально ответственным лицам). Итоги оборотных ведомостей обобщаются и сверяются с данными складского учета и бухгалтерского учета.
На малых и средних предприятиях при незначительном количестве материалов и отсутствия складов вместо карточек учет материалов в кладовых может вестись в материальных отчетах, в которых показывается остаток материалов (по наименованиям и сортам) на начало месяца, их поступление и расход за месяц и остаток на конец месяца. К отчету прилагаются приходно-расходные документы.
В бухгалтерии аналитический учет материалов ведется в карточках количественно-суммарного учета, по данным которых в конце месяца составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам и сверяют с данными складского учета.
При автоматизированном учете материалов вместо карточек складского учета на основании приходно-расходных документов с помощью ПК составляют машинограмму – сортовой оборотной ведомости, в которой полностью отражаются данные карточек складского учета с указанием количества и стоимости поступивших и израсходованных материальных ценностей по каждому приходному и расходному документу, а также итоговые данные о движении и остатках материалов по каждому номенклатурному номеру и складу в целом. Кроме этого в машинограмму вводятся две дополнительные графы: норматив запаса и отклонения от норм, что обеспечивает автоматический контроль за состоянием складских запасов.
Синтетический и аналитический учет производственных запасов разработан очень полно, емко и качественно, что подтверждает наличие 9 субсчетов, где могут отражаться запасы как про м ы шл еного, так и сельскохозяйственного назначения. При аналитическом учете также существует много форм, журналов и др., где отражается поступление и выбытие производственных запасов.
4. Учет переоценки производственных запасов
Порядок переоценки производственных запасов и отражения ее результатов в учете регламентируется Положением (стандартом) бухгалтерского учета 9 «Запасы», согласно с которым запасы на дату баланса должны отражаться по наименьшей из двух оценок: по первоначальной стоимости или чистой стоимости реализации.
Запасы отражаются по чистой стоимости реализации, если на дату баланса их цена снизилась или они испорчены, устарели или другим образом утратили первоначально ожидаемую экономическую выгоду. Чистая стоимость реализации определяется по каждой единице запасов путем вычитания из ожидаемой цены продажи ожидаемых затрат на завершение производства и сбыт.
Если чистая стоимость реализации ранее уцененных запасов, которые являются активами, в дальнейшем увеличивается, то на сумму увеличения чистой стоимости реализации, но не больше суммы предыдущего уменьшения, сторнируется запись о предварительном уменьшении стоимости запасов [10].
Так, например, если у предприятия на конец 2000 года стоимость запасов материалов составила 200 тыс. грн., а их продажная цена 160 тыс. грн., то в отчетности 2000 года они будут отражены в сумме 160 тыс. грн., а 40 тыс. грн. будут списаны на расходы 2000 года. Если в 2001 стоимость этих запасов составит 230 тыс. грн., то в отчетности этого года они должны быть отражены в сумме 200 тыс. грн., как меньшей из двух. Соответственно, на сумму увеличения чистой стоимости реализации 70 (230-160), не более суммы предшествующего уменьшения (40 тыс. грн.) сторнируется запись о предшествующем уменьшении стоимости этих запасов.
Постановлением Кабинета Министров Украины от 19.04.93 №179 «О нормативах запасов товарно-материальных ценностей государственных предприятий и организаций и источниках их покрытия» (с последующими дополнениями) предприятиям и организациям всех форм собственности разрешено производить дооценку товарно-материальных ценностей на начало каждого месяца при условии изменения цен на производственные запасы и товары с направлением сумм дооценки на пополнение собственных оборотных средств. Согласно приказу МинЭкономики Украины №37-20/248 от 31.05.93 и Минфина Украины №07-104 от 31.05.93 (с изменениями, внесенными приказом №90/63 от 25.07.93) дооценке подлежат покупные материальные ценности (материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, а также малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, не бывшие в эксплуатации), незавершенное производство и готовая продукция (в части израсходованных на них покупных материалов, подлежащих дооценке, электро- и теплоэнергии, учтенных в прямых статьях издержек), а также товары на предприятиях торговли. Не подлежат дооценке товарно-материальные ценности в бюджетных учреждениях (или содержащиеся за счет бюджетных средств), товары отгруженные, а также остатки материальных ценностей и незавершенное производство, образовавшиеся на предприятиях оборонного комплекса в результате конверсии производства и которые не могут быть использованы в гражданском производстве. Дооценка производится по данным инвентаризации. Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих дооценке, определяется путем сопоставления цен, сложившихся в расчетах с поставщиками на начало и конец месяца. При этом берется минимальная цена на начало месяца и максимальная цена на конец месяца.