Основными задачами, которые встают перед организацией, создавая систему бюджетирования являются:
· Система бюджетирования. Разработка финансовой структуры в рамках, которых будет вестись процесс бюджетирования.
· Форматы бюджетов. Структура бюджетов и их формы.
· Организация бюджетирования. Разработка регламентов. Назначение ответственных лиц.
· Автоматизация бюджетирования и техническая сторона процесса. Программное обеспечение.
Бюджетирование - это процесс обеспеченный комплексов программный, а в большей части административных мер. Разработать и внедрить бюджетирование только программным обеспечением невозможно. Концентрируясь на автоматизации и программном обеспечении и не учитывая организационную часть процесса бюджетирования, организация рискует иметь в лучшем случае неэффективное бюджетирование[20].
Рассмотрим, организацию уже имеющую работающую ERP систему (на примере Microsoft Dynamics NAV). Сам по себе факт использования ERP-системы означает, что организация осознала потребность в жестком контроле и организации своих бизнес-процессов. Так или иначе, организация рано или поздно приходит к потребности в бюджетировании.
Основной дилеммой возникающей перед компанией является вопрос покупать систему бюджетирования или разрабатывать свою собственную. Так как Microsoft Dynamics NAV обладает простой средой разработки, многие выбирают путь разработки своей системы бюджетирования.
При возникновении вопроса о создании системы бюджетирования организация рассматривает несколько вариантов технологического обеспечения процесса бюджетирования (табл. 1.1).
Таблица 1.1
Сравнение методов бюджетирования[21]
| Метод построения системы бюджетирования. | Достоинства | Недостатки |
| Создание своей системы на основе Microsoft Dynamics NAV | Невысокая стоимость. (Разрабатывается только необходимый функционал) Интеграция в рамках единой системы. Автоматический сбор фактических показателей. | Неконтролируемые сроки создания решения и непредсказуемый результат. Зависимость от сотрудников, создающих подобную систему. Риск отсутствия поддержки системы в случае ухода сотрудников. В организации не всегда есть люди, имеющие опыт создания систем бюджетирования. |
| Покупка внешней системы бюджетирования. | Реализует лучший опыт, накопленный при внедрении систем бюджетирования. Более развитый графический интерфейс пользователя, по сравнению с Navision. Богатые интеграционные возможности. Мощные механизмы получения отчетности. | Высокая стоимость самого программного обеспечения и его внедрения. Дороговизна доработок внешней системы учитывающей особенности бизнес процессов организации. Необходимость настройки внешнего механизма сбора фактических показателей. Дополнительный трудозатраты на создание консолидированной отчетности из различных систем. |
| Покупка дополнительного модуля интегрированной системы бюджетирования для Microsoft Dynamics NAV. | Интеграция бюджетирования в рамках единой системы. Реализует лучший опыт, накопленный при внедрении систем бюджетирования для различных бизнес-процессов. Возможность доработки решения под свои нужды, своими силами. Техническая поддержка и развитие модуля в дальнейшем, компанией создавшей решение. Автоматическое сравнение плановых и фактических показателей. | Более высокая стоимость по сравнению с созданием системы своими силами. Не выходит за рамки интерфейса Navision по сравнению с внешними системами бюджетирования, что накладывает специфические ограничения, обусловленные самой средой Navision. |
Взвесив достоинства и недостатки данных подходов, каждая организация принимает для себя решение, каким путем идти в построении технического обеспечения процесса бюджетирования.
2 Анализ деятельности и системы бюджетирования в туроператорской компании ООО «Пегас-Турист»
2.1 Экономическая характеристика деятельности компании
ООО «Пегас-Турист» было создано в 1989 году. Одним из первых среди российских туристических агентств компания ООО «Пегас-Турист» была сертифицирована Международной авиатранспортной ассоциацией ИАТА.
ООО «Пегас-Турист» внесено в единый федеральный реестр туроператоров в соответствии с требованиями ФЗ от 05.02.2007г. № 12-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об основах туристской деятельности в РФ".
Документы, на основании и в соответствии с которыми ООО «Пегас-Турист» осуществляет свою профессиональную деятельность:
- Свидетельство о внесении сведений о туроператоре в Единый Федеральный реестр туроператоров. Выдано федеральным агентством по туризму. Реестровый номер МВТ 001548 (прилагается).
- Сертификат соответствия № РОСС RU. АЮ94.М00209 (прилагается).
- Сертификат Международной авиатранспортной ассоциации ИАТА (прилагается).
- Договор страхования гражданской ответственности за неисполнение или ненадлежащие исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта № 001-239/2008-ОТ от 20 февраля 2008 года, сроком действия с 01 июня 2008 года по 31 мая 2009 года.
