| № п/п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків у відповідності з Новим планом рахунків | Сума | |
| Дебет | Кредит | |||
| 1 | Видані кошти 20.01 з каси під звіт Пересадько Н.Б. на відшкодування витрат по відрядженню | 372 | 301 | 94-00 |
| 2 | Видані кошти 28.01 з каси під звіт Благодирь О.Р. для здійснення розрахунків зі здавачами тваринної сировини | 372 | 301 | 1391-40 |
Надходження грошів у касу оформляється прибутковими касовими ордерами (додаток №1), підписаними головним бухгалтером, або її замісником.
При прийомі грошей видається квитанція з підписом головного бухгалтера або її заступника і касира, завірена штампом касира.
Таблиця 5. Відображення в обліку розрахунок з постачальником готівковими коштами
| № | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Cyмa, грн | |
| Дт | Kт | |||
| 1 | Оприбутковано товар | 281 | 631 | 1900 |
| 2 | Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ | 644 | 631 | 380 |
| 3 | Оплачено рахунок постачальника | 631 | 311 | 2280 |
Видачу грошей касир проводити лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері. Якщо гроші видаються по дорученню, то в тексті ордера після прізвища, ім'я і по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказуються прізвище, ім'я і по-батькові особи, якій довірено отримання грошей. Доручення залишається в касира і прикріплюється до видаткового касового ордера.
Якщо виплати провадяться по платіжних відомостях, на титульному листі робиться надпис, що дозволяє видачу грошів за підписом директора і головного бухгалтера або її замісника з указівкою термінів видачі грошей і суми прописом. В кінці відомості робиться запис про фактично витрачену суму. На загальну суму виданих по відомості грошей виписується видатковий касовий ордер (додаток № 2).
Прибуткові та видаткові касові ордери реєструються касиром у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (додаток 3).
Всі надходження і видача грошових коштів підприємства записують у касову книгу (додаток 4), яка обов'язково пронумерована, прошнурована й скріплена печаткою. Кількість листів у книзі завірена підписом директора і головного бухгалтера підприємства.
Записи в касовій книзі ведуться в двох екземплярах через копіювальний папір кульковою ручкою. Інший екземпляр (відривний), який служити в якості звіту касира, разом з прибутковими і видатковими документами здається в бухгалтерію інституту. Обидва екземпляри листів нумеруються однаковими номерами.
В тих випадках, коли в касовій книзі робляться поправки, вони завіряються касиром і головним бухгалтером.
Записи в касову книгу проводяться касиром в кінці робочого дня, коли підраховуються підсумки за день, виводиться залишок грошей у касі на наступне число.
Отримані касові звіти і документи обробляються в бухгалтерії. Кожен запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом. Залишок грошей на початок дня по звіту касира звіряється з залишком грошей на кінець дня, показаним у попереднім звіті, і перевіряється правильність виведених оборотів і залишків.
Касові документи після звіту касира і його обробки в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, переплітаються і зберігаються на протязі 36 місяців по закінченні календарного року.
У тих випадках, коли касир перебуває у відпустці, по письмовому розпорядженні директора, обов'язки останнього виконує бухгалтер, з яким складена угода про матеріальну відповідальність.
На підставі обробленого звіту касира, бухгалтером ведеться облік касових операцій у журналі-ордері № 1 по рахунку 30 "Каса". По дебету рахунка 30 відображаються надходження грошей в касу, а по кредиту рахунка 30 відображається їх видача.
У кінці місяця в журналі-ордері № 1 підраховують підсумок надходження і витрат готівкових коштів, у тому числі в розрізі кореспондуючих рахунків, і визначають залишок грошей в касі на 1-е число наступного місяця, котрий повинен бути тотожний тому ж показнику в касовій книзі. Підсумкові данні записуються в Головну книгу.
Самостійна здача грошової готівки в касу банку оформляється випискою об'явлення на внесок готівки, що складається з трьох частин; власне об'явлення - документа, що служить підставою для зарахування готівки на рахунок підприємства; квитанції - документа з відміткою каси ОД УСБ, котрий вручається особі, яка вносить гроші, і служить підтвердженням для списання в витрати відповідних сум по касі підприємства; ордера - що прикладається до виписки банку як підстава правомірності зарахування коштів на поточний рахунок підприємства.
