На лицьовому боці картки відображаються умови справляння платежу та дані про платника податків (у тому числі терміни подання розрахунків та терміни сплати, вид бюджету, код бюджетної класифікації), а також інформація про податкові зобов'язання, нараховані за результатами документальних перевірок.
Зворотний бік картки відображає стан розрахунків платників з бюджетом (суми нарахованого та сплаченого платежу, пені, штрафних (фінансових) санкцій, плати за кредит, суми податкового боргу та надміру сплачені) та інше.
1. Нарахуванню в особових рахунках платників підлягають:
податкові зобов'язання, самостійно визначені платником;
податкові зобов'язання, нараховані (зменшені, списані) органом державної податкової служби;
штрафні (фінансові) санкції;
пеня;
проценти за користування податковим кредитом.
2. Порядок нарахування в картках особових рахунків:
а). Податкові зобов'язання, самостійно визначені платником, нараховуються в особових рахунках за даними електронних реєстрів нарахованих сум податкової звітності та електронних реєстрів податкових повідомлень, сформованих на підставі даних податкової звітності. Спеціалісти підрозділів обліку і звітності в автоматичному режимі формують реєстри рознесених сум та проводять звірку з реєстрами нарахованих сум. Після звірки та виправлення розбіжностей, якщо такі мають місце, реєстр нарахованих сум податкової звітності передається підрозділу, що його сформував, з відміткою про повноту обліку сум в особових рахунках платників.
Нарахування податкових зобов'язань, що самостійно визначені платником, проводиться у розділі "Розрахунки основного платежу та штрафних санкцій" за кодами операцій:
нараховано за даними декларації (розрахунку);
нараховано за даними нової (уточненої) декларації (розрахунку), у тому числі:
уточнення даних поточного року;
уточнення даних минулих звітних років (із зазначенням періоду, за який вносилися зміни);
зменшення нарахування:
за декларацією платника податків;
за новою (уточненою) декларацією (розрахунком);
за договором про надання відстрочення або розстрочення сплати податкових зобов'язань;
за даними про відшкодування.
б). Податкові зобов'язання, нараховані (зменшені, списані) органом державної податкової служби, проводяться у картках особових рахунків за даними електронного реєстру податкових повідомлень в частині сум, узгоджених податкових зобов'язань .
Нарахування податкових зобов'язань, визначених органом державної податкової служби, проводиться в особовому рахунку платника у розділі "Розрахунки основного платежу та штрафних санкцій" за кодами операцій:
нарахування основного платежу за актами документальних перевірок;
нарахування основного платежу при виявленні арифметичних помилок;
нарахування основного платежу при виявленні метод помилок;
нарахування штрафних (фінансових) санкцій:
а) за даними платника;
б) за даними органу державної податкової служби.
в). Нарахування сум штрафних санкцій здійснюється у тому самому порядку, що й нарахування податкових зобов'язань, визначених платником та нарахованих (зменшених, списаних) органом державної податкової служби, за даними електронних реєстрів та електронних реєстрів податкових повідомлень в частині штрафних санкцій, які вибираються з реєстру за ознакою та розносяться до особових рахунків платників до розділу розрахунки основного платежу та штрафних санкцій.
г). Нарахування пені здійснюється в особових рахунках платників у розділі "Розрахунки нарахування та сплати пені" за кодами операцій:
автоматичне нарахування пені в особовому рахунку платника;
нарахування пені за актами документальних перевірок у випадках, передбачених чинним законодавством;
автоматичне нарахування пені за сумою сплати пені, що самостійно розрахована платником податків, при частковому погашенні податкового боргу.
д.). Нарахування процентів за користування відстроченням або розстроченням податкових зобов'язань проводиться в особових рахунках платників у розділі "Проценти за користування відстроченням або розстроченням сплати податкових зобов'язань" .
3. Не проводиться нарахування в особових рахунках платників податкових зобов'язань по платежах, по яких не передбачено подання платником податкової звітності до органів державної податкової служби, крім випадків донарахування таких платежів за актами документальних перевірок.
Не проводиться нарахування в особових рахунках платників суми пені по неподаткових платежах, якщо інше не передбачено чинним законодавством.
