Якщо працівник не згоден з відрахуванням або з його розмірами, трудовий спір за його заявою розглядається в порядку, визначеному законодавством. У решті випадків керівник установи подає позов до районного (міського) суду, після чого суд приймає відповідне рішення. Операції з обліку дебіторської заборгованості за розрахунками з відшкодування завданих збитків відображаються в різних меморіальних ордерах .
Аналітичний облік за субрахунком №375 за кожною винною особою ведеться на картках ф.№292а, в яких неодмінно зазначається сума заборгованості та дата її виникнення.
4 УДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ З РІЗНИМИ КРЕДИТОРАМИ
В даному розділі розрахунки розглядаються за допомогою системного підходу. Системі розрахунків можна дати таку характеристику: за здатністю до змін вона є динамічною – за умови дії зовнішніх та внутрішніх впливів елементи системи розрахунків здатні переміщуватись, перегруповуватись, трансформуватись, не руйнуючи при цьому системи; за умовами функціонування вона є ймовірнісною – тобто це система, кінцевий стан якої можливо передбачити з певним ступенем ймовірності; за типом вона є соціальною – тобто системою, виникнення та цілісність якої визначається наявністю та взаємодією людей із спільністю конкретних цілей та інтересів; за обсягом вона може бути і малою, і середньою, і великою в залежності від кількості її елементів та числа внутрішніх зв’язків; за положенням в процесі взаємодії вона може бути як зовнішньою, так і внутрішньою, в залежності від того з ким взаємодіє: з державою, з контрагентом, з філіалом, з робітником, з покупцем – фізичною особою.
Однією з властивостей існування системи є орієнтованість на досягнення мети, яку визначають її суб’єкти. Метою системи розрахунків є виконання зобов’язань учасників розрахунків шляхом обрання оптимального для всіх суб’єктів часу між моментами передачі товарів, робіт, послуг та коштів з гарантією обумовленого рівня надійності.
У структурі елементів системи розрахунків можна виділити: об'єкти, суб'єкти і механізм розрахунків як сукупність методів та засобів впливу і регулювання на економічний процес розрахунків. Об'єктом системи розрахунків є фінансові зобов'язання, а також взаємини між суб'єктами системи розрахунків по їх погашенню. Суб'єктами системи розрахунків виступають: постачальники товарів, робіт, послуг – одержувачі коштів; покупці товарів, робіт, послуг – платники коштів; банки й інші фінансово-кредитні установи – посередники з переказу коштів; треті особи – гаранти при проведенні розрахунків. Механізм розрахунків, будучи елементом системи розрахунків, характеризується цілою низкою складових: умови та форми розрахунків, види, гарантії та засоби платежу. Елементи системи взаємопов’язані між собою за допомогою трьох типів зв'язків: функціонально необхідні, синергічні (спільної дії), надлишкові – зайві чи суперечливі.
Системи існують у деякому навколишньому середовищі, постійно взаємодіють з ним, завдяки чому можливо їх функціонування і розвиток. У складі навколишнього середовища системи розрахунків виділені надсистема, рівноправні системи та підсистеми.
Надсистемами виступають вищестоящі системи, але загалом, в більш широкому змісті надсистема являє собою сукупність різнорідних систем, що визначають і обмежують діяльність розглянутої системи, що споживають результати її діяльності. Для системи розрахунків надсистемою є держава, як основний орган, що регламентує й обмежує її функціонування шляхом створення відповідної законодавчої бази.
Системи, що знаходяться в рівноправних відносинах з розглянутою, відрізняються тим, що вони одночасно можуть бути як такі, що співробітничають з даною системою, так і байдужими до неї до визначеного моменту: банківська система, платіжні системи (українська СЭП, міжнародна СВІФТ і т.д.), валютна система, підприємства як системи і т.д. Їх називають ще суміжними системами.
