Суммы начисленных пеней и штрафа за нарушение законодательства о налоге на доходы физических лиц в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68-1.
Приведем несколько типовых бухгалтерских записей:
Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 68-1 - удержан НДФЛ с оплаты труда;
Д 70 - К 68-1 - удержан НДФЛ с доходов от участия в уставном (складочном) капитале, выплаченных акционерам (участникам), которые являются сотрудниками организации;
Д 75 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по выплате доходов» - К 68-1 - удержан НДФЛ с доходов от участия в уставном (складочном) капитале, выплаченных акционерам (участникам), не являющимся сотрудниками организации;
Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - К 68-1 - удержан НДФЛ с вознаграждения по договорам гражданско-правового характера;
Д 68-1 - К 51 - перечислены в бюджет суммы налога;
Д 99 «Прибыль и убытки» - К 68-1 - начислены штрафы и пени;
Д 68-1 - К 51 - перечислены в бюджет штрафы и пени.
На каждого работника организации составляется справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. Они представляются в налоговую инспекцию ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Также все организации в течение года должны вести учет доходов своих сотрудников в специальной налоговой карточке по форме 1-НДФЛ
Справка составляется на каждого человека, которому организация выплачивала деньги в отчетном году. Это могут быть штатные работники, сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, учредители, получающие дивиденды, и т.д.
Форма 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» ведется отдельно по каждому человеку, которому организация выплачивала доход. На основании этой карточки заполняется справка о доходах работника по форме 2-НДФЛ.
Рассмотрим расчёт НДФЛ на примере Адамова Д.М он ежемесячно получает в ООО «СервисХост» заработную плату 15000, месяц и на иждивении у него находятся двое несовершеннолетних детей, специалист состоит в браке.:
Посчитаем налоговую экономию от изменения вычетов на примере. Сравним его располагаемый доход после налогообложения НДФЛ в 2008 и в 2009 годах.
2008 год:
Январь:
НДФЛ = (15 000 – 400 (вычет на себя) – 600 х 2 (вычет на детей)) х 13% = 1742 рубля.
Располагаемый доход:
15 000 – 1742 = 13258 рублей
Февраль:
НДФЛ = (15 000 – 600 х 2 (вычет на детей, вычет на себя не применяется, так как доход нарастающим итогом достиг 20 000 рублей, а именно такой доход в 2008 году является порогом для применения вычета на самого налогоплательщика)) х 13% = 1794 рубля.
Располагаемый доход:
15 000 – 1795 = 13206 рублей.
Март и далее до конца года:
НДФЛ = 15 000 (без вычетов на детей, так как доход нарастающим итогом с начала года превысил 40 000 рублей) х 13% = 1950 рублей.
Располагаемый доход:
15 000 – 1950 = 13050 рублей.
2009 год:
Январь:
НДФЛ = (15 000 – 400 (вычет на себя, его размер не изменился) – 1000 х 2 (новый вычет на двоих детей)) х 13% = 1638 рублей.
Располагаемый доход:
15 000 – 1638 = 13362 рубля.
Февраль: аналогичный январю расчет и располагаемый доход, так как вычет на самого налогоплательщика продолжает применяться – пороговое значение для применения данного вычета увеличено с 20 000 до 40 000 рублей.
Март: НДФЛ = (15 000 – 1000 х 2 (вычет на детей, вычет на себя не применяется, так как доход нарастающим итогом превысил 40 000 рублей)) х 13% = 1690 рублей. Располагаемый доход: 15 000 – 1690 = 13310 рублей.
Размер располагаемого дохода в 13310 рублей останется неизменным ежемесячно до конца года, так как по состоянию на декабрь 2009 года доход налогоплательщика нарастающим итогом составит 180 000 рублей, что меньше порогового значения для применения вычета, установленного с 1 января 2009 года.
Итого в 2008 году при соблюдении условий примера специалист получит на руки: 13258 + 13206 + 13050 х 10 = 156 964 рубля. А в 2009 году: 13362 х 2 + 13310 х 10 = 159824 рубля. Общий выигрыш за счет изменения правил предоставления вычетов составит 2860 рублей, или 19% от размера одного месячного оклада.
Если ООО «СервисХост» заключает договор с физическим лицом, являющимся предпринимателем без образования юридического лица, и в свидетельстве о регистрации вид деятельности соответствует выполняемой по договору работе, то обязанности по удержанию налога на доходы физических НДФЛ. Сумма выплаченной материальной помощи превышает установленный предел на 2000 руб. (6000 – 4000). И эта величина включается в облагаемый налогом доход.
