Как видно из определений плана и прогноза концептуально их результаты содержат модели будущего. Однако план в отличие от прогноза есть решение действовать согласно описанию будущего.
Планом в практике управления принято также считать документ с записанным на нем планом.
В нашей работе речь пойдет о финансовом плане. Так если план отражает цели развития компании, способы их осуществления и ресурсное обеспечение, то финансовый план выступает количественным выражением плана (чаще всего в денежном измерении). Далее, когда мы будем говорить о плане и планировании мы будем иметь в виду их смысл именно в данных определениях.
Прибыль, в наиболее общей дефиниции, охватывающей всевозможные ее вариации – это разница между совокупными доходами и совокупными издержками фирмы. Здесь и далее мы будем придерживаться, где это не будет оговорено отдельно этого общего определения.
Исчисление прибыли как разницы значений доходов и расходов задает в общей форме техническую программу ее планирования: цель - планирование доходов - планирование расходов - планирование прибыли, как разности.
Конечно, планирование доходов и расходов при планировании прибыли можно опустить и сделать это вполне корректно. Однако, учитывая цель нашей работы, мы, в объеме какой нам позволяет формат работы, начертим контур этой программы более отчетливо.
Бюджетирование – один из самых мощных инструментов финансового планирования. Бюджетирование это тип финансового планирования, результат этого процесса – бюджет компании. Бюджет представляет собой финансовую модель компании – относительно несложный математический объект, реализованный либо на бумажном носителе, но чаще (в эпоху цифровых технологий) в электронном виде (от таблиц MSExcel до программных комплексов).
Дадим формальные определения. Бюджетирование – это совокупность бюджетной системы компании и бюджетного процесса. Бюджетная система компании – это совокупность бюджетов компании, основанная на экономических отношениях и корпоративном устройстве, регулируемая нормативными документами, действующими в компании. Бюджетный процесс представляет собой регламентируемую корпоративными правилами деятельность должностных лиц и органов предприятий компании по составлению, рассмотрению проектов бюджетов, утверждению и исполнению бюджетов компании, контролю за их исполнением и анализу.
В этой системе, напомним, план представляет собой нормативный документ компании,устанавливающий и формулирующий цели, задачи, стратегию, тактику и необходимые действия по их достижению, а также критерии оценки результатов выполнения поставленных целей. Бюджет же есть нормативный документ компании, определяющий источники образования и цели расходования денежных средств, предназначенных для финансового обеспечения задач и функций компании. Бюджет является стоимостным выражением совокупности планов. Бюджет представляет собой директивный план будущих операций и используется для планирования, контроля и оценки эффективности деятельности. Бюджет составляется на определенный период (см.горизонт планирования), который может соответствовать календарному году, двум и более годам, иметь разбивку по месяцам, кварталам и даже дням.
Плановый (бюджетный период) определяет горизонт планирования, т.е. временной интервал, на который осуществляется формирование планов и бюджетов. Определение горизонта весьма сложная задача. Действительно, насколько далеко в будущее следует заглянуть и можно заглянуть? Эта проблема перекликается с проблемой определения периодов, на которые разбивается бюджет компании. Горизонт на практике выбирают из соображений оценочных (ожидаемых) выгод от глубины планирования, как по времени, так и по подробности, от оценок доступности информации и ожидаемой точности оценок будущего. Очень часто в таком деле помогает сложившаяся практика: условно принято считать, что краткосрочное финансовое планирование – это планирование на период до 1 года, среднесрочное – от 1 до 2-3 лет, выше – долгосрочное. При этом долгосрочное планирование редко остается таким же подробным как краткосрочное и среднесрочное планирование. Более отдаленное будущее, как правило, имеет значительно более выраженную неопределенность, нежели ближайшее. Поэтому его стараются сформулировать в качественном виде стратегического плана, не отяжеляя строгими финансовыми расчетами.
