План-конспект проведения занятия с начальниками служб вооружения территориальных органов УИС Минюста России (стр. 3 из 5)

Наряды

Вопрос 3. Организация учета и отчетности

Учет вооружения, боеприпасов и спецсредств в центральном, территориальных органах, научных и образовательных учреждениях УИС ведется по установленным настоящим Наставлением правилам и формам, заполняемым в строгом соответствии с пояснениями к ним.

Учет должен отражать наличие, обеспеченность, движение, качественное (техническое) состояние и местонахождение вооружения, боеприпасов и спецсредств на каждый день, обеспечивать контроль за сохранностью и законностью их расходования (использования), а также своевременное представление установленной отчетности в отдел вооружения центрального органа УИС.

Учету подлежат все виды вооружения, боеприпасов и спецсредств независимо от их назначения, источников поступления и способов приобретения, в том числе входящие в комплект бронетехники и специальных автомобилей.

Начальник службы вооружения территориального органа, научного и образовательного учреждения УИС несет непосредственную ответственность за состояние учета, законное и правильное оформление операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния вооружения, боеприпасов и спецсредств, своевременное ведение записей в книгах (карточках) учета, правильное оформление учетных документов, качественное составление и своевременное представление отчетных документов по службе.

Учет и отчетность по вооружению и боеприпасам ведутся:

- в службе вооружения - делопроизводителем;

- в учреждении (подразделении) УИС - заведующим складом или сотрудником из числа лиц начальствующего состава, на которого возложены задачи хранения, выдачи и приема вооружения, боеприпасов и спецсредств;

- на складе - начальником склада.

Лица, непосредственно ведущие учет, отвечают: за законность и правильное оформление всех учетных документов, своевременное ведение записей в книгах (карточках) учета, касающихся приема и выдачи, изменения качественного (технического) состояния вооружения, боеприпасов и спецсредств, за сохранность учетных документов и подготовку их для сдачи в архив.

Учетными документами являются: книги, журналы, наряды, накладные, карточки, ведомости, акты и другие документы, на основании которых осуществляются приходно-расходные операции.

Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Исправление ошибок производится зачеркиванием одной чертой неправильной записи текста или цифры так, чтобы зачеркнутое было видно, и надписью над ним нового текста или цифры. Сделанные исправления оговариваются на свободном месте этой же страницы документа записью: "Исправленному _____ (указывается исправленная запись) верить". В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без ее исправления, зачеркнутое оговаривается: "Зачеркнутое __ (указываются цифры или слова) не считать". Исправления заверяются подписями: в документах - лиц, их подписавших, в карточках и книгах - лиц, их ведущих. При исправлении записи в учетных документах одновременно производится исправление последующих итогов. В случаях, когда запись исправляется по истечении длительного периода времени, исправление производится путем исправления проводок.

Подпись должностного лица об исправлении в накладной (на отпуск материальных средств за пределы территориального органа, научного и образовательного учреждения УИС), акте, аттестате заверяется гербовой печатью.

При заполнении бланка учетного документа строки, оставшиеся свободными от записей, прочеркиваются зигзагообразной линией, чтобы между последней записью и подписью нельзя было что-либо вписать.

Учетные документы, содержащие секретные данные, подлежат регистрации по учету секретного делопроизводства. Все учетные документы хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Хранение документов в ящиках столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Каждый документ должен иметь номер, дату его составления и дату совершения операции, где и кем составлен документ, наименование вооружения, боеприпасов и спецсредств,их категорию и количество, соответствующие подписи и расписки лиц, выдавших и принявших вооружение, боеприпасы и спецсредства.

Учетные документы, предназначенные для отправки вооружения и боеприпасов в другие территориальные органы, научные и образовательные учреждения УИС, военные базы и склады МВД России и Минобороны России, предприятиям-поставщикам, подписываются начальниками территориальных органов, научных и образовательных учреждений УИС. На этих документах ставится гербовая печать.

Учетные документы, которые не выходят за пределы территориальных органов, научных и образовательных учреждений УИС, подписываются начальником службы вооружения и делопроизводителем.

Книги (карточки) учета заводятся на основании данных инвентаризации или путем перенесения в них выверенных остатков из старых книг (карточек) и ведутся до полного расходования. Книги и журналы, ведущиеся в службе вооружения, пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписываются начальником службы вооружения.

Все записи в книгах и карточках учета о наличии и движении вооружения, боеприпасов и спецсредств производятся на основании подлинных учетных документов и только чернилами. При массовых выдачах (сдачах) однородных предметов разрешаетсяв книгах учета производить записи о движении вооружения и боеприпасов на основании сводной ведомости (форма № 19-арт.), которая рассматривается со всеми приложениями к ней как единый документ.

На день инвентаризации, представления в отдел вооружения центрального органа УИС отчетов о расходе боеприпасов, смазочно-обтирочных и других материалов, при закрытии счетов и переносе итогов в новые книги и карточки учета, а также при приеме-передаче дел и должности материально ответственными лицами во всех книгах и карточках учета подводится черта и делаются итоговые записи.

Обоснованность и достоверность данных в книгах и карточках учета об остатках заверяются: в службе вооружения и учреждениях (подразделениях) УИС, подчиненных территориальному органу, научному и образовательному учреждению УИС -начальником службы вооружения и делопроизводителем, а в складе и мастерской -лицом, ведущим учет.

Сверка учетных данных службы вооружения территориального органа, научного и образовательного учреждения УИС осуществляется с учетными данными: отдела вооружения центрального органа УИС - один раз в год; учреждения (подразделения) УИС - не реже одного раза в полугодие; склада - ежемесячно.