В законодательно регулируемом объеме бухгалтерская отчетность представляется налоговым органам, с приложением расчетов налогооблагаемой базы различных налогов, в органы статистики, а также в кредитующие коммерческие банки.
Наряду с внутренней информацией в современных условиях рыночной экономики России для принятия рациональных управленческих решений необходимо располагать информацией о состоянии внешней среды, в которой функционирует и развивается хозяйствующий субъект.
Такая информация поступает из источников, находящихся вне хозяйствующего субъекта, и поэтому называется внешней информацией; в ее состав входят:
1) политическая информация об экономической политике государства в период проведения анализа и намечаемые ее изменения, в частности в отношении отдельных видов хозяйственной и коммерческой деятельности;
2) экономическая информация о состоянии спроса и предложения по разным видам товаров и услуг на отечественных и зарубежных рынках, о процентных ставках за кредит, о биржевых котировках ценных бумаг разных эмитентов, о колебаниях курсов иностранных валют, о рейтингах отдельных коммерческих банках и компаний, с которыми анализируемый субъект имеет деловые отношения, о перспективах развития отдельных отраслей и подотраслей народного хозяйства;
3) информация о деловых и личных качествах руководителей этих юридических лиц.
Источниками внешней информации являются газеты, журналы, биржевые бюллетени, телевидение, Интернет, органы государственной статистики, службы экономической безопасности и личные наблюдения руководителей анализируемого субъекта, фирмы, которые специализируются на сборе и обработке информации по заказам пользователя.
Собранная из разных источников информация группируется и обрабатывается в разрезах, необходимых для достижения данным видом анализа целей. При этом особое внимание уделяется проверке согласованности данных, полученных из разных источников и их достоверности.
Недостоверность вызывается рядом причин объективного и субъективного характера.
Объективной причиной несоответствия информации реальному состоянию хозяйствующего субъекта и действительным результатом его деятельности является, прежде всего, несовпадение законодательно устанавливаемых правил оценки стоимости имущества и реальной рыночной его стоимости на дату проведения анализа. Определение размеров доходов и расходов, а, следовательно, финансовых результатов в известной степени условно, поскольку зависит от принятой учетной политики и правил их признания по методу начисления либо по кассовому методу. Отклонение информации от реальной действительности вызывается и действием ряда других объективных причин, к числу которых относится невозможность точного определения степени морального и физического износа основных средств, потери потребительской стоимости материальных оборотных средств, уровня риска снижения биржевой стоимости портфеля ценных бумаг, риск непогашения задолженности, а также обесценение имущества вследствие инфляции.
Субъективными причинами получения недостоверной информации является недостаточная квалификация персонала, вызывающая ошибки в оформлении первичной, правовой, учетной и технической документации, в ведении бухгалтерского учета, составлении отчетности и расчете налогов. К субъективным причинам относится также сознательное искажение внутренней и внешней информации ее составителями с целью обмана пользователей в отношении финансовой устойчивости и доходности деятельности хозяйствующего субъекта либо прямого мошенничества для личного обогащения.
Все перечисленные причины объективного и субъективного характера вызывают необходимость проверки достоверности отчетности и внесения в нее корректив, способствующих приближению ее к реальному состоянию анализируемых сторон деятельности и позволяющих дать правильную ее оценку.
Процесс проверки информации включает обычно несколько этапов.
Первый этап – счетная проверка, т.е. проверка соответствия данных аналитического и синтетического бухгалтерского учета путем составления оборотных ведомостей остатков и оборотов по каждому счету, предусмотренному рабочим планом счетов.
Далее проводится сопоставление показателей разных форм отчетности, которые либо должны полностью совпадать в этих формах, либо выводиться один из другого путем вычитания, сложения или деления (арифметические действия проводятся для выявления сопоставления или же взаимоувязки отдельных показателей).
Второй этап – встречная проверка, т.е. сопоставляется информация, полученная из разных источников.
Данные об остатках на расчетных, текущих, депозитных и ссудных счетах должны быть подтверждены выписками об остатках, полученным от ведущих их банков; остатки задолженности по каждому дебитору и кредитору сверяются с данными бухгалтерии этих дебиторов и кредиторов. В этом объеме встречная проверка должна проводиться в обязательном порядке бухгалтерией перед составлением годового бухгалтерского отчета.
Дальнейшая встречная проверка информации осуществляется силами аналитиков (либо аудиторов).
При этом сопоставляются данные внутреннего бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности, а также данные, полученные из внешних источников информации; выясняются причины выявленных расхождений, что существенно для оценки достоверности информации и, по возможности, в нее вносятся необходимые уточнения.
Третий этап – логическая проверка. На этом этапе аналитик с учетом сложившейся экономической ситуации выясняет, насколько можно доверять данным внутренней и внешней информации о качестве выпускаемой (проданной) продукции (или услуг), о доходах и расходах анализируемого хозяйствующего субъекта на основе собственной оценки квалификации и добросовестности его руководителей и персонала, состояния бухгалтерского учета и контроля.
Методика логической проверки очень субъективна и почти не поддается формализации.
На этапе логической проверки выводы аналитика носят в основном предварительный характер и всецело зависят от его квалификации и опыта практической ревизионной или аудиторской деятельности.
1.2 Аналитическая обработка информации: современные компьютерные аналитические программы
После проверки полноты и достоверности информации проводится ее аналитическая обработка, т.е. определяется система показателей, изучение которых требуется для достижения целей проводимого анализа. Эти показатели либо уже содержатся в подобранной информации, либо исчисляются в процессе ее аналитической обработки.
Под системой показателей подразумевается такое упорядоченное их множество, в котором каждый показатель дает качественную и количественную характеристику определенной стороны деятельности экономического субъекта, взаимосвязан с другими показателями, но не дублирует их, обладает свойствами сводимости и делимости.
Количество показателей в процессе аналитической обработки информации может увеличиваться практически безгранично путем их дифференциации или интеграции в зависимости от программы анализа, глубины изучения результатов деятельности и влияющих на них факторов.
Поскольку деятельность хозяйствующих субъектов, их структурных подразделений, а также различных их объединений в основном носит достаточно устойчивый характер, система показателей, с помощью которых она анализируется, обладает известной устойчивостью, но постепенно обогащается новыми показателями по мере возникновения новых задач, изменения общей экономической ситуации, внешних и внутренних условий деятельности хозяйствующих субъектов.
Широкий рынок программных продуктов и множество разработчиков, предлагающих свои услуги на российском рынке, требуют оценки результативности их применения в разных условиях. Для массового потребления наиболее понятны простые признаки классификации программных продуктов, например, ориентация программных продуктов на крупные, средние и малые предприятия. Несмотря на их упрощенность, они очень широко используются.
В настоящее время по степени функционального охвата программы могут быть ориентированы только на бухгалтерский, на бухгалтерский и оперативный (производственный) учет; на складской учет и другие виды информации. В этом случае программные продукты ориентированы на обслуживание различных отделов, подразделений и звеньев производства и управления. При этом комплексные программы охватывают несколько подразделений сразу.
На рынке есть программы, имеющие отраслевую направленность, например, для строительных, торговых организаций, дискретного производства (по типу технологии производства), для железнодорожного транспорта.
По степени готовности, способу и глубине настройки можно выделить готовые программы с параметрической настройкой, с элементами алгебраическо-формульной настройки, индивидуально дорабатываемые программы.
Наиболее широко в России распространены интегрированные финансово-функциональные системы, ориентированные на несколько подразделений управления предприятием. В них включаются блоки управления финансовыми потоками, финансового анализа, но в их основе лежат, прежде всего, учетные функции. К универсальным системам этого класса относят: 1С-Предприятие, Аккорд, БЭСТ-4, Парус, Флагман; Каскад, Домино, БЭСТ-Про и др.
В комплексных и интегрированных системах часто выделяются специальные модули, реализующие функции анализа и планирования.
Наибольшее развитие в России получили программные продукты анализа финансовых результатов и оценки финансового состояния организации. Это объясняется, с одной стороны, объективной востребованностью в решении задач финансового анализа. Финансовый анализ наиболее тесно связан с финансовой (бухгалтерской) отчетностью, использует данные бухгалтерского учета, т.е. наиболее тесно примыкает к учетной системе, получившей наибольшую проработку в программных продуктах.