Основное направление деятельности компании:
Обслуживание корпоративных клиентов (компаний и организаций) по всем направлениям делового туризма.
Компания имеет сеть офисов продаж в количестве 7, в том числе имплант-офисы.
Миссия компании:
Предоставление качественных услуг в области делового туризма, поддержка деловых связей российских и зарубежных компаний и обеспечение оптимальных условий для развития бизнеса в России.
Менеджмент компании:
В настоящий момент в компании работает 96 человек. Все сотрудники наших офисов являются высокопрофессиональными специалистами, способными осуществлять обслуживание требовательных клиентов на должном уровне.
Спецификой работы сотрудников нашей организации является динамичность в предоставлении информации и в обратной связи. Немаловажным аспектом развития персонала в компании является обучение молодых сотрудников. Успеху этого процесса способствуют исторически сложившиеся традиции и четкие технологии.
Основные цели кадровой политики ООО «Пегас-Турист» - полное укомплектование персоналом, включая кадровый резерв, создание продуктивной системы обучения сотрудников и развитие системы мотивации.
Услуги, предоставляемые ООО «Пегас-Турист»
Перечень услуг ООО «Пегас-Турист»:
- Бронирование авиабилетов в любую точку России, стран СНГ и мира. В настоящее время Аэротур имеет прямые соглашения с 63 ведущими российскими и зарубежными авиакомпаниями (АЭРОФЛОТ, BRITISH AIRWAYS, KLM, LUFTHANSA, AIR FRANCE, DELTA, FINNAIR, и др.). За долгие годы сотрудничества между Аэротуром и многими авиакомпаниями сложились надежные партнерские отношения, что позволяет получить Аэротуру конфиденциальные тарифы на многие направления. Все билеты оформляются на собственных бланках авиакомпаний.
Все сотрудники по продаже авиаперевозок прошли обучение на специализированных курсах по системам бронирования, и имеют высокий профессиональный уровень, что позволяет быстро и грамотно обрабатывать заявки на маршруты любой сложности, с участием нескольких перевозчиков, находить оптимальные варианты перевозки, минимизировать их стоимость и оформлять билеты на собственных бланках перевозчиков. Все сотрудники компании, занятые в продаже авиаперевозок, работают во всех системах бронирования на высоком профессиональном уровне. Все специалисты регулярно проходят курсы повышения квалификации. В компании постоянно проводятся семинары с участием представителей авиакомпаний и тренинги по работе с корпоративными клиентами.
Сотрудник компании, который будет выполнять работу по заявке Заказчика, в течение 10 минут с момента ее поступления, предоставит всю необходимую информацию по перевозке с указанием всех возможных вариантов перелета, правил применения тарифов, ограничений авиаперевозчика по срокам оформления билета и правила возврата билета. В случае отсутствия мест или класса обслуживания на рейсе предложит альтернативный вариант перевозки, наиболее удовлетворяющий требованиям, изложенным в заявке.
Сотрудник компании незамедлительно информирует Заказчика о любых изменениях, возникших в забронированных и/или оформленных авиаперевозках: изменение расписания рейсов, отмены рейсов, новых условиях и сроках оформления билетов. Сотрудник компании информирует Заказчика об условиях провоза багажа, требований авиаперевозчиков к перевозке пассажиром ручной клади, а также, об условиях и стоимости провоза сверхнормативного багажа на рейсах любого авиаперевозчика.
Компания производит бронирование групп на регулярные рейсы любых авиаперевозчиков, с которыми имеет Агентские соглашения или которые имеют свои представительства в г.Москве.
- Индивидуальное обслуживание пассажиров в аэропорту. VIP - залы в аэропортах Москвы, городах РФ и странах СНГ и за рубежом.
- Организация грузовых авиаперевозок регулярными и чартерными рейсами. За время существования Аэротур выполнил более 500 грузовых рейсов на самолетах ИЛ - 76, АН - 124, Ан - 12. Имеется достаточный опыт в перевозке опасных, габаритных и тяжеловесных грузов.
- Бронирование железнодорожных билетов на любое направление по самым оптимальным тарифам и выписка их на любое направление, как в СНГ, так и за рубеж.
- Бронирование гостиниц в Москве, Санкт-Петербурге, городах России, странах СНГ и за рубежом. Специалисты, работающие в отделе въездного и Российского туризма и в отделе выездного туризма, осуществляют бронирование гостиниц уровня от 2 до 5 звезд) в Москве, Санкт-Петербурге, городах России, странах СНГ и за рубежом по самым выгодным специальным тарифам.