Проверка исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц на предприятии регулярно проводится службой внутреннего контроля ООО «СервисХост». Основными задачами при проведении контроля за начислением и уплатой НДФЛ являются:
- полнота определения налоговой базы по НДФЛ (выплаты и иные);
- обоснованность применения налоговых льгот по НДФЛ;
- наличие заявлений работников о предоставлении льгот по НДФЛ;
По результатам порядка исчисления и взимания налога на доходы физических лиц в ООО «СервисХост» необходимо отметить, что предприятие как налоговый агент:
- ведет учет доходов, облагаемых налогом, каждого физического лица;
- рассчитывает, удерживает и перечисляет в бюджет суммы налога;
- извещает налоговый орган о том, что у какого-либо работника налог не был удержан;
- по окончании календарного года представляет в налоговую инспекцию документы, позволяющие контролировать расчет и уплату налога. ООО «СервисХост» использует, разработанную ФНС РФ форму №2-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц».
Налоговую карточку ООО «СервисХост» ежегодно заводит на каждого своего работника. Каждый месяц в ней записывается размер дохода, полученного работником, сумма налоговых вычетов, а также размер удержанного налога.
Основная категория налогоплательщиков, с доходов которых ООО «СервисХост» исчисляет и удерживает налог, вправе использовать стандартные вычеты в размере 400 руб. Причем большинство, использующих вычеты в размере 400 руб. вправе также использовать вычеты в 600 руб. одновременно.
Это обусловлено тем, что большинство работников предприятия, имеют на иждивении несовершеннолетних детей или детей до 24-лет, обучающихся на дневной форме обучения.
2.3 Отчетность организации по налогу на доходы физических лиц
ООО «СервисХост» ведет учет доходов, полученных от них работниками в налоговом периоде, по форме № 1-НДФЛ, а также представляет в ИФНС девяти разделов.
На основе данных из налоговой карточки по каждому работнику организации составляется справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.
Ежегодно не позднее до 30 апреля , следующего за истекшим годом, предприятие представляет в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов . Они представляются на магнитных носителях.
Налоговая карточка является первичным документом налогового учета. Ее обязаны составлять налоговые агенты - российские организации, представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, являющиеся источником дохода физических лиц.
Ведение карточки осуществляется ежемесячно с учетом особенностей исчисления сумм налога, предусмотренных для различных видов доходов, облагаемых налогом по ставке 13, 30 или 35%, исходя из начисленного налогоплательщику дохода.
Карточка заполняется в случае начисления и выплаты соответствующих доходов как во исполнение трудовых соглашений (контрактов), так и гражданско-правовых договоров (отношений), возникающих между налоговыми агентами и физическими лицами. Если налоговые агенты производят выплату доходов индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы, и эти индивидуальные предприниматели предъявили документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, Налоговая карточка на такие произведенные выплаты не составляется.
Налоговая карточка заполняется на каждое физическое лицо, получившее в отчетном периоде доходы, подлежащие налогообложению в соответствии с действующим законодательством, включая доходы, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты. Не отражаются в карточке доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) независимо от суммы полученного дохода в соответствии со ст. 217 НК РФ, кроме доходов, частично освобождаемых от налогообложения. Например, не отражаются в карточке выплаты, производимые налоговым агентом, подпадающие под действие п. 1 ст. 217:
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
- пособие при рождении и при усыновлении ребенка;
- пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
- пособие по безработице.
В аналогичном порядке не учитываются при заполнении карточки государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действующим законодательством (п. 2 ст. 217), все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, выплачиваемых в случаях, указанных в п. 3 ст. 217, и так далее. Также не отражаются в налоговой карточке отдельные виды доходов, освобождаемые от налогообложения в соответствии с пунктами 1, 2, 4 ст. 213 НК РФ, получаемые в виде страховых выплат или пенсионных выплат из негосударственных пенсионных фондов. Доходы, частично освобождаемые от налогообложения, указанные в ст. 217 НК РФ, учитываются в Налоговой карточке в соответствии с правилами, приведенными в порядке ее заполнения.
В Налоговой карточке не отражаются доходы, полученные налогоплательщиком от других налоговых агентов.
Карточки на работников обособленных структурных подразделений российских организаций, осуществляющих деятельность в Российской Федерации, ведутся ООО «СервисХост» по месту начисления дохода работникам этих подразделений.