Задолженность, подлежащая возврату (возмещению) работнику, может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента предоставления отчета. Банк не вправе отказать организации в получении наличных денег для расчетов с работниками по авансовым отчетам, с момента представления которых прошло более 30 дней.
При получении работником под отчет наличной иностранной валюты отчет об израсходованных суммах составляется в валюте получения аванса с последующим пересчетом в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета.
При использовании работником банковской пластиковой карточки (корпоративной либо дебетовой личной) в отчет об израсходованных суммах инвалюты включаются суммы денежных средств в валюте произведенных операций с последующим пересчетом в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета.
Имеются особенности пересчета израсходованной инвалюты в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета, если валюта денежных средств, указанная в карт-чеках, приложенных к отчету, не соответствует валюте, перечисленной организацией на карт-счет.
В этом случае возможны два варианта пересчета израсходованной инвалюты в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета, а также определения суммы денежных средств (израсходованных и оставшихся) в инвалюте, перечисленной организацией на карт-счет:
первый - расчет производится с использованием обменного курса, примененного банком при отражении произведенных операций по карт-счету;
второй - расчет производится с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующим иностранным валютам, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. Этот вариант используется при отсутствии на дату составления отчета информации о примененном банком обменном курсе.
При составлении отчета за полученные белорусские рубли работник прилагает к отчету об израсходованных суммах чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные им в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке иностранной валюты. В отчет об израсходованных суммах инвалюты включаются расходы в валюте произведенных операций, пересчитанные в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли.
Оплата расходов по найму жилья
Расходы по найму жилья, кроме командировок в страны СНГ, возмещаются при представлении подтверждающих документов в оригинале.
Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.
Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме командировок в страны СНГ.
Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работников в данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.
Если принимающая сторона предоставляет бесплатное жилье, выплаты на эти цели не осуществляются.
При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья осуществляется в пределах установленных норм при представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и лицам, командированным вместе с ними, оплата производится и за время нахождения в пути. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.
При приеме отчетов об израсходованных суммах по командировкам, аванс по которым выдавался в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены нормы, при осуществлении контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:
1) расходы, произведенные в инвалюте аванса (в национальной валюте страны, куда командирован работник), и предельные нормы возмещения расходов в соответствующей валюте пересчитываются по курсу Нацбанка на дату составления отчета в белорусские рубли;
2) белорусские рубли пересчитываются в валюту, в которой был выдан аванс.
Оплата суточных расходов
Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:
а) при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах республики;
б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку.
При этом день пересечения границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении в республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.
День пересечения государственной границы определяется по отметкам в паспорте.
При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.
При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 % установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.
При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 % установленной нормы страны командирования.
Если работник находился в командировке за границей более 60 дней, суточные, начиная с 61-го дня, выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.
В зависимости от условий пребывания за границей суточные могут выплачиваться в размере 100, 70 или 30% от установленных норм.
В случаях, когда работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.
Если принимающая сторона обеспечивает работников питанием, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы по проезду в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы) и не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы страны командирования.
Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразовым - 30 % от установленной нормы суточных страны командирования.
При направлении за границу делегаций школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от установленной нормы при условии, что обеспечение питанием производится за счет направившей или принимающей стороны и принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы.
Имеются особенности оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим, не зависящим от работника причинам имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.
За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.
Оплата проезда
Расходы по проезду до места командировки и обратно, а также провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов (проездных билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей.
Расходы по проезду возмещаются в пределах установленной нормы, которой является стоимость проезда по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - "купе"). Кроме того, возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах.