Целью проверки расчётов с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» является установление правильного и целевого использования подотчётных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов [18, с. 275]
Состав первичных документов по расчётам с подотчётными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчёты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчётам с подотчётными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчёты с подотчётными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и так далее. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчёты с документами по другим разделам учёта [11, с. 322].
Основные документы, которые были подвергнуты изучению при проверке расчётов с подотчётными лицами на КУПП «Водоканал»:
1. Учётные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:
- авансовый отчёт - представляют подотчётные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения (ПРИЛОЖЕНИЕ А);
- журнал регистрации авансовых отчётов;
- приказ о направлении работника в командировку, применяется для оформления и учёта направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
- командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью (ПРИЛОЖЕНИЕ Б, В);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
- главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг (ПРИЛОЖЕНИЕ Г);
- журнал ордер № 7 – учетный регистр, применяемый для учёта операций по движению подотчетных сумм и расчётов с подотчётными лицами (ПРИЛОЖЕНИЕ Д). Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчёт, авансовые отчёты;
- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных (ПРИЛОЖЕНИЕ Е);
2. Бухгалтерский баланс и приложение к нему (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж);
3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчётов с подотчётными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и другие.
Таким образом, основные задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» заключаются в установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. На КУПП «Водоканал» основными источниками информации при проверке расчетов с подотчетными лицами являются бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета и первичная учетная документация.
1.2 Составление плана и программы ревизии расчётов с подотчётными лицами
Процесс ревизии финансово-хозяйственной деятельности КУПП «Водоканал» начинается с этапа подготовки к ее проведению. Результаты работы, проведенной в этот период в контролирующей организации, имеют большое значение, так как позволяют максимально отразить в составляемой программе ревизии объем и задачи работы каждого исполнителя, обеспечить наиболее полное выполнение программы в установленный срок и предостеречь от распыления внимания на малозначительные вопросы.
Ревизионная работа на КУПП «Водоканал» состоит из следующих этапов:
-подготовка к проведению ревизии;
-проведение ревизии в соответствии с программой;
-подготовка и оформление результатов ревизии;
-контроль за выполнением решений по результатам ревизии.
Изучение КУПП «Водоканал» осуществляется по данным годовой и периодической бухгалтерской статистической отчетности, актам ревизий, проведенных в предшествующий период, приказам и постановлениям вышестоящих органов, объяснениям и заявлениям должностных и других лиц ревизуемой организации и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно-ревизионных служб получают представление о размере и характере финансово-хозяйственной деятельности, которая впоследствии проверяется в ходе ревизии.
Основными задачами планирования ревизии на КУПП «Водоканал» являются:
- установление этапов и сроков работы проведения ревизии;
- определение затрат;
- рациональное использование рабочего времени специалиста;
- подготовка адекватной рабочей группы специалистов для проверки;
- определение разделов ревизии, имеющих наибольшее значение для формирования акта ревизии;
- распределение между специалистами разделов ревизии, обязанностей и ответственности;
На основании задач, поставленных перед ревизией, и изученных материалов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность проверяемой организации, ревизор составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля (ПРИЛОЖЕНИЕ И).
Программа ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию. Один экземпляр программы вручается руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остался в делах организации [29, с. 73].
Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочий план проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждены руководителем ревизионной группы (ПРИЛОЖЕНИЕ Н).
В общем плане ревизии указывается наименование субъекта (КУПП «Водоканал»), ревизуемый период (начался 11.07.2008 г. и был закончен 05.08.2008 г.), руководитель ревизии, а также существенность. В план должна включаться вся предстоящая работа, благодаря чему будет обеспечиваться его полнота.
При составлении рабочего плана проведения ревизии ревизор зарезервировал определенное количество дней для проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал».
В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, сроки их выполнения и способ проверки. Однако окончательный рабочий план формируется только в ходе ревизии, на начальной ее стадии, после ознакомления на месте с организацией производства и особенностями постановки учета.
При планировании контрольно-ревизионной работы исходят из того, что каждый ревизор должен провести не менее 8 ревизий. Остальное рабочее время ревизора должно быть направлено на участие в работе семинаров по изучению передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы, ознакомление с новыми нормативными документами, повышение квалификации [29, с. 72]
При составлении плана ревизий необходимо предусмотреть, чтобы хозяйствующие субъекты были обревизованы не менее одного раза в год, а предприятия, финансируемые из бюджета, не менее одного раза в два года. Кроме того, должен быть реализован принцип непрерывности контроля -ревизуемый период должен начинаться от даты окончания предыдущей ревизии и заканчиваться датой составления последнего баланса [29, с.71].
Таким образом, наиболее актуальным вопросом в организации деятельности контрольно-ревизионных органов является вопрос планирования проведения ревизий. Перед проведением проверки финансово-хозяйственной деятельности КУПП «Водоканал» контрольно-ревизионным органом составляется рабочий план и программа ревизии. Программа ревизии включает основной перечень вопросов, подлежащих проверке: ревизия кассовых операций, ревизия операций по счетам в банке, ревизия основных средств, ревизия общего состояния бухгалтерского учета, ревизия бухгалтерской отчетности, ревизия расчетов с работниками организации, ревизия затрат на производство, ревизия расчетов с подотчетными лицами, ревизия по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Рабочий план представляет собой более детализированный перечень вопросов, подлежащих проверке.