Составление сводного бюджета промышленного предприятия на примере УЗТИ (стр. 20 из 22)
Контроль за соблюдением расходной части комплексного бюджета является важной задачей, от решения которой во многом зависит эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Для обеспечения качественного решения этой задачи необходимо установить четкий порядок управленческих процедур, который позволит обеспечить:
· оперативное проведение анализа фактических отклонений от плановых значений (сумм) сводного бюджета (в т.ч. анализ по отклонениям функциональных бюджетов);
· разработку мероприятий по ликвидации непроизводственных затрат и удорожающих факторов, выявленных в ходе анализа;
· оформление и представление руководству предприятия аналитических материалов по исполнению сводного и функциональных бюджетов, для оперативной коррекции этих бюджетов и, соответственно, бюджетов структурных подразделений.
Важнейшей частью системы контроля затрат является оценка деятельности отдельных подразделений, отдельных управляющих и организации в целом. Менеджеры производственных участков также, как и руководители, ответственные за оказание услуг и продажу товаров, постоянно сравнивают — что произошло (фактические затраты) с тем, что должно было произойти (планируемые или нормативные затраты). Разница между фактическими затратами и нормативными или бюджетными (плановыми) называется отклонением. Процесс определения величины отклонений и выявления причин их образования называется анализом отклонений.
Для целей контроля прежде, чем анализировать отклонения от бюджетных данных, сами бюджетные данные должны быть скорректированы на соответствующий фактический выпуск. Для этих целей используется гибкий бюджет, также часто называемый переменный бюджет, который обеспечивает прогнозные данные для разных уровней выпуска в диапазоне релевантности (пределах обычных уровней деятельности). С помощью гибкого бюджета четко обозначается связь между статичным бюджетом и фактическими результатами.
Формула гибкого бюджета:
| переменные затраты на единицу | х | количество произведенных единиц | + | бюджетные постоянные затраты |
Используя формулу гибкого бюджета, мы можем получить бюджет для любого уровня выпуска.
Гибкий бюджет можно использовать как в предплановом, так и в послеплановом периоде. При планировании, проигрывая и анализируя различные варианты, он помогает выбрать оптимальный объем продаж или производства, при анализе в послеплановом периоде — оценить фактические результаты.
На практике часто разрабатывается серия бюджетов доходов и расходов для дискретных уровней активности (разумеется, в данном релевантном уровне). Иногда, напротив, принятый бюджет пересматривается в конце учетного периода, когда уровень деловой активности уже известен.
Следует отметить, что совокупные затраты предприятия за период складываются из начисленных обязательств, а также произведенных авансовых платежей. Практически полную картину по фактически начисленным обязательствам можно получить, если при акцепте счетов-фактур предприятия ссылаться на статью бюджета относительно которой и были понесены данные затраты.
Однако авансовый платеж, который производится при отсутствии счета _ фактуры таким образом отследить не возможно. Для этого необходимо разработать систему взаимосвязи бюджетных статей и платежных поручений.
Таким образом, совокупные затраты по конкретно взятой бюджетной статье сложатся как сумма затрат по этой статье по счетам –фактурам и платежным поручениям в той области где они не дублируют друг друга ( т.е. суммируются затраты по счетам –фактурам и платежным поручениям не связанным между собой или не полностью отражающим друг друга).
Подобная система наиболее комплексно отражает расходы предприятия и создает эффективную базу для контроля затрат.
В дополнение к вышеописанной системе контроля необходимо проработать механизм взаимосвязи служебных записок на оплату и бюджетных статей. В этом случае обязательной при оформлении служебной записки станет ссылка на бюджетную строку, относительно которой будет произведена оплата. Произойдет проверка остатка средств по данной бюджетной статье и только в случае его положительной величины будет получено разрешение на проведение финансовой операции. В противном случае операция возможна только с разрешения высшего руководства. Предложенная методология позволяет организовать систему контроля затрат еще на стадии инициирования финансовых операций.
Вычисление отклонений и их анализ. Анализ фактически достигнутых результатов может проводиться сравнением фактических данных и бюджетных данных.
