В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - "СВ", на самолетах - "бизнес-класс"). При отсутствии вагонов (на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.
При направлении в краткосрочные командировки за границу руководителей и заместителей руководителей республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде железнодорожным транспортом до места командирования и обратно могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса "СВ").
Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она должна оплачиваться самим работником.
Возмещению подлежит стоимость проезда транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме тех случаев, когда работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).
Оплата других расходов
Возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз).
В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению на основании подтверждающих документов в оригинале расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.
ПОРЯДОК возврата работниками неиспользованного аванса
Сумма неиспользованного аванса, полученного в наличной инвалюте, должна быть возвращена работником путем внесения ее в кассу организации.
При использовании для оплаты командировочных расходов дебетовой личной карточки оставшаяся на карт-счете работника неиспользованная сумма инвалюты, полученная под отчет, должна быть возвращена работником путем внесения ее в кассу организации либо осуществления работником банковского перевода с его карт-счета на счет организации.
При использовании банковской пластиковой карточки (корпоративной или дебетовой личной) для получения наличной инвалюты с карт-счетов в инвалюте (в служебной командировке или ранее) оставшаяся у работника неиспользованная сумма наличной инвалюты должна быть возвращена путем внесения денежных средств в кассу организации. При получении наличной инвалюты с карт-счетов в инвалюте ранее (до нахождения работника в служебной командировке) оставшаяся у работника неиспользованная сумма наличной инвалюты вносится в кассу организации в валюте снятия либо в валюте карт-счета по договоренности между работником и организацией.
Для возврата неиспользованной наличной инвалюты, полученной работником с карт-счета, открытого в белорусских рублях, или приобретенной работником за выданные ему под отчет наличные белорусские рубли, работник должен продать неиспользованную инвалюту в обменном пункте или в кассе банка и белорусские рубли внести в кассу организации. При этом работник должен приложить чек, подтверждающий совершение указанной валютно-обменной операции.
Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяется активно-пассивный субсчет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетовый остаток этого субсчета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации, кредитовый - сумму задолженности организации перед работниками по произведенным ими расходам.
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам (под отчет на предстоящие расходы, а также в возмещение расходов, произведенных подотчетными лицами на основании их отчетов об израсходованных суммах) отражается записью:
Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т субсч. 120 "Касса", 121 "Валютные средства в кассе".
Израсходованные суммы согласно отчетам подотчетных лиц отражаются записью:
Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 082 " Затраты на научно-исследовательские работы по договорам" и др.
К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".
Возврат в кассу неизрасходованных сумм отражается записью: Д-т субсч. 120 "Касса", 121 "Валютные средства в кассе"
К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".
При удержании из заработной платы работника невозвращенного остатка подотчетных сумм (в пределах, разрешенных законодательством) делается запись:
Д-т субсч. 180 "Расчеты с персоналом"
К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".
В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка от 28.06.2004 № 98, работник, направленный в служебную командировку за границу, может получить наличную иностранную валюту в банке (с текущего или специального валютного счета). При этом если полученная работником сумма не превышает сумму, предназначенную для выдачи организацией этому лицу, ее можно не сдавать в кассу организации. В этом случае выдача иностранной валюты подотчетному лицу отражается записью:
Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т субсч. 101 "Текущий валютный счет по бюджету", 118 "Текущий валютный счет по внебюджетным средствам".
В соответствии с Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Национального банка от 30.04.2004 № 74 (в редакции постановления Правления Национального банка от 16.02.2007 № 51), организация вправе перечислять на карт-счета своих работников (держателей дебетовых личных карточек) суммы денежных средств, предназначенных для оплаты расходов, связанных со служебными командировками данных работников. Разрешается перечислять суммы денежных средств, подлежащих возмещению данным работникам в связи с произведенными ими за свой счет расходами, связанными с хозяйственной деятельностью организации (включая расходы на представительские цели, а также расходы, связанные со служебными командировками указанных работников).
В этих случаях составляется запись:
Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т субсч. 100 "Текущий счет по бюджету", 101 "Текущий валютный счет по бюджету", 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам", 118 "Текущий валютный счет по внебюджетным средствам".
При возврате держателями дебетовых личных карточек неиспользованных средств (средств, израсходованных не по назначению) составляется обратная бухгалтерская запись. Названные средства могут быть внесены в кассу организации (Д-т субсч. 120, 121 - К-т субсч. 160).
Работники, направленные в командировку, для оплаты командировочных расходов могут использовать на основании доверенности корпоративные пластиковые карточки. Для этого организация открывает карт-счет в белорусских рублях или в иностранной валюте.
Зачисление денежных средств на карт-счет юридического лица производится с его текущего (расчетного) счета, со специального счета для хранения купленной на внутреннем валютном рынке иностранной валюты, с иных счетов в соответствии с законодательством. Нормативными документами по казначейской системе финансирования открытие карт-счетов юридическим лицам за счет бюджетных средств не предусмотрено.
Если дебиторская задолженность и обязательства (кредиторская задолженность) по расчетам с работниками по подотчетным суммам выражены в иностранной валюте, они подлежат переоценке при изменении Национальным банком курсов иностранных валют на дату совершения операции (полного или частичного погашения дебиторской или кредиторской задолженности), а также на дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период.
Курсовые разницы, возникающие в результате переоценки, относятся на увеличение (уменьшение) бюджетного финансирования и источников внебюджетных средств (основание - Декрет Президента от 30.06.2000 № 15 "О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц").
При переоценке дебиторской задолженности составляются записи:
- на сумму положительных курсовых разниц: Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами" - К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 410 "Прибыли и убытки";
- на сумму отрицательных курсовых разниц: Д-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 410 "Прибыли и убытки" - К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".
При переоценке кредиторской задолженности составляются обратные бухгалтерские записи.
Аналитический учет по субсчету 160 "Расчеты с подотчетными лицами" должен вестись в разрезе бюджетных и внебюджетных источников финансирования, по каждому работнику в отдельности по каждому случаю выдачи сумм в подотчет в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами формы 386 (мемориальный ордер 8).