Облік, контроль і складання звітності щодо платежів, що надходять до бюджету, проводяться органами державної податкової служби з використанням автоматизованої інформаційної системи “Облік податків та платежів” (далі – АІС “ОПП”(ТАХ)). Засобами АІС [30,с.5] забезпечується автоматизоване виконання всіх операцій на робочому місці працівників підрозділу обліку і звітності, у тому числі ведення особових рахунків платників, формування довідкової ін формації та складання звітності.
До складу функцій, які автоматизуються, входять:
облік документів бухгалтерської звітності та документів, пов¢язаних з обчисленням податків і платежів;
введення даних про нараховані суми податків і платежів;
облік результатів камеральних та документальних перевірок;
облік відстрочок і розстрочок;
введення та облік даних по реструктуризації платежів;
облік надходжень по податках і платежах;
облік надходжень без наявної сплати (векселі¤взаємозаліки)
ведення карток особових рахунків платника по податках і платежах;
облік та формування документів, пов¢язаних з відшкодуванням ПДВ;
- контроль за своєчасністю сплати податку та своєчасним поданням документів, пов¢язаних з їх обчисленням;
аналіз стану платіжної дисципліни та нарахування пені за її порушення;
формування довідок, книг, реєстрів по обліку податків і надходжень;
формування повідомлень платнику та платіжних документів;
формування документів по відшкодуванню ПДВ;
- формування статистичних звітних документів про результати діяльності
державної податкової інспекції;
формування довідок по запитах платника;
- закриття фінансового року, відкриття карток особових рахунків платника на наступний рік.
АІС “облік податків і платежів” складається з комплексів задач, структурно зображених на рис. 2.1:
а) “Нарахування” – який призначений для автоматизації роботи по введенню звітної інформації платників та її камеральної перевірки, введенню даних по нарахованих податках і платежах в картки особових рахунків платників податків, обмін інформацією з іншими автоматизованими системами, інтерфейсного приймання звітності, поданої в електронному вигляді;
б) “Платіжні документи” – який призначений для автоматизації роботи по введенню і коригуванню інформації з платіжних документів платників, формування реєстрів і книг по обліку надходжень;
в) “Ведення карток особових рахунків” який призначений для формування, перегляду та друкування карток особових рахунків платників податків, формування платіжних документів та ведення відповідних журналів, контроль за платіжною дисципліною платників податків, нарахування пені за несвоєчасну сплату податків і платежів;
г) “Облік ПДВ” – який призначений для адміністрування обліку ПДВ, формування висновків на відшкодування податкового кредиту та пені на користь платника, ведення журналів висновків та заяв, введення розпоряджень про зміну сум відшкодування, проведення регламентного підтвердження сум до відшкодування та інші роботи по технологічному процесу проведення відшкодування по ПДВ;
д.) “Реструктуризація та відстрочки” – який призначений для введення даних і формування журналів про реструктуризацію платежів, формування та перегляду карток особових рахунків по реструктурованих платежах, введення даних і формування журналів про розстрочку та відстрочку платежів;
е) “Облік надходжень без наявної сплати” – який призначений для обліку надходжень у вигляді взаємозаліків та векселів;
ж) “Довідки” який призначений для формування довідок про стан платіжної дисципліни, недоїмку, переплату, пеню, загальну заборгованість, надходження та іншої оперативної інформації;
з) “Звітність” – який призначений для формування оперативної та статистичної звітності по ПДВ, взаєморозрахунках, відстрочках і розстрочках, реструктуризації, формування файлів для АІС “Галузь” та T1AR3;
и) “Проведення розрахункових операцій” який призначений для формування довідника щоденних ставок пені по платежах, проведення розрахункових операцій, закриття року, погашення пені з переплат;
к) “Початкова організація баз даних” – який призначений для початкової організації баз даних системи, відкриття і закриття карток особових рахунків платників, коригування сальдо платників по платежах, обмін інформацією про платника з іншими інспекціями, деяких регламентних операцій;
л) “Нормативно-довідкова інформація” – який призначений для формування та супроводження нормативно-довідкової інформації, необхідної для роботи системи;
м) “Системні функції” – який призначений для адміністрування роботи системи та ведення баз даних, моніторингу користувачів, індексації, пакування, архівування та відновлення інформації, аналізу стану баз даних, контролю структури таблиць та версій довідників, контролю цілостності таблиць баз даних, ведення довідників таблиць, полів таблиць та індексів бази даних, конвертації даних з попередніх версій автоматизованих систем обліку податків і платежів.