Отпускные не распределяют. Всю сумму включают в доходы того месяца, в котором они выплачены (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ [3]). А уже исходя из них определяют, есть ли у сотрудника право на стандартный вычет [3].
Допустим, сотрудник берет ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 октября на 14 календарных дней. Должностной оклад - 27 000 руб., с октября - 30 000 руб. Отпускные за две недели - 15 000 руб. Доходы с начала года составят 283 000 руб. (27 000 руб. × 9 мес. + 25 000 руб. + 15 000 руб.). Их сумма превышает 280 000 руб., поэтому сотрудник права на детский вычет за октябрь не имеет, и НДФЛ, который с него нужно будет удержать, составит
5200 руб. ( (25 000 руб. + 15 000 руб.) × 13%)
Причем, если по итогам ноября предельный размер доходов будет превышен, этот налог пересчитывать не нужно.
Отпускные распределяют. Приведенный выше вариант расчета прямо не следует из кодекса и нигде четко не прописан. Поэтому можно отпускные распределять по месяцам и рассчитывать вычет отдельно за каждый месяц. Тем более что это следует из правил заполнения карточки 1-НДФЛ.
В нашем примере тогда доходы с начала года составят 274 429 руб. (27 000 руб. × 9 мес. + 25 000 руб. + (15 000 руб. / 14 дн. × 6 дн). А значит, сотрудник сможет получить право на детский вычет в размере 1000 руб. и сумма НДФЛ будет меньше - 5070 руб. ( (25 000 руб. + 15 000 руб. - 1000 руб) × 13%).
Пример 3. Организация 1 февраля 2009 г. выдала своему сотруднику заем на текущие нужды на три месяца в размере 300 000 руб. под 2% годовых. Договором предусмотрено, что выплата процентов и возврат займа производятся равными частями ежемесячно. Проценты удерживаются из заработной платы, а денежные средства вносятся в кассу предприятия работником. Предположим, что ставка рефинансирования ЦБ в течение всего срока использования заемных средств не изменится и составит 13% годовых.
Рассчитаем сумму НДФЛ. За первый расчетный период с 1 по 28 февраля:
Сумма процентов исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ:
(27: 365) x 300 000 руб. x 2/3 x 13% = 1923,29 руб.;
Сумма процентов исходя из условий договора займа:
(27: 365) x 300 000 руб. x 2% = 443,84 руб.;
Материальная выгода:
1923,29 руб. - 443,84 руб. = 1479,45 руб.;
Сумма НДФЛ:
1479,45 руб. x 35% = 518 руб.
За второй расчетный период с 1 по 31 марта:
Сумма процентов исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ:
(31: 365) x (300 000 руб. - 100 000 руб) x 2/3 x 13% = 1472,15 руб.;
Сумма процентов исходя из условий договора займа:
(31: 365) x (300 000 руб. - 100 000 руб) x 2% = 339,73 руб.;
Материальная выгода:
1472,15 руб. - 339,73 руб. = 1132,42 руб.;
Сумма НДФЛ:
1132,42 руб. x 35% = 396 руб.
За третий расчетный период с 1 по 30 апреля:
Сумма процентов исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ:
(30: 365) x (300 000 руб. - 100 000 руб. - 100 000 руб) x 2/3 x 13% = 712,33 руб.;
Сумма процентов исходя из условий договора займа:
(30: 365) x (300 000 руб. - 100 000 руб. - 100 000 руб) x 2% = 164,38 руб.;
Материальная выгода:
712,33 руб. - 164,38 руб. = 547,95 руб.;
Сумма НДФЛ:
547,95 руб. x 35% = 192 руб.
Итого за весь срок действия договора дополнительно с работника будет удержан НДФЛ в размере:
518 руб. + 396 руб. + 192 руб. = 1106 руб.
Если проценты или заем удерживаются из заработной платы, то днем удержания НДФЛ будет считаться день получения дохода, то есть в данном случае - день начисления заработной платы, поскольку согласно п.2 ст.223 НК РФ [3] при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Существует несколько форм, которые применяются для учета доходов физических лиц.1-НДФЛ - налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, 2-НДФЛ - справка о доходах физического лица, 3-НДФЛ - налоговая декларация по налогу на доходы физических лиц за 200_ год, 4-НДФЛ - налоговая декларация по налогу на доходы физических лиц за 200_ год. Декларация формы 4-НДФЛ подается с целью указания суммы предполагаемого дохода, определяемого налогоплательщиком - индивидуальным предпринимателем, нотариусом или адвокатом, на основании которой налоговым органом производится расчет сумм авансовых платежей по налогу на доходы на текущий налоговый период.
Декларация по НДФЛ (далее - декларация) представляется налогоплательщиком в территориальную инспекцию МНС РФ по месту своего учета (месту жительства). Физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, подают декларацию в налоговый орган по месту жительства в РФ (месту своего учета).
В соответствии со ст.227 - 229 НК РФ [3] подается не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.
К налоговой декларации налогоплательщиком должны быть приложены заявление о предоставлении налогового вычета и документы, подтверждающие его право на получение налоговых вычетов.
Декларация может быть представлена в налоговый орган на бумажном носителе или в электронной форме лично, через доверенное лицо или направлена по почте.
Декларация должна быть подписана налогоплательщиком. Налоговый орган не вправе отказать в принятии декларации и обязан по просьбе налогоплательщика проставить отметку на копии декларации о принятии и дату ее представления. При отправке декларации по почте днем ее представления считается дата отправки заказного письма с описью вложения.
Подача декларации в электронной форме возможна при наличии гарантий ее достоверности и защиты от искажений. Электронная форма декларации должна быть подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ.
В случае прекращения деятельности, указанной в ст.227 НК РФ [3], и (или) прекращения выплат, указанных в ст.228 НК РФ [3], до конца налогового периода налогоплательщики обязаны в пятидневный срок со дня прекращения их существования представить декларацию о фактически полученных доходах в текущем налоговом периоде.
В случае появления в течение года доходов у индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов и других лиц, занимающихся в установленном действующим законодательством порядке частной практикой, полученных от такой деятельности, эти лица обязаны представить в налоговый орган декларацию с указанием суммы предполагаемого дохода от указанной деятельности в текущем налоговом периоде в пятидневный срок по истечении месяца со дня появления таких доходов. При этом сумма предполагаемого дохода определяется налогоплательщиком.
В случае значительного (более чем на 50%) увеличения или уменьшения в налоговом периоде дохода налогоплательщик обязан представить новую декларацию с указанием суммы предполагаемого дохода от осуществления предпринимательской деятельности или частной практики. В этом случае налоговый орган производит перерасчет сумм авансовых платежей на текущий год по ненаступившим срокам уплаты.
При прекращении в течение календарного года иностранным физическим лицом деятельности, доходы от которой подлежат налогообложению в соответствии со ст.227 и 228 НК РФ [3], и выезде его за пределы территории РФ декларация о доходах, фактически полученных за период его пребывания в текущем налоговом периоде на территории РФ, должна быть представлена им не позднее, чем за один месяц до выезда за пределы территории РФ.
Согласно ст. 209 НК РФ [3] физические лица в декларациях указывают все полученные ими в налоговом периоде доходы, источники их выплаты, налоговые вычеты, суммы налога, удержанные налоговыми агентами, суммы фактически уплаченных в течение налогового периода авансовых платежей, суммы налога, подлежащие уплате (доплате) или возврату по итогам налогового периода.
Декларация, подаваемая на бумажном носителе, заполняется печатными буквами шариковой или перьевой ручкой черного или синего цвета. Возможна распечатка декларации на принтере.