В состав отдела входят Начальник отдела, ведущий специалист и специалист отдела.
В обязанности Начальника операционного отдела входят:
1. осуществление руководства деятельностью отдела;
2. представление отдела во взаимоотношениях с другими отделами Филиала;
3. внесение на рассмотрение руководства Филиала предложений по улучшению работы подразделения, а также иных предложений по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
4. представление в установленном порядке предложений о структуре и штате отдела, перемещении и увольнении работников подразделения, поощрении отличившихся работников, наложении взыскания на работников за нарушение трудовой дисциплины или упущения в работе;
5. организация работы, направленной на повышение квалификации специалистов отдела.
Руководитель операционного отдела в соответствии с предоставленными ему полномочиями имеет право:
1. вести переговоры с юридическими и физическими лицами по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
2. участвовать в установленном порядке в подборе кадров, приеме и увольнении сотрудников отдела;
3. представлять сотрудников отдела к премированию и другим видам поощрения, а также вносить предложения о привлечении к дисциплинарной и другой ответственности в пределах правил внутреннего распорядка;
4. распределять работу между сотрудниками отдела в соответствии с направлениями деятельности отдела;
5. требовать от других подразделений Филиала обязательного соблюдения утвержденной технологии выполнения банковских операций;
6. участвовать в заседаниях и совещаниях, созываемых руководством Филиала для рассмотрения вопросов, относящихся к компетенции отдела;
7. обращаться к другим подразделениям за содействием в выполнении задач, возложенных на отдел.
Начальник отдела несет персональную ответственность в случае невыполнения возложенных на подразделение задач, несвоевременное обеспечение руководства Филиала информацией, а также за несоблюдение режимов конфиденциальности информации.
Основными задачами операционного отдела являются:
1. Учет и контроль расчетных операций.
2. Контроль правильного оформления расчетных документов.
3. Регулирование осуществления безналичных расчетов по счетам в формах установленных законодательством.
4. Формирование архива.
3.3. Основные этапы деятельности операционного отдела
Всю деятельность отдела расчетов можно разделить на 3 этапа:
1. Сбор и проверка правильного оформления расчетных документов.
2. Подбор документов дня.
3. Выведение итогов по счетам.
4. Подшивка документов дня.
1этап. Ежедневно Тамбовский филиал ОАО АКБ «РОСБАНК» и его подразделения совершают большое количество расчетных операций в наличной и безналичной формах. Каждую операцию работники операционного отдела оформляют расчетными документами. Операции, совершаемые в наличной форме, оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Безналичные расчеты осуществляются через Филиал по счетам, открытым на основании договора банковского счета. При этом работники Филиала списывают денежные средства со счета на основании расчетных документов – платежное поручение, аккредитив, чек, инкассо.
В конце каждого операционного дня в операционный отдел поступают все расчетные документы (документы дня), свидетельствующие об операциях совершенных Филиалом и его дополнительными офисами за день.
В начале следующего рабочего дня специалисты операционного отдела проверяют порядок оформления, приема, обработки расчетных документов и осуществления расчетных операций с их использованием. На данном этапе сотрудники операционного отдела руководствуются Положением ЦБ от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" и Положением ЦБ от 5 декабря 2002 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации".
Согласно данным Положениям расчетные документы оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин. Допускается использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, если копирование производится без искажений.
Расчетные документы заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими.
При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Значения реквизитов должны читаться без затруднения. Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.
В Тамбовском филиале ОАО АКБ «РОСБАНК» безналичные расчеты осуществляются преимущественно с использованием таких платежных документов как платежные поручения (Приложение 3).
Платежные поручения должны содержать следующие реквизиты:
1. Наименование расчетного документа – Платежное поручение и код формы по ОКУД - 0401060.
2. Номер платежного поручения, число, месяц и год его выписки.
N - номер платежного поручения указывается цифрами. В случае если номер состоит более чем из трех цифр, платежные поручения идентифицируются по трем последним разрядам номера, которые должны быть отличны от "000".
Дата - дата составления платежного поручения (число, месяц, год) указывается цифрами (в формате ДД.ММ.ГГГГ) или число - цифрами, месяц - прописью, год -цифрами (полностью).
3. Вид платежа.
Вид платежа - в платежных поручениях, представляемых в учреждения Банка России для осуществления платежа почтовым или телеграфным способом, проставляется соответственно "почтой" или "телеграфом". В платежных поручениях, представляемых для осуществления электронных расчетов, в этом поле проставляется "электронно" согласно нормативным актам Банка России, регламентирующим электроны расчеты. В других случаях поле не заполняется.
4. Наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
Плательщик – указывается наименование плательщика средств.
Сч.N – номер счета плательщика. Проставляется номер лицевого счета плательщика в кредитной организации, филиале кредитной организации или в учреждении Банка России.
ИНН – ИНН плательщика указывается, если он присвоен.
5. Наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета.
Банк плательщика – указываются наименование и местонахождение плательщика кредитной организации, филиала кредитной организации или учреждения Банка России. Если плательщиком средств является кредитная организация, филиал кредитной организации, чье наименование указано в поле "Плательщик", то наименование этой кредитной организации, филиала кредитной организации указывается повторно в поле "Банк плательщика".
БИК – указывается банковский идентификационный код банка плательщика в соответствии со"Справочником БИК РФ".
Сч.N – номер корреспондентского счета (субсчета) банка плательшика, открытый в учреждении Банка России. Данное поле не заполняется, если плательщик-клиент, не являющийся кредитной организацией, филиалом кредитной организации, обслуживается в учреждении Банка России, или учреждение Банка России.
6. Наименование получателя средств, номер его счета, ИНН.
Получатель - указывается наименование получателя средств.
Сч.N – проставляется номер лицевого счета получателя в кредитной организации, филиале кредитной организации или номер лицевого счета в учреждении Банка России.
ИНН – указывается ИНН получателя, если он присвоен.
7. Наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счета или субсчета.
Банк получателя – указываются наименование и местонахождение кредитной организации, филиала кредитной организации или учреждения Банка России получателя. Если получателем средств является кредитная организация, филиал кредитной организации, чье наименование указано в поле "Получатель", то наименование этой кредитной организации, филиала кредитной организации указывается повторно в поле "Банк получателя".
БИК – банковский идентификационный код банка получателя указывается в соответствии со "Справочником БИК РФ".
Сч.N - номер корреспондентского счета (субсчета), открытый кредитной организации, филиалу кредитной организации в учреждении Банка России. Данное поле не заполняется, если получатель - клиент, не являющийся кредитной организацией, филиалом кредитной организации, обслуживается в учреждении Банка России, или учреждение Банка России, а также при перечислении средств кредитной организацией, филиалом кредитной организации учреждению Банка России для выдачи наличных денег филиалу кредитной организации, не имеющему корреспондентского субсчета.
8. Назначение платежа.
Назначение платежа – указываются назначение платежа, наименование товаров, выполненных работ, оказанных услуг, номера и даты товарных документов, договоров, налог (выделяется отдельной строкой или делается ссылка на то, что налог не уплачивается), также может быть указана другая необходимая информация, в том числе срок уплаты налога или сбора, срок оплаты по договору.