Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII веке. На западно-украинских землях, как отмечали в своих работах известные украинские историки О.И. Левицкий и В.О. Романовский" , актовые книги появились во второй половине XIV века. Я.Р. Дашкевич" считает, что при изучении проблемы генезиса этой формы делопроизводства нельзя игнорировать наличие актовых книг в итальянских, западногерманских и чешско-моравских центрах, как возможных путях их проникновения в Украину.
Большой массив актовых книг появился в результате деятельности гродских (польск. grod — крепость) и земских судов. Известно, что на землях Правобережной Украины, которые постепенно входили в состав Великого Княжества Литовского, судебная и административная власть до середины XVI века осуществлялась через старост и воевод. Согласно Первому Литовскому Уставу 1529 г. гродский суд вел староста в каждой волости воеводства от имени князя Литовского.
В связи с недовольством дороговизной этого суда в 1564 г. была проведена судебная реформа, в соответствии с которой вся территория Княжества была разделена на волости с четко обозначенными границами. В каждой волости действовали по три судебных учреждения: гродский, земский и подкоморный суды.
Земский суд состоял из судьи, подсудка, писаря и избирался помещиками. Помещики имели право избирать по четыре "електа" (кандидата) на судейство, подсудство и писарство, из которых король утверждал по одному кандидату на соответствующую должность. При судах существовала также должность "возного", обязанностью которого было вручать извещения о вызове в суд и исполнять его решения.
В Уставе 1588 г. была введена должность "возного генерала" как старшего над "возным". Избранный на эту должность давал присягу королю.
Поначалу суды имели четко выраженный круг своей деятельности. Земский суд рассматривал гражданские дела, его канцелярия имела так называемое "право вечности", т.е. право придания юридической силы разным документам (условиям сделки, контрактам, тестаментам, купчим и т.п.). В компетенцию градского суда входили криминальные дела. Подкоморные же суды занимались разрешением граничных споров землевладельцев.
В дальнейшем в практической деятельности судов произошло смешение их функций. Так, санкция имущественных дел постепенно перешла к гродским судам, этому способствовало и то обстоятельство, что действовали они постоянно в то время, как земский заседал лишь три раза в год.
Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги. В зависимости от характера рассматриваемых дел они делились на: декретные, записные и текущие. В декретные книги, которые велись только во время судебных сессий — "рочков", вносили исключительно протоколы криминальных и гражданских дел. Записные — имели некоторую аналогию с нотариальными книгами. В них вносили разные личностно-правовые документы: дарственные, купчие, долговые, продажные, а также контракты, условия и т.п. В них же, кроме того, вносились королевские дарственные грамоты и "привйлеи", сеймовые конституции, люстрации и т.п. Текущие книги предназначались для жалоб, свидетельств и "реляций" возных, заявлений, "протестаций" и других извещений разнопланового характера. Большинство книг велось по двойной системе: сначала акты записывались в "черновик" — "протокол", сокращенно, без вступительных и заключительных формул, а потом переписывались в чистовик — "индукту". Акты, как правило, вписывались в "секстерни" — тетради, сложенные из 4-6 листов бумаги, которые по итогам года сшивались в актовые книги. Если документов было много, книги по их тематике формировались в тома.
Для облегчения поиска и упорядочения листов последнее слово на каждом из них заносилось первым на последующем. Если же на странице оставалось свободное место, на нем писалась буква "Z" или слово "Vacua".
Правильность написания актов проверялась, о чем говорят "маргиналии" — отметки на полях, например: "Тот аркуш порядней треба бы переписать". Нумерация актов (славянская и арабская) проводилась по месяцам; нумерация страниц была введена значительно позднее.
Свое дальнейшее развитие актовое делопроизводство в судах получило согласно Уставу 1566 г., который предусматривал ведение всех документов "словы русскими". В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества.
Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда "збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были эахованы" и хранились у "скрынях моцных за тремя-замками"" .
К сожалению, большая часть актовых книг погибла. Ныне общее количество актовых книг составляет 7,5 тыс. томов, которые вмещают около 5 млн. документов-записей'" .
Актовое делопроизводство просуществовало на территории Правобережной Украины до конца XVIII века.
До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления государства были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостными, компетенция которых распространялась и на барские вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и поддьячие.
Создание Российского централизованного государства потребовало более развитых форм государственного управления. В связи с этим происходила постепенная перестройка органов великокняжеского управления. В конце XV — начале XVI веков сложилась система приказов — центральных органов государственного правления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними отношениями, Разрядный— военными, Поместный— земельными делами; существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Когда Украина в 1654 г. вошла в состав России, при Посольском приказе сначала была создана канцелярия малороссийских дел, а в 1663 г. — Малороссийский приказ.
Всего было около 80 приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400 "приказных людей". Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с "товарищами" (заместителями и помощниками) дьяками. Дьяки из простых писарей становились начальниками приказных канцелярий и занимались всеми повседневными делами и делопроизводством. Для этого они имели в своем распоряжении "письмовые головы" разных рангов: под-дьячих (старших, средней руки и младших), писарей, переписчиков, а также переводчиков, сторожей и приставов.
Канцелярии функционировали при каждом государственном, духовном или гражданском учреждении, документы в них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались традиционно.
Деятельность канцелярий, работа их отдельных служащих по созданию официальных текстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов. Так, на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку "выписать", т.е. навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили "присуд" и распоряжения о подготовке письма-ответа.
Проект документа составляли по указанию дьяка старшие поддьячие. Дьяк редактировал этот проект, делая отметки на полях или обратной стороне листа. Исправленный документ младший поддьячий переписывал заново — "белил" и передавал поддьячему, который сверял его с черновиком и визировал: ставил подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность написанного. Проверенный документ подписывался дьяком растянуто по всей его ширине, например: "А грамоту писал дьяк Семен Грач'" .
Писали на узких (15-17 см) полосах бумаги, которые в случае необходимости склеивали, оставляя обратную сторону чистой. К первому документу подклеивали последовательно другие и длинную бумажную полосу сворачивали в рулон. При чтении полоса волочилась; отсюда и появилось народное изречение — волокита, что означает несвоевременное решение того или другого вопроса" .
В деятельности приказов XV-XVIII вв. выработался определенный процесс работы с документами, который и получил название приказное делопроизводство. В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного правления). От простых людей в приказы поступали челобитные.
Территория Левобережной Украины, на то время входившая в состав России, была разделена на 16 военных округов или полков, в которых административная, судебная и военная власть принадлежала полковникам. Территория каждого полка делилась на сотни во главе с сотниками. Возглавляли государство гетман и Старшинский Совет, а делопроизводством ведал Генеральный Писарь вместе с Генеральным Судьей.
В мае 1710 г. гетманом был избран Пилип Орлик, бывший до того генеральным писарем и автором "Пактов", или так называемой "Бендерской Конституции и вольностей Запорожского войска". Интересно, что исходным положением этого документа был тезис о независимости Украины.