На основі даних Головної книги за період з 1.01.2008 р. по 31.12.2008 р. був зроблений аналіз прибутків та видатків по касі і можна зробити висновок, що прибутки та видатки мають практично рівні показники.
2.3 Організація контролю за наявністю і використанням коштів в касі НДС “Семичи”
В процесі діяльності підприємства виникають ситуації, що постійно потребують наявні грошові кошти для проведення негайних розрахунків із клієнтами, для оплати деяких витрат, для виплати заробітної плати персоналу і т.д. Готівка являється абсолютно ліквідним активом і тому більше усього сприйнятлива до розкрадань. Тому в інституті здійснюється постійний контроль за своєчасним і правильним оформленням касових документів і їх обробкою, регулярною інвентаризацією каси.
У терміни, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу в квартал, на підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахунком усіх грошей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для проведення ревізії каси розпорядженням директора інституту призначається комісія, що складає акт перевірки наявності грошових коштів у касі (додаток 5).
Директор науково-дослідної станції, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни. Під час проведення ревізій особлива увага приділяється питанню забезпечення цілості грошей і цінностей.
Перевірки касової дисципліни здійснюються органами Державної податкової адміністрації України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансовими органами і установами банків.
Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на дирекцію підприємства, головного бухгалтера, касира.
Ліміт залишків готівки для досліджуємого підприємства установлюється Обласною дирекцією Зарічного УСБ, в якому відкритий рахунок підприємства, у межах загального ліміту, установленого банком. Ліміт затверджується керівником банку.
Перевірку операцій по касі розпочинають із її інвентаризації. Проте найчастіше аудитор не може бути присутнім при інвентаризації каси і тому змушений працювати з актами раніше проведених інвентаризацій. У такій ситуації аудит касових операцій проводять у відповідності зі схемою побудови документообігу по касі.
Послідовність аудиторської перевірки касових операцій складається з:
1. Перевірки первинних документів:
1.1. Перевірки слушності заповнення й оформлення прибуткових і видаткових ордерів (наявність підписів, прес, розписок в одержанні грошей).
1.2. Звіряння прибуткових ордерів з корінцями чеків по сумах і датам (при надходженні готівки з розрахункового рахунку в банку).
1.3. Звіряння видаткових ордерів із квитанціями про внесок наявних коштів у банк.
1.4. Вибіркового перерахунка підсумкових сум по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях.
1.5. Перевірки слушності оформлення депонованих сум по заробітній платі, якщо такі мають місце.
1.6. Перевірки наявності і своєчасності ведення часопису реєстрації первинних документів по касі.
2. Перевірки дотримання ліміту каси і слушності ведення касової книги:
2.1. Перевірки слушності упорядкування заявки-розрахунку ліміту каси.
2.2. Перевірки дотримання ліміту каси по днях і своєчасності залишку готівки в банк.
2.3. Перевірки своєчасності упорядкування звітів касира і ведення касової книги.
3. Перевірки виплат по касі:
3.1. Виявлення випадків нецільового використання наявних коштів по касі.
3.2. Виявлення випадків видачі готівки без відповідного документального оформлення.
3.3. Суцільної перевірки виплат тимчасовим робітникам, несписочному складу, депонованих сум, відпускних, лікарняних.
4. Перевірки витрат на поточні потреби, підзвітних сум:
4.1. Перевірки дотримання норм щомісячних витрат на поточні потреби (у відповідності з обліковою чисельністю робітників за даними відділу кадров).
4.2. Перевірки документів на списання витрат на поточні потреби (рахунків, товарних чеків),
4.3. Перевірки слушності видачі грошей у підзвіт, документів по підзвіті і повернення (утримання) невикористаних сум (протягом трьох днів після закінчення терміна, на який вона була видана).
5. Перевірки прибуткування наявних коштів по других джерелах:
5.1. Суцільної перевірки прибуткування по других джерелах із розбивкою по таких групах:
а) разова реалізація товарів, зразків продукції;
б) послуги з неосновної діяльності.
6. Перевірки слушності кореспонденції рахунків по касових операціях.
7. Інвентаризації каси:
7.1. Перевірки висновку договорів із касирами про матеріальну відповідальність.
7.2. Присутності при інвентаризації каси й оцінки слушності її проведення інвентаризаційною комісією (або вивчення актів попередніх інвентаризацій).