Смекни!
smekni.com

Ревизия учета расчётов с подотчётными лицами (стр. 7 из 9)

Проверкой денежных документов по оплате счетов за материальные ценности и оказанные услуги, нарушений не установлено. Товарно-материальные ценности, приобретенные по безналичному расчету, оприходованы в полном объеме, оплата за услуги производилась по фактическим объемам.

Функции внутрихозяйственного контроля выполняют директор, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, материально ответственные лица.

Расчеты с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет расчетов с подотчетными лицами в организации автоматизирован.

Таким образом, в ходе ревизии были исследованы документы по учёту расчётов с подотчётными лицами.


3.2 Особенности проведения ревизии в условиях применения ПЭВМ. Совершенствование ревизии расчетов с подотчетными лицами

Внедрение компьютерной обработки данных в КУПП «Водоканал» на базе современ­ных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии. Бухгалтерский учет в условиях при­менения ПЭВМ является не только информационной, но и кон­трольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни уп­равления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельно­сти управляемого объекта. Создание информационного банка пла­новых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых заданий, выявления и устранения нарушений и недостатком в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных на КУПП «Водоканал» расширяет круг задач ревизии. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машино­читаемых носителях. Неотъемлемым элементом ревизии становится изучение качества самой программы и пре­дусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, отчетных показателей, выявление и исправ­ление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффек­тивна применяемая система текущего контроля на следующих ста­диях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации:

- приемка и регистрация первичной документации;

- арифметическая обработка документов;

- создание машинных носителей информации;

- формирование машинограмм учетных регистров и отчетных разработок. [29, с. 265]

Ревизия расчетов с подотчетными лицами в условиях использования ПЭВМ сохраняет своей целью независимую проверку отражения в учетных регистрах фи­нансово-хозяйственной деятельности клиента для установления и подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчет­ности, а также соответствия действующему законодательству совершенных финансовых операций и хозяйственных процессов.

В процессе ревизии в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы, созданные результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. В условиях применения ПЭВМ для обработки учетно-аналитической информации перенос данных с первичных документов на машинные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов. Поэтому ревизору необходимо выборочно проверить правильность использования кодов, так как ошибки иногда допускаются в корыстных целях [29, с. 270].

При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:

-необходимость сверки регистров учета, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета, так как автоматизация учета не освобождает от обязанности документировать факты хозяйственной деятельности;

-наличие несанкционированных изменений программного обеспечения, так как изменения, вносимые в программное обеспечение организацией, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

В Республике Беларусь программное обеспечение по автоматизации бухгалтерского учёта постоянно модернизируется. Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учёта сегодня широко востребованы как на малых, так и на крупных предприятиях Республики Беларусь. Интерес к ним возрастает с каждым днём. В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции для достижения успехов просто необходимо использование передовых технологий. Автоматизированные бухгалтерские программы - именно то, что нужно современному бухгалтеру.

В современных условиях КУПП «Водоканал» может использовать методологию проекта Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию.

На практике переход на программу всегда начинается с проведения обследования учета заказчика. Во время общения с предполагаемыми пользователями программы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.

Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается план-график выполнения проекта. Самый оптимальный вариант плана-графика работ, когда проект по переходу на «1С:Зарплату и Управление персоналом 8» начинается с переноса данных. Методология переноса данных зависит уже от системы (программы), в которой ведется учет у заказчика. Это может быть не одна, а несколько разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в новой программе.

Обычно обучение пользователей производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными заказчика. На первом этапе можно проводить групповые обучения (оптимальные группы - по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном уровне владения компьютерными навыками.

Обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и новой. В этот период одна из систем является эталоном (как правило, сначала это старая система), а учет во второй системе ведется в контрольном режиме. Потом роли систем могут поменяться. Такой подход позволяет пользователям убедиться, что новая программа отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время двойного учета выявляются расхождения в отработке тех или иных действий. Причины таких расхождения анализируются и принимаются решения по их устранению (или «неустранению» в зависимости от причины). «Двойной» учет эффективен еще тем, что позволяет провести аудит базы: проверяются настройки видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы расчетов.

Данная методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую программу практически независимо от количества работающих в компании сотрудников. Через 1-2 месяца заказчик получает полностью работающую программу и в течение последующих 2-3 месяцев производятся «косметические» работы по отладке программы и проект полностью переводится в режим «текущего сопровождения», когда проводятся плановые консультации и обновления программы.

Результаты перехода предприятия на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:

1. Заказчик получит полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.

2. Отдел персонала получит возможность работать в единой полноценной программе, а как на данном этапе приходиться отдельно вести весь кадровый учет в Excel.

3. Обеспечит соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.

4. Сделает загрузку данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

5. Будет произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.

6. Перенос данных из старых программ в новую единую программу будет осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.

Таким образом, уровень подготовки специалистов-бухгалтеров на КУПП «Водоканал» постоянно растёт, потребности развивающихся организаций не уменьшаются, техническое обеспечение становится более совершенным и доступным. Всё это говорит о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

В целях совершенствования ревизии расчетов с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» можно предложить следующее: