Подготовка новой экскурсии поручается творческой группе. В ее состав включается от 3 до 7 человек, а в отдельных случаях и больше, в зависимости от сложности темы. В большинстве своем, экскурсию разрабатывают работающие в учреждении экскурсоводы, но иногда, в качестве консультантов приглашаются специалисты разных областей - научные работники музеев, преподаватели вузов и др.
Подготовительная работа – это определение темы, цели, задач экскурсии, подборка и изучение материалов по теме, первоисточников, монографий, знакомство с музейными документами, отбор, изучение и исследование экскурсионных объектов.
Работа над любой экскурсией начинается с четкого определения ее цели и задачи. Это помогает авторам экскурсии более организовано вести работу в дальнейшем. Цель экскурсии – это то, ради чего показываются экскурсантам памятники истории и культуры и другие объекты. Рассказ экскурсовода подчинен той же конечной цели. Например: воспитание патриотизма и любви к Родине, расширение кругозора и получение дополнительных знаний из различных отраслей науки, культуры, искусства, истории.
Задачи экскурсии конкретизируют цель. Например, рассказать о производственном процессе на конкретном производстве. Четко определенная цель определяет воспитательную направленность экскурсии, дает возможность правильно сформулировать ее тему в то время, как задачи экскурсии определяют основу вступительного слова экскурсовода.
Каждая экскурсия должна иметь свою тему, выбор которой является важным моментом в создании нового экскурсионного продукта. Расширение тематики – ассортимента сервисной деятельности туристско-экскурсионного предприятия – характерная черта современного развития экскурсионного дела. Наличие широкого круга тем, разнообразие ассортимента экскурсионных продуктов дает возможность удовлетворить запросы различных категорий населения.
Тема- это главная мысль, основа, на которой строится показ и рассказ во время проведения экскурсии. Формулирование темы экскурсии должно представлять собой короткое, сжатое изложение ее основного содержания. Правильное формулирование темы дает возможность сконцентрировать внимание авторов экскурсии и экскурсоводов на определенном круге объектов и событий, которые должны будут освещаться. Тема определяет название экскурсии, которое призвано активизировать внимание экскурсантов, заинтересовать их, подготовить аудиторию к восприятию экскурсии. Название должно быть четким и выразительным. В качестве названия иногда используют слова из песен и стихотворений.
Отбор и определение информационных источников.
В ходе подготовки новой экскурсии составляется список книг, брошюр, статей, опубликованных в газетах и журналах, которые раскрывают тему. Назначение списка – определить примерные границы предстоящей работы по изучению литературных источников, оказать помощь экскурсоводам в использовании необходимого фактического и теоретического материала при подготовке текста. Перечень литературы размножается в нескольких экземплярах для удобства в работе группы и тех экскурсоводов, которые в будущем будут готовиться к проведению экскурсии по данной теме. В перечне называется автор, название, год издания, а также главы, разделы, страницы. При большом количестве литературных источников список может быть разделен на две части: «Основная литература» и «Дополнительная литература».
Помимо публикаций в печати, могут быть использованы другие источники. Авторы экскурсии составляют их перечень, в который входят государственные архивы, музеи, хроникально-документальные и научно-популярные фильмы. В качестве источников могут быть использованы воспоминания участников и очевидцев исторических событий. Однако, при использовании этих источников, следует проявлять осторожность. Обычно люди вносят в описание событий много субъективного. Для рассказа должны быть отобраны только достоверные факты и сведения.
Изучение источников (литературных, архивных, статистических) базируется на составленном перечне ссылок на источники. Реализация этого этапа подготовки экскурсии обеспечивает распределение источников между экскурсоводами, которые осуществляют конспектирование, подбор цитат, примеров, фактов. Общим требованием к записям, которые осуществляются индивидуально, является соответствие источнику и точность ссылки относительно их нахождения.
В процессе подготовки новой экскурсии много времени уделяется работе над содержанием экскурсии. В начале работы над содержанием определяются хронологические рамки экскурсии (значительный исторический период, события нескольких лет или одно событие). Однако в любом случае, материал экскурсии формируется на основе тесной связи теории и практики, прошлого и настоящего.
Кроме этого, необходимо заранее определить приблизительный объем фактологической информации. Необходимой для составления текста экскурсии, связь отобранного материала со зрительным рядом – объектами, которые предусмотрены для показа.
