Правовые принципы составления, утверждения и выполнения смет бюджетных учреждений определены Кабинетом Министров Украины. Форма сметы утверждается Министерством финансов Украины.
В отличие от практики предыдущих лет, с 2000 г. в Украине есть два вида смет: индивидуальные и сведенные, которые складываются в соответствии с бюджетной классификацией. Они отличаются уровнем обобщения информации о доходах и расходах бюджетных учреждений. В частности, бюджетное учреждение независимо от того, ведет ли она учет самостоятельно, или обслуживается централизованной бухгалтерией, для обеспечения своей деятельности составляет индивидуальные сметы и планы ассигнований по каждой выполняемой ею бюджетной программе (функцией).
План ассигнований из общего фонда бюджета являет собой помесячное деление ассигнований, утвержденных в смете для общего фонда, по сокращенной форме экономической классификации, которая регламентирует взятие учреждением обязательств на протяжении года. План ассигнований является неотъемлемой частью сметы и утверждается вместе с этой сметой. Как и форму сметы, форму плана ассигнований утверждает Минфин.
В свою очередь сведенные сметы и сведенные планы ассигнований содержат обобщенную информацию относительно всех распорядителей бюджетных средств, которые финансируются через главного распорядителя и используются как для осуществления контроля за своевременным расходование бюджетных ресурсов, так и на этапе формирования планируемых показателей доходов и расходов при составлении проектов актов о бюджете.
Сведенные сметы и планы ассигнований – это сводка показателей индивидуальных смет и планов ассигнований распорядителей средств бюджета низшего уровня, которые складываются главным распорядителем для представления Минфину, Министерству финансов Автономной Республики Крым, местным финансовым органам. Сведенные сметы не утверждаются.
Учитывая наличие двух фондов в бюджетах – общего и специального, а также необходимость усиления контроля над расходованием бюджетных ресурсов и их экономией, было признано за целесообразное упразднить внебюджетные фонды бюджетных учреждений и внедрить, соответственно, две составных части сметы:
· общий фонд, который содержит объем поступлений из общего фонда бюджета и деление расходов по полной экономической классификации на выполнение бюджетным учреждением основных функций;
· специальный фонд, который содержит объем поступлений из специального фонда бюджета на конкретную цель и их деление по полной экономической классификации на осуществление соответствующих расходов согласно с законодательством, а также на реализацию приоритетных мероприятий, связанных с выполнением учреждением основных функций.
Сметы, планы ассигнований и штатные расписания утверждаются руководителем соответствующего вышестоящего учреждения.
Сметы, планы ассигнований и штатные расписания отдельных учреждений утверждаются:
1) министерств и других центральных органов исполнительной власти по бюджетным программам "Руководство и управление" – руководителями соответствующих центральных органов исполнительной власти по согласованию с Минфином, по другим бюджетным программам, которые выполняются непосредственно аппаратом министерств и других центральных органов исполнительной власти, – руководителями соответствующих центральных органов исполнительной власти. Сметы, планы ассигнований и штатные расписания органов исполнительной власти, которые принадлежат к сфере управления министерств и других центральных органов исполнительной власти, утверждаются руководителями этих министерств и других центральных органов исполнительной власти;
2) областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций – главами соответствующих госадминистраций по согласованию с Минфином;
3) министерств и ведомств Автономной Республики Крым, управлений, отделов, других подразделов областных, Киевской и Севастопольской городских, районных госадминистраций – Советом министров Автономной Республики Крым, областными, Киевской и Севастопольской городскими госадминистрациями после экспертизы, проведенной Министерством финансов Автономной Республики Крым, главными областными и главным Киевским городским и Севастопольским городским финансовыми управлениями;
4) управлений, отделов, других подразделов райгосадминистраций – райгосадминистрациями после экспертизы, проведенной районными финансовыми управлениями;
5) Государственного лечебно-оздоровительного управления по бюджетной программе "Руководство", президиумов государственных академий наук по бюджетным программам "Научная и организационная деятельность президиума" – их руководителями по согласованию с Минфином; по другим бюджетным программам, которые выполняются непосредственно аппаратом этих учреждений, – их руководителями;
6) по бюджетным программам специального фонда государственного бюджета, которые выполняются за счет 30% сбора за загрязнение окружающей естественной среды, – главным распорядителем по согласованию с Минфином;
7) национальных высших учебных заведений, которым непосредственно установлены назначения в государственном бюджете, – руководителями этих заведений по согласованию с главным распорядителем, если другое не предусмотрено законодательством.