Підсистеми, що забезпечують діяльність розглянутої системи, утворюються при об'єднанні однорідних груп елементів, піделементів і мікроелементів. Систему розрахунків можна представити як сукупність таких підсистем: технологічна, технічна, соціальна, організаційна, економічна, інформаційна. Технологічна підсистема системи розрахунків являє собою визначену послідовність операцій, своєчасне і якісне виконання яких забезпечує досягнення мети системи розрахунків. Технічна підсистема обумовлена структурою і змістом технологічної підсистеми, а також обсягами інформаційних потоків. Як правило, вона представлена спеціальним устаткуванням, комп'ютерною технікою, засобами зв'язку і телекомунікації. Технічна підсистема дуже сильно піддана впливу науково-технічного прогресу і вимагає періодичної модернізації. Соціальна підсистема характеризує використання людського фактора, визначає кількісні і якісні пропорції окремих видів праці, ступінь участі і впливу людини на процеси, що відбуваються усередині системи. Організаційна підсистема дозволяє найбільш раціонально і якісно використовувати елементи кожної підсистеми для досягнення загальної мети з найменшими витратами. Економічна підсистема виражає єдність всіх економічних процесів і зв'язків між підсистемами, елементами усередині системи і з навколишнім середовищем. Інформаційна підсистема – містить у собі сукупність різноманітних відомостей про стан системи розрахунків і процеси, що відбуваються в ній, які певним чином організовані, збережені і зафіксовані на різних носіях. Саме ця підсистема забезпечує можливість як внутрішніх, так і зовнішніх взаємозв’язків в системі, а, відтак, спонукає постійні зміни, що призводять до удосконалення системи. Усі перераховані підсистеми взаємозалежні і тільки в єдності складають розрахунки як систему за допомогою інформаційних зв’язків.
Таким чином, зроблено висновок, що розрахунки дійсно є системою, тому що функціонують задля досягнення певної мети та являють собою сукупність елементів і їхніх відносин, закономірно зв'язаних у єдине ціле.
Системність розрахунків обумовила характер змісту пропозицій щодо удосконалення формування облікової політики та методики відображення інформації про них у бухгалтерському обліку. В обліковій політиці у відношенні обліку розрахунків способи документування розкриваються наступним чином: наводиться перелік документів, що виробляються на бланках, розроблених підприємством, а безпосередньо форми бланків затверджуються у додатках; затверджується список осіб, які мають право підписувати первинні документи, а також можливі підстави для використання факсиміле, печаток та штампів підприємства; затверджуються способи захисту інформації та зберігання електронних документів. Також рекомендовано використання зведеного розпорядчого документу “Реєстр документів до сплати” з метою поліпшення контролю за доцільністю, обґрунтованістю та необхідністю платежів та розроблено зразок графіку документообороту за операціями розрахунків, в якому враховані особливості створення / передавання / отримання електронних документів, а також використання електронного цифрового підпису.
Запропоновано затверджувати в обліковій політиці перелік посадових осіб, які повинні входити до складу комісії з інвентаризації розрахунків, а також розроблено форму Акту звірення заборгованості, яка відрізняється тим, що має інформацію відносно отриманих податкових документів на підтвердження розрахунків підприємства з податку на додану вартість.
З метою представлення реальної інформації в фінансовій звітності запропоновано використовувати новий метод обчислення резерву сумнівних боргів та методику його відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Для цього необхідно відокремити сумнівну заборгованість із загальної суми дебіторської заборгованості, яка є “нормальною” та одночасно виявити суму безнадійної заборгованості на звітну дату. Сумнівну заборгованість розподілити по групах в залежності від термінів непогашення (кількість груп за періодами несплати боргу визначаються в обліковій політиці). Встановити коефіцієнти сумнівності для кожної групи, які обчислюється за формулою (1):
ТПБ
К С і = ---------- , (1)
ТПД
де К С і – коефіцієнт сумнівності кожної групи дебіторів;
ТПБ – термін прострочення боргу, в днях або в місяцях;
ТПД – термін позовної давності, в днях або в місяцях.
Розрахувати суму резерву сумнівності спочатку для кожної групи (в розрізі окремих боржників) як добуток суми боргу на відповідний коефіцієнт, а потім загальну суму резерву. На неї в обліку роблять відповідні бухгалтерські записи, а потім відображають в балансі. В подальших періодах розрахунок резерву сумнівності проводиться за такою ж схемою, однак перед тим необхідно провести коригувальні записи: сторнування резерву за тими дебіторами, від яких отриманий борг в звітному періоді; нарахування резерву на нових “сумнівних” дебіторів; донарахування резерву у відношенні тих дебіторів, які переведені у подальші групи сумнівності. Також рекомендовано визнати резерв сумнівних боргів для цілей оподаткування та впровадити граничний його рівень в 10% з метою недопущення зловживань при обчисленні суми резерву.
Рекомендовано перегрупування бухгалтерських рахунків по класах в плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій. Відповідно рекомендовано внесення коректив до Інструкції про його застосування: для обліку розрахунків призначити класи 5 “Довгострокові розрахунки” та 6 “Поточні (короткострокові) розрахунки” з умовою, що рахунки в них можуть мати і дебетове, і кредитове сальдо; здійснити переміщення та перейменування деяких рахунків; ввести нові субрахунки 514 (активний) “Довгострокові векселі отримані в іноземній валюті” та 534 (активний) “Розрахунки з орендарем за орендою цілісних майнових комплексів”.