Первым шагом в оценке деятельности организации является выявление отклонений. Определение отклонений помогает выявить области эффективности или неэффективности всей деятельности или отдельных областей и функций организации. Помимо определения суммы отклонения, важно выяснить причину этого отклонения. Когда причина известна, управляющий может предпринять соответствующие действия для корректировки проблемы.
Бюджетные затраты — это планируемый уровень затрат, который показывает, какими должны быть затраты. Следовательно, если фактические затраты выше бюджетных, то такое отклонение считается неблагоприятным, в противном случае отклонение будет благоприятным.
Вообще говоря, благоприятным считается отклонение, оказывающее положительный эффект на операционную прибыль, т. е. увеличивающее прибыль. Соответственно, неблагоприятное отклонение — это отклонение, оказывающее отрицательный эффект на операционную прибыль. Если фактические доходы превышают запланированный их уровень, отклонение является благоприятным, в противном случае — неблагоприятным. По отклонениям показателей затрат ситуация обратная.
Анализ отклонений может использоваться выборочно. Многие компании являются такими большими, что просто невозможно рассмотреть все области деятельности в деталях. Практика, когда изучаются только области выборочных продуктов или необычно плохие или хорошие результаты деятельности, называется управлением по отклонениям. Согласно этой системе анализируются только отклонения, превышающие определенный лимит, который устанавливается руководством, например, ±4%.
Отклонения можно вычислять для целых категорий таких, как общие производственные затраты, затраты прямых материалов или другого элемента производственных затрат, для любых групп внутри категорий, для каждой статьи затрат.
Все отклонения аналитики подразделяют на три вида:
1. Отклонения затрат прямых материалов
2 Отклонения прямых трудовых затрат
3 Отклонения общепроизводственных расходов
Отклонения затрат прямых материалов. Общее отклонение затрат прямых материалов определяется как разница между фактическими и бюджетными затратами прямых материалов.
Общее отклонение затрат прямых материалов = фактическое количество х фактическая цена - бюджетное количество х бюджетная цена.
Общее отклонение может быть разложено на две части: отклонение по цене и отклонение по использованию (по количеству) прямых материалов.
| Отклонение по цене прямых материалов | = | ( | фактическая цена | - | бюджетная цена | ) | х | фактическое количество |
| Отклонение по использованию прямых материалов | = | ( | фактическое количество | - | бюджетное количество | ) | х | нормативная цена |
В некоторых случаях, однако, более дешевые материалы имеют такое плохое качество, что в результате ожидаемые нормы отходов существенно превышаются, создавая при этом неблагоприятное отклонение по использованию материалов.
Таким образом, неблагоприятное отклонение по использованию прямых материалов может существенно перекрыть благоприятное отклонение по цене. Другими словами, покупка более дешевого сырья и материалов не всегда расценивается как положительное достижение, и, следовательно, каждая конкретная ситуация должна оцениваться соответственно определенным обстоятельствам.
Иногда отклонение затрат легче интерпретировать в виде графической схемы. На рисунке 3.1. представлен анализ отклонений прямых материалов.
Рисунок 3.1. – Анализ отклонений прямых материалов
Отклонения прямых трудовых затрат. Общее отклонение прямых трудовых затрат определяется как разница между фактическими затратами труда и бюджетными затратами труда на произведенные единицы продукции за исключением брака (как окончательного, так и исправимого).
| Общее отклонение прямых трудовых затрат | = | фактические часы | х | фактическая ставка оплаты | - | бюджетные часы | х | бюджетная ставка оплаты труда |
Для оценки выполнения плана руководство должно знать, какая часть общего отклонения вызвана изменением затрат рабочего времени, а какая часть — изменением ставок оплаты труда.
| Отклонение по ставке оплаты прямого труда | = | ( | фактическая ставка | - | бюджетная ставка | ) | х | фактические часы |
| Отклонение по производительности прямого труда | = | ( | фактические часы | - | бюджетные часы | ) | х | бюджетная ставка оплаты труда |
Очевидно, что общее отклонение равно сумме двух его составляющих отклонений.
За отклонения по ставке оплаты труда обычно ответственность несет отдел кадров. Это отклонение возникает, когда нанимается работник с оплатой выше или ниже, чем предполагалось в плане, или определенные работы выполняются более высоко (или менее) оплачиваемым работником.