Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудиторы обращают внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних предприятий и организаций, исполнительных листов и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на зарплату, на выдачу различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы и др.), и соблюдение лимита кассы.
При проверке обоснованности выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах следует также установить выделение сумм НДС в расчетных документах и правильность его отражения в учете.
Контролируя соблюдение порядка осуществления кассовых операций и их отражение в учете целесообразно применить метод взаимного контроля, при котором сравнивают отражение одной кассовой операции в различных учетных регистрах (по корреспондирующим счетам). Например, поступление денежных средств, отраженное в ведомости №1 по дебету счета 50, сопоставляют с данными журналов-ордеров № 2,7, учетными регистрами по счетам 62, 76, 90,91 и др. Эти суммы должны совпадать.
В ходе проверки выясняется также соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами, а также соблюдение лимита остатка кассы, установленного банком. Следует установить причины наличия превышения остатков над лимитом, так как оно допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия. В остальных случаях несоблюдение лимита остатка кассовой наличности расценивается как нарушение порядка ведения кассовых операций.
При проверке обязательно контролируют правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатков по данному счету. Для этого сверяют данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам.
По желанию аудитора или директора предприятия можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по оснащенности техническими средствами пожарно-охранной сигнализации, имеется ли для хранения денежных средств и других ценностей сейф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа и порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, имеются ли акты периодических внезапных проверок кассы, созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк.
В ходе инвентаризации аудитор устанавливает правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; наличие подписей в получении денег (для чего выборочно проверяют подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие); соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах; наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено); правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней; правильность выдачи денег по доверенностям; соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом типовой формы № инв.-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный бухгалтер проверяемого предприятия. Этот акт является письменным аудиторским доказательством.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги аудитором должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено несколько правил аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием автоматизированных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование его базы данных.
В стандарте «Аудит в условиях компьютерной обработки данных» перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в своих рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных; форма бухгалтерского учета; участки учета, функционирующие в системе КОД; как передаются данные; как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей); как обеспечивается хранение данных и их архивирование. Как свидетельствует опыт аудиторских проверок, наиболее распространенными ошибками, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются следующие:
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- неоприходование и присвоение поступивших денежных средств;
- излишнее списание денег по кассе с повторным использованием одних и тех же документов или подложных документов;
- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
- осуществление расчетов с населением за готовую продукцию, товары, услуги без применения контрольно-кассовых машин;
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
- формальное проведение инвентаризаций кассы.
4.3. АУДИТ ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА РАСЧЕТНОМ И СПЕЦИАЛЬНЫХ СЧЕТАХ В БАНКАХ
При аудиторской проверке банковских операций особое внимание обращается на соблюдение действующего законодательства при их осуществлении. В соответствии с которым организации обязаны хранить свои денежные средства (сверх наличного лимита) в обслуживающих учреждениях банков. Расчеты с учреждениями банка возникают в связи с хранением денежных средств на расчетном, текущем и других счетах, получение краткосрочных и долгосрочных ссуд, их погашением и переоформлением, претензиями к банку по ошибочным записям на счетах. Расчеты через учреждения банков между организациями осуществляются по безналичным формам расчета.
Порядок открытия и режим банковских счетов, а также осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, регулируются специальными инструктивными указаниями Центрального банка России.
Самостоятельное регулирование банковских операций не допускается, и поэтому большого внимания требует проверка этих операций последовательно, согласно соответствующему разделу аудиторской программы. Данный раздел аудиторской программы должен включать:
- установление наличия расчетных, текущих, валютных и прочих счетов организации в банках (в каких учреждениях банка открыты эти счета);
- проверку законности совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций, правильности их документального оформления;
- проверку полноты и своевременности оприходования поступивших на счета денежных средств;
- проверку полноты и своевременности оплаченных средств по предъявленным счетам;
- проверку своевременности перечисления налогов в бюджет и обязательных платежей во внебюджетные фонды;
- проверку полученных в банке средств и оприходованных в кассу, а также целевого использования этих средств;
- определение платежеспособности организации и причин просрочек расчетов с разными кредиторами, в том числе с банками по ссудам и бюджетом по налогам;
- проверку соответствия по каждому безналичному расчету с организациями их договорным взаимоотношениям;
- контроль достоверности и экономической целесообразности проведения отдельных банковских операций;
- проверку соответствия данных о наличии и движении денежных средств, отраженных в документах и записях;
- проверку правильности корреспонденции счетов по банковским операциям.
