Адміністрування податку з доходів фізичних осібв районній податковій адміністрації виконується на основі наступних документів:
1) Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ф. №1ДФ (Додаток Д), який сплачують, заповнюють та подають податкові агенти – тобто особи, які сплачують фізичним особам-платникам податків відповідні доходи, утримуючи при цьому податок з наданих доходів [16];
2) Щорічної декларації фізичної особи-платника податків, яку він подає особисто на початку року, наступного за звітним, у випадку отримання ним неоподаткованих доходів, які не враховані податковими агентами – резидентами, та у випадку претендування на пільги з податку на доходи та проведення перерахунку річної суми сплаченого податку (Додаток Е) [12], [19];
3) Актів документальних перевірок податкових агентів та податкових розрахунків по сумам додаткових нарахувань податку з доходів фізичних осіб, виконаних інспекторами ДПІ при перевірках та погоджених платниками податків як додаткові податкові зобов’язання [13], [3].
Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ф. №1ДФ регулює заповнення і подання органам державної податкової служби України податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (далі – податковий розрахунок).
Дія цього Порядку поширюється на юридичних осіб (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), фізичних осіб, нерезидентів або їх представництв, які незалежно від їх організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок з доходів фізичних осіб до бюджету від імені та за рахунок платника податку, та є податковими агентами відповідно до норм Закону [9].
Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається. Якщо останній день терміну подання податкового розрахунку припадає на вихідний чи святковий день, то останнім днем терміну вважається наступний за вихідним або святковим операційний (банківський) день. Якщо до закінчення терміну подання податкового розрахунку податковий агент виявляє помилки в раніше поданому за поточний звітний період податковому розрахунку, він зобов'язаний подати новий податковий розрахунок. При цьому штрафні санкції та адміністративні штрафи не застосовуються, а раніше поданий податковий розрахунок скасовується.
У разі коли податковий агент протягом звітного кварталу не виплачує доходи або виплачує доходи не всім платникам податку, податковий розрахунок не подається або подається по тих платниках податку, яким нараховані (сплачені) доходи.
Податковий розрахунок подається до органу державної податкової служби за місцезнаходженням податкового агента – юридичної особи або її відокремлених підрозділів чи до органу державної податкової служби за місцем проживання фізичної особи – податкового агента (далі – органи державної податкової служби).
Податковий розрахунок готується у двох примірниках. Один примірник подається до органу державної податкової служби. Другий – з підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом та проставленим номером порції, отриманим при обов'язковій реєстрації розрахунку в органі державної податкової служби, – повертається податковому агенту.
Реквізити податкового розрахунку, що заповнюються:
1. Навпроти напису «Стор.» податковим агентом проставляється номер сторінки податкового розрахунку.
2. Відмічається відповідна клітинка «Звітний», «Новий звітний» чи «Уточнюючий» залежно від того, який податковий розрахунок подається.
3. Навпроти напису «Порція» працівником органу державної податкової служби, відповідальним за приймання розрахунку, проставляється номер порції при обов'язковій реєстрації розрахунку в органі державної податкової служби.
4. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, реєстраційний (обліковий) номер платника податків (юридичної особи) або десятирозрядний ідентифікаційний номер фізичної особи – податкового агента, який подає розрахунок. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8).
5. Відмічається відповідна клітинка «Юридична особа» або «Фізична особа – суб'єкт підприємницької діяльності».
6. «Працювало у штаті» – проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікових чисельностей штатних працівників облікового складу юридичної особи чи фізичної особи – суб'єкта підприємницької діяльності.
7. «Працювало за сумісництвом» – кількість працівників за сумісництвом (крім внутрішніх сумісників) та за договорами цивільно-правового характеру в звітному періоді;
8. Назва юридичної особи чи прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, що подає розрахунок.
9. Ідентифікаційний код органу державної податкової служби, куди подається розрахунок, за ЄДРПОУ.
10. Назва органу державної податкової служби, куди подається розрахунок.
11. «Звітний період» – відображається арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік.
12. У графі 1 «N з/п» відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється.
13. У графі 2 «Ідентифікаційний номер» відображається десятирозрядний ідентифікаційний номер фізичної особи, про яку надається інформація в розрахунку.
14. У графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі, відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу, його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.
15. Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку з доходів фізичних осіб, збору до Пенсійного фонду України чи внесків до фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування.
16. У графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом. Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітна плата була нарахована.
17. Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого прибуткового податку в графі 4а та сума перерахованого до бюджету прибуткового податку в графі 4 відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками), незалежно від того, у якій формі або у якій валюті здійснювалося нарахування та виплата доходу.
18. У графі 4а «Сума нарахованого податку» відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно з чинним законодавством.
19. У графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.
20. У графі 5 «Ознака доходу» зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у табл. Г.1 Додатку Г. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу.
21. Про кожну фізичну особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковими заповненнями графи 2 «Ідентифікаційний номер».
22. Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.
23. У графі 6 «Дата прийняття на роботу» відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу.
24. У графі 7 «Дата звільнення з роботи» відображається дата звільнення фізичної особи з роботи.
25. У графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» відображається ознака податкової соціальної пільги згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у табл. Г.2 Додатку Г.
26. У графі 9 «Ознака (0, 1)» відображається ознака «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознака «1», якщо рядок потрібно вилучити. Графа 9 заповнюється тільки для нового звітного та уточнюючого податкових розрахунків.
27. У останньому рядку розрахунку вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу за графою 3, нарахованого податку за графою 4а та перерахованого податку за графою 4.
28. У кінці податкового розрахунку проставляються: кількість заповнених рядків, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість аркушів у розрахунку. При визначенні кількості заповнених рядків підсумковий рядок відповідно до підпункту 3.11 не враховується;
2.2 Структура та динаміка податків з доходів фізичних осіб в МДПІ у Яготинському районі Київської області за 2005–2007 роки
Згідно Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» [9] та класифікаційній таблиці Г.1 Додатку Г «Довідник ознак доходів» станом на 01.01.2008 року існує 43 види оподатковуємих доходів фізичних осіб, які податкова адміністрація враховує та адмініструє згідно казначейському розподілу отриманих коштів податку з доходів фізичних осіб.