Отбор и изучение экскурсионных объектов. Для раскрытия темы экскурсии важным является – правильный отбор объектов, поскольку они являются зрительной основой экскурсии и на их показе строится рассказ экскурсовода.
Экскурсионные объекты классифицируются:
По видам – на памятки (исторические, архитектурные, художественные, документальные);
- объекты природы (леса, сады, заповедники, заказники, национальные парки, урочища, ландшафтные комплексы).
По содержанию – одноплановые (растение, животное, речка, здание, произведение искусства и пр.);
- многоплановые (памятки архитектуры, лес, поле, улица, площадь, местность, которые связаны с определенным историческим событием);
По функциональному назначению – основные, на которых раскрывают подтемы;
- дополнительные, которые показывают во время переездов и логических переходов.
По степени сохранности - сохраненные полностью;
- сохраненные частично;
- перестроенные и реконструированные.
При отборе экскурсионных объектов их оценка проводится по таким признакам:
1. познавательная ценность, т.е. связь объекта с определенными событиями, жизнью и творчеством выдающихся деятелей;
2. наличие полной, достоверной и интересной информации об объекте;
3. художественная ценность памятника;
4. необычность (экзотичность) объекта, его неповторимость, например, памятник Кожомкулу;
5. связь с культурной традицией населения (верованиями, легендами, фольклором);
6. выразительность и взаимодействие с внешней средой;
7. сохранность;
8. местонахождение.
Количество объектов, отбираемых для определенной экскурсии, согласовывают с требованиями последовательности показа. Так, для местной тематической экскурсии, продолжительностью 4-5 академических часа, как правило,- это 15-20 объектов.
Отбор объектов заканчивается составлением карточки или паспорта на каждый из них. В карточку заносятся данные о виде объекта (памятник архитектуры, обелиск, место боев, захоронение) и ряд характеристик (название памятки, историческое событие, связанное с данным объектом), описание памятки (автор, дата создания, материал изготовления и т.д.), источники сведений о памятке, состояние памятки и ее охрана, в каких экскурсиях данный объект используется, дата составления карточки и ФИО составителя). К карточке прилагается фотография объекта.
Окончательный отбор объектов дает все основания перейти к созданию самой экскурсии, ее технологической документации, которая утверждена государственным стандартом, где определено, что результатом проектирования услуги «экскурсия», являются следующие технологические документы:
-3.11. технологическая карта экскурсии;
- 3.13. контрольный текст экскурсии;
- 3.14. материалы «портфеля экскурсовода»;
- схема трассы маршрута транспортной экскурсии.
После завершения подбора, изучения и исследования экскурсионных объектов, следует приступать к составлению маршрута экскурсии.
Составление, объезд (обход) маршрута экскурсии. Маршрут экскурсии представляет собой наиболее удобный путь следования экскурсионной группы, способствующий раскрытию темы. Он строится в зависимости от наиболее правильной для данной экскурсии последовательности осмотра объектов, наличие площадок для расположения группы, необходимости обеспечения безопасности экскурсантов. Одна из задач маршрута – способствовать наиболее полному раскрытию темы.
Межгосударственным стандартом не разграничиваются туристический и экскурсионный маршруты. В экскурсии это перемещение экскурсантов от одного объекта к другому. Маршрут находится в прямой зависимости от темы экскурсии и объектов показа.
Основные требования, которые должны быть учтены составителями маршрута, - организация показа объектов в логической последовательности и обеспечение зрительной основы для раскрытия темы. В практике экскурсионных учреждений существуют три варианта построения маршрутов: хронологический, тематический и комплексный (тематико-хронологический). На практике трудно использовать хронологический принцип маршрута из-за разбросанности объектов по городу. Но стремиться к этому необходимо. Примером хронологического построения могут быть литературные, художественно-биографические экскурсии о жизни и де6ятельности выдающихся людей. По тематическому принципу строятся тематические обзорные экскурсии, например «Литературный Бишкек».
Экскурсионный маршрут должен быть сложен компактно. Желательно, чтобы переезд от одного объекта к другому не занимал более 10-15 минут. В пешеходных экскурсиях интервалы между объектами должны быть незначительными, чтобы не нарушать восприятие материала.
После составления маршрута участники творческой группы осуществляют его объезд (обход).