Сметы и планы ассигнований, предусмотренные на проведение централизованных мероприятий, утверждаются отдельно на каждое мероприятие руководителями министерств, других центральных органов исполнительной власти, госадминистраций и исполнительных органов местных советов, которые запланировали отмеченные мероприятия. Для осуществления каждого конкретного мероприятия не позже чем за месяц складывается отдельная смета на основе календарных планов.
В то же время со сметой утверждается план ассигнований и штатное расписание учреждения, включая структурные подразделения, которые содержатся за счет собственных поступлений. Отмеченные документы подаются и утверждаются в двух экземплярах, один из которых возвращается этому учреждению, а второй остается в учреждении, руководитель которого их утвердил. Смета утверждается по общему и специальному фондам на год без деления по периодам в объеме, который равняется сумме этих фондов.
В недельный срок после утверждения штатных расписаний главные распорядители подают Минфину Украины, Министерству финансов Автономной Республики Крым, местным финансовым органам сведенные показатели по сети, штатными расписаниями и контингентами учреждений и получателей за формами, установленными Минфином.
До утверждения в установленном порядке смет, планов ассигнований и планов использования бюджетных средств основанием для осуществления расходов являются проекты смет, планов ассигнований и планов использования бюджетных средств, засвидетельствованные подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. По окончанию 30-дневного срока органы Государственного казначейства осуществляют операции из расчетно-кассового обслуживания распорядителей средств государственного бюджета только в соответствии с утвержденными и зарегистрированными в учете соответствующих органов Государственного казначейства смет и планов ассигнований.
Для осуществления контроля за соответствием ассигнований, определенных в сметах и планах ассигнований распорядителей, ассигнованием, утвержденной годовой росписью ассигнований государственного бюджета и помесячной росписью ассигнований общего фонда государственного бюджета, органы Государственного казначейства проводят регистрацию и ведут учет сведенных смет и планов ассигнований распорядителей высшего уровня в разрезе распорядителей низшего уровня и получателей.
Распорядители имеют право проводить деятельность исключительно в пределах ассигнований, утвержденных сметами и планами ассигнований, при наличии выдержки, доказанного органом Государственного казначейства, который подтверждает соответствие этих документов данным казначейского учета. С этой целью распорядители, которые получили от органов Государственного казначейства выдержку, должны подать этим органам данные о делении показателей сведенных смет и планов ассигнований в разрезе распорядителей низшего уровня и получателей. Отмеченные показатели приходятся до соответствующих органов Государственного казначейства за местом расположения распорядителей низшего уровня и получателей.
Действующее законодательство предусматривает, что осуществление расходов учреждений и получателей без утвержденных в установленном порядке смет, планов ассигнований и планов использования бюджетных средств прекращается через 30 календарных дней после утверждения годовой росписи ассигнований и помесячной росписи ассигнований общего фонда соответствующих бюджетов.
Бюджетные учреждения имеют право брать обязательство относительно расходов общего фонда бюджета в соответствии со сметой и планом ассигнований исходя из потребности в обеспечении выполнения приоритетных мероприятий и с учетом осуществления платежей для погашения обязательств прошлых периодов, если другое не предусмотрено законодательством. Бюджетное учреждение не имеет права осуществлять заимствование в любой форме или предоставлять за счет бюджетных средств займа юридическим и физическим лицам. Относительно доходов бюджетного учреждения, то при составлении проектов смет в доходной части отмечаются плановые объемы поступлений, которые предусматривается направить на покрытие расходов учреждения из общего и специального фондов проектов соответствующих бюджетов.
Отчитываясь о выполнении общего фонда сметы бюджетного учреждения, распорядители бюджетных средств должны отобразить следующие показатели, которые закрепляют расходы по экономической классификации и составляют содержание сметы по расходам общего фонда.