Источниками информации для аудирования данных вопросов являются: договоры с юридическими и физическими лицами исполнительные листы и претензионные иски; выписки банка с приложенными к ним денежно-расчетными документами; Главная книга; листки расшифровки, журналы-ордера №1, 2, 3, ведомость №1, 2 журнально-ордерной формы учета или машинограммы оборотов по соответствующим счетам 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» и 55 «Специальные счета в банках» и др.
Наиболее полно выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе документальной проверки. Однако до начала документальной проверки целесообразно еще раз оценить состояние внутреннего контроля и системы учета банковских операций, а уже потом решить, каким способом их проверять — сплошным или выборочным. Это можно сделать путем устного или письменного тестирования (табл. 14). Данный вариант вопросника рекомендован к применению Р.А. Алборовым. Из данных вопросника аудитор делает вывод о состоянии системы бухгалтерского учета и внутреннего аудита банковских операций и определяет основные направления и методы проверки.
Таблица 14 – Вопросник тестов контроля банковских операций
| № | Направления и вопросы контроля | Ответы | |||
| Нет ответа | Да | Нет | Примечание | ||
| 1 2 3 4 | Условия Открыты ли в других банках незарегистрированные счета? Заключен ли с банком договор о банковском счете? Лишены ли доступа к бланкам чеков, платежных поручений, не отвечающие за них лица? Запрещено ли подписывать чистые чеки? | X X X | X | ||
| 5 6 7 | Подтверждение Проверяет ли главный бухгалтер выписки банка, счета-фактуры, накладные? Проверяют ли внутренние аудиторы соответствие проведенных операций договорным взаимоотношениям? Осуществляется ли ежемесячная сверка с банком и подтверждение сальдо средств на счетах? | X X | X | ||
| 8 9 10 11 | Полнота Нумеруются ли выписанные банковские документы? Регистрируются ли платежные документы в специальном журнале? Отражается ли поступление выручки от реализации продукции на расчетный счет согласно учетной политике? Обрабатываются ли и отражаются ежедневно выписки банка в учете? | X X X | X | ||
| 12 13 | Реальность Осуществляет ли банк контроль за соблюдением платежно-расчетной дисциплины? Проверяют ли внутренние аудиторы подлинность банковских документов? | X | X | ||
| 14 | Разрешение Подписываются ли банковские документы руководителем и главным бухгалтером? | X | |||
| 15 | Точность Проверяют ли внутренние аудиторы точность отражения операций по оприходованию и списанию денег на банковских счетах? | X | |||
| 16 | Проверяет ли главный бухгалтер соответствие данных о наличии и движении денежных средств, отраженных в документах и записях? | X | |||
| 17 | Классификация Разработан ли примерный проект отражения банковских операций на счетах бухгалтерского учета? | X | |||
| 18 19 | Учет Проверяет ли главный бухгалтер своевременность и правильность отражения данных выписок банка в регистрах бухгалтерского учета? Верно ли отражаются в учете аккредитивы и расчеты по чекам из лимитированных (нелимитированных) чековых книжек? | X X | |||
| 20 | Периодизация Датируются ли платежные документы в журнале регистрации по дате, указанной в документе? | X | |||
Проверка проводится по всем счетам, открытым предприятием в банках, и прежде всего по расчетному счету. В первую очередь аудитору необходимо ознакомиться с корреспонденцией счетов, указанной в Главной книге. Это позволит выявить наиболее часто встречающиеся операции и проверить правильность бухгалтерских проводок. Особое внимание следует обратить на корреспонденцию счетов по записям, не типичным для проверяемой организации.