Наконец, бюджетирование и бюджетная система зачастую регламентируются, либо отдельными приказами, либо специальными документами (регламентами). В них содержатся описание процесса, участники, приводятся схемы распределения ответственности, иногда типовые формы и/или описание процедур в программном модуле для участников процесса.
Можно выделить некоторые типы финансовых планов (бюджетов) в зависимости от периодичности составления, метода расчета, учета влияния изменений в течении отчетного периода.
Периодический бюджет. Периодический бюджет составляется один раз на определенный период (обычно на год). Следующий бюджет составляется в конце этого периода на следующий период и так далее.
Постоянный бюджет. Постоянный бюджет составляется каждый месяц (квартал) на следующий бюджетный период (по типу "скользящей стенки"). При составлении бюджета, основанного на данных предыдущего периода, к фактическим данным предыдущего периода прибавляются доходы/расходы, которые компания планирует получить/понести в следующем периоде.
Бюджет "с нуля". При составлении бюджета "с нуля" компания рассчитывает все доходы и расходы бюджетного периода исходя из экономической целесообразности и прогноза изменения внешних факторов. Такой бюджет обычен для открытия нового направления деятельности (бизнеса).
Фиксированный бюджет. Фиксированный бюджет устанавливается в начале периода и не подлежит изменению. Результаты работы подразделений оцениваются в сравнении с первоначальными прогнозами.
Изменяемый бюджет. Изменяемый бюджет устанавливается в начале бюджетного периода и пересматривается в конце периода. Если значение базового показателя (например, объем продаж) отличается от запланированного, то все остальные результаты пропорционально пересчитываются. Результаты работы подразделений оцениваются в сравнении с измененным вариантом бюджета.
Многовариантный бюджет. Многовариантный бюджет рассчитывается в нескольких вариантах исходя из разных прогнозов. Результаты работы подразделений оцениваются в сравнении с тем вариантом бюджета, который базировался на наиболее точном прогнозе.
Процедура бюджетирования затратна, поэтому выбирая типы бюджетов менеджмент оценивает перспективные выгоды от привлечения этого инструмента, соизмеряя их с ожидаемыми затратами на его внедрение (осуществление). Дать более-менее точную оценку таких расходов и выгод провести практически очень сложно и, в сущности, требует либо "экспериментальной" проверки, либо опору не опыт внедрения различных бюджетов в других компаниях. Бывает, что ошибочные решения имеют определенную инертность. Управляющие боятся потерять в статусе (дискредитировать свою компетентность, профессионализм) признавая ошибочность сделанного выбора.
Бюджетная модель имеет три итоговых документа (основные бюджетные формы):
· прогнозируемый баланс;
· прогнозируемый отчет о прибылях и убытках;
· прогнозируемый отчет о движении денежных средств;
Эта модель воспроизводит деятельность компании (предприятия). Укрупненная логика планирования по этой модели приведена в следующей схеме:
· Определение целевых ориентиров (обычно с сессии стратегического планирования);
· Инвестиционное планирование (капитальные затраты, амортизация) и укрупненное планирование доходов;
· Планирование доходов от основной (операционной) деятельности;
· Планирование переменных затрат;
· Планирование постоянных затрат и доходов/расходов от внереализационных операций;
· Налоговое планирование (в части налогов на финансовый результат);
· Планирование финансов (дебиторской и кредиторской задолженности, финансирования, выплат собственникам) и расходов на финансирование.
Планирование доходов опирается на устойчивые факты ресторанного бизнеса QSR. К таким фактам в практике ресторанного бизнеса относят средний чек и трафик, связь между ними через число покупателей.
Основные индикаторы планирования доходов:
· трафик;
· средний чек.
Если ресторан открыт, измерения трафика отходит на второй план и ведется по усмотрению менеджмента регулярно, случайно (время от времени) или вовсе не ведется. При открытии ресторана трафик имеет одно из определяющих для прогноза значений. Опираясь на трафик и статистические закономерности о связи числа покупателей с трафиком, дают прогнозы по числу будущих покупателей.