Проверкой денежных документов по оплате счетов за материальные ценности и оказанные услуги, нарушений не установлено. Товарно-материальные ценности, приобретенные по безналичному расчету, оприходованы в полном объеме, оплата за услуги производилась по фактическим объемам.
Функции внутрихозяйственного контроля выполняют директор, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, материально ответственные лица.
Расчеты с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет расчетов с подотчетными лицами в организации автоматизирован.
Таким образом, в ходе ревизии были исследованы документы по учёту расчётов с подотчётными лицами.
3.2 Особенности проведения ревизии в условиях применения ПЭВМ. Совершенствование ревизии расчетов с подотчетными лицами
Внедрение компьютерной обработки данных в КУПП «Водоканал» на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии. Бухгалтерский учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни управления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых заданий, выявления и устранения нарушений и недостатком в расходовании ресурсов.
Применение компьютерной обработки данных на КУПП «Водоканал» расширяет круг задач ревизии. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом ревизии становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, отчетных показателей, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих стадиях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации:
- приемка и регистрация первичной документации;
- арифметическая обработка документов;
- создание машинных носителей информации;
- формирование машинограмм учетных регистров и отчетных разработок. [29, с. 265]
Ревизия расчетов с подотчетными лицами в условиях использования ПЭВМ сохраняет своей целью независимую проверку отражения в учетных регистрах финансово-хозяйственной деятельности клиента для установления и подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также соответствия действующему законодательству совершенных финансовых операций и хозяйственных процессов.
В процессе ревизии в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы, созданные результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. В условиях применения ПЭВМ для обработки учетно-аналитической информации перенос данных с первичных документов на машинные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов. Поэтому ревизору необходимо выборочно проверить правильность использования кодов, так как ошибки иногда допускаются в корыстных целях [29, с. 270].
При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:
-необходимость сверки регистров учета, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета, так как автоматизация учета не освобождает от обязанности документировать факты хозяйственной деятельности;
-наличие несанкционированных изменений программного обеспечения, так как изменения, вносимые в программное обеспечение организацией, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.
В Республике Беларусь программное обеспечение по автоматизации бухгалтерского учёта постоянно модернизируется. Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учёта сегодня широко востребованы как на малых, так и на крупных предприятиях Республики Беларусь. Интерес к ним возрастает с каждым днём. В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции для достижения успехов просто необходимо использование передовых технологий. Автоматизированные бухгалтерские программы - именно то, что нужно современному бухгалтеру.
В современных условиях КУПП «Водоканал» может использовать методологию проекта Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию.
На практике переход на программу всегда начинается с проведения обследования учета заказчика. Во время общения с предполагаемыми пользователями программы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.
Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается план-график выполнения проекта. Самый оптимальный вариант плана-графика работ, когда проект по переходу на «1С:Зарплату и Управление персоналом 8» начинается с переноса данных. Методология переноса данных зависит уже от системы (программы), в которой ведется учет у заказчика. Это может быть не одна, а несколько разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в новой программе.
Обычно обучение пользователей производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными заказчика. На первом этапе можно проводить групповые обучения (оптимальные группы - по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном уровне владения компьютерными навыками.
Обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и новой. В этот период одна из систем является эталоном (как правило, сначала это старая система), а учет во второй системе ведется в контрольном режиме. Потом роли систем могут поменяться. Такой подход позволяет пользователям убедиться, что новая программа отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время двойного учета выявляются расхождения в отработке тех или иных действий. Причины таких расхождения анализируются и принимаются решения по их устранению (или «неустранению» в зависимости от причины). «Двойной» учет эффективен еще тем, что позволяет провести аудит базы: проверяются настройки видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы расчетов.
Данная методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую программу практически независимо от количества работающих в компании сотрудников. Через 1-2 месяца заказчик получает полностью работающую программу и в течение последующих 2-3 месяцев производятся «косметические» работы по отладке программы и проект полностью переводится в режим «текущего сопровождения», когда проводятся плановые консультации и обновления программы.
Результаты перехода предприятия на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:
1. Заказчик получит полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.
2. Отдел персонала получит возможность работать в единой полноценной программе, а как на данном этапе приходиться отдельно вести весь кадровый учет в Excel.
3. Обеспечит соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.
4. Сделает загрузку данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
5. Будет произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.
6. Перенос данных из старых программ в новую единую программу будет осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.
Таким образом, уровень подготовки специалистов-бухгалтеров на КУПП «Водоканал» постоянно растёт, потребности развивающихся организаций не уменьшаются, техническое обеспечение становится более совершенным и доступным. Всё это говорит о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.
В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.
Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:
- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
В целях совершенствования ревизии расчетов с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» можно предложить следующее: