Правда, бюджетирование и учет затрат по ЦО - это система для предприятий, которые достигли определенного размера. Во-первых, система должна окупаться. Во-вторых, система должна быть достаточно информативной. Для этого должна быть правильно разработана финансовая структура и в рамках этой структуры правильно выделены центры ответственности, в частности центры доходов и затрат. В-третьих, можно посоветовать выбрать простую "платформу" для внедрения ЦО.
2.3 Пример №3: страховая компания
Центрами прибыли, в первую очередь, являются филиалы и отдаленные рабочие места. У данных подразделений главным документом является бюджет, который утверждается на год. Он включает как доходы, так и расходы, именно поэтому они выделены как центры прибыли. В задачи их руководства входит выполнение плана по сбору страховых платежей, балансировка портфеля (наличие в страховом портфеле продуктов различных видов). Но немаловажное значение имеет и минимизация затрат, т.е. получение прибыли. Тарифную политику для всей филиальной сети устанавливает головной офис компании, при этом учитываются рентабельность вида страхования, тарифы конкурентов, платежеспособность основных клиентов - населения.
Центрами прибыли в головном офисе компании являются инвестиционный отдел, отдел по работе с VIP-клиента-ми, отдел регрессной работы, отдел по входящему перестрахованию. Доходами в этом случае являются страховые платежи по входящему перестрахованию, инвестиционные доходы от размещения активов, полученные регрес-сы и прочие доходы от хозяйственной деятельности. Расходами - расходы на содержание и заработную плату.
Центрами затрат выступают юридическое управление, бюджетный отдел, бухгалтерия, хозяйственный отдел, управление урегулирования, управление рекламы и маркетинга и др.
В компании существует процедура согласования расходов. Центры ответственности прибегают к этой процедуре в случае невыполнения своего бюджета по двум основным показателям - по прибыли и по доходам. По головному офису согласование расходов проходит поэтапно (визирование). Например: руководитель центра прибыли (ЦП) или центра затрат (ЦЗ), имея свой бюджет, хочет приобрести компьютер. Он предоставляет заявку в управление информационных технологий, а специалист данного подразделения выдает счет на оплату компьютера. Оплата производится при условии наличия визы руководителя ЦО или ЦЗ, руководителя управления информационных технологий, начальника бюджетного отдела (наличие в плане данной единицы оргтехники) и визы председателя правления. Фактическое отражение затрат происходит по ЦО или ЦЗ, при этом легко распределять затраты, связанные с оплатой труда сотрудников, командировками, приобретением основных фондов и т.п., так как они непосредственно связаны с конкретными сотрудниками. Вопрос распределения арендных расходов решен таким образом, что аренда отражается в ЦО или ЦЗ пропорционально занимаемым площадям. Затраты на бензин по закрепленному за несколькими подразделениями автомобилю распределяются пропорционально количеству людей в ЦО или ЦЗ. В любом похожем случае можно использовать пропорцию.
В распределении денежных потоков внутри компании принимают участие отдел урегулирования (своевременность выплат), инвестиционный отдел, продавцы (заявки на размещение депозитов), подразделение рекламы (своевременное поддержание рекламной продукцией продавцов), финансово-экономическое управление (своевременная выплата зарплаты и обязательных платежей). Окончательное решение по очередности принимают председатель или его заместитель по финансам.
Один раз в год, обычно это ноябрь, руководители региональных подразделений (далее - руководители ЦО) защищают свой бюджет перед правлением. При этом бюджетный отдел головного офиса играет роль координатора, а именно - доводит до ЦО нормативы по статьям доходов и расходов. Далее сотрудники ЦО работают с цифрами, планируя свою работу на следующий год (используя наработанную клиентскую базу, т.е. долю перезаключаемых договоров, привлекая новых клиентов во вновь освоенных населенных пунктах). В течение двух недель идет защита бюджетов в головном офисе компании, на которой присутствуют члены правления компании, бюджетной комиссии, руководители ЦО и их главные бухгалтеры. При этом защищают свои бюджеты и все подразделения головного офиса, являющиеся как ЦП, так и ЦЗ. ЦО имеет право подать заявку на корректировку плана в сторону увеличения затрат. Бюджетный комитет рассматривает и готовит проект решения для правления компании. Окончательное решение принимает правление. Но, как правило, директора тщательно подходят к планированию, и выходы за пределы плана - это, скорее, единичные случаи. Поскольку планирование и фактическое исполнение напрямую влияют на мотивацию всех сотрудников ЦО (участие в прибыли, процент от привлеченных доходов, процент от экономии накладных затрат), все это в комплексе позволяет получать реальную картину ведения бизнеса компанией и принимать оперативно корректирующие решения, направленные на достижение поставленных стратегических целей.
3.ЗАДАЧА
Вычисление отклонений по труду, материалам и накладным расходам и согласование сметной и фактической прибыли
Вы - менеджер-аналитик компании Т pie. Ниже представлена компьютерная распечатка, показывающая данные за апрель:
| Фактические показатели | Сметные показатели | |
| Объем реализации, ед. | 4900 | 5000 |
| Цена реализации, £ за ед. | 11,00 | 10,00 |
| Объем производства, ед. | 5400 | 5000 |
| Основные производственные материалы: | ||
| килограмм | 10600 | 10000 |
| цена за один килограмм, £ | 0,60 | 0,50 |
| Труд основных работников: | ||
| часов на единицу | 0,55 | 0,50 |
| ставка за час, £ | 3,80 | 4,00 |
| Постоянные накладные расходы: | ||
| производственные, £ | 10300 | 10000 |
| административные, £ | 3100 | 3000 |
В компании Т pie применяется система калькуляции себестоимости по нормативным издержкам с их полным распределением.
На начало и конец отчетного периода незавершенного производства нет.
Необходимо выполнить следующее.
А. Подготовить отчет, в котором согласовать сметную прибыль с фактической прибылью за апрель, показав отдельные отклонения возможно полнее.
Б. Кратко пояснить возможные причины отклонения по:
(1) использованию материала;
(2)ставке труда;
(3) прибыли от общей реализации.
В. Объяснить значение и сущность взаимозависимостей различных отклонений, указываемых в отчете для менеджеров.
Решение:
| Статьи издержек | По смете на ед. | По плану | По факту | Отклонения от плана | |
| перерасход | экономия | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | (4-3) | (4-3) |
| Объем производства, ед | - | 5000 | 5400 | 400 | - |
| Материалы | 1 | 5000 | 6360 | 1360 | - |
| Оплата труда | 2 | 10000 | 11286 | 1286 | - |
| Постоянные накладные расходы: | |||||
| - производственные | 2 | 10000 | 10300 | 300 | - |
| - административные | 0,6 | 3000 | 3100 | 100 | |
| Итого | 5,6 | 28000 | 31046 | 3046 | |
Отклонение по материалам:
Отклонение по цене материалов (ОЦМ) равно:
ОЦМ = (НЦ – ФЦ) * КМ
Где:
НЦ - нормативная цена единицы материалов;
ФЦ - фактическая цена закупленной единицы материалов;
КМ - количество закупленного материала.
ОЦМ = (0,5 – 0,6) * 10600 = -1060 грн.
Отклонение по использованию материалов (ОКМ) равно:
ОКМ = (НК - ФК) * НЦ
Где:
НК - нормативное количество материалов, необходимых для фактического выпуска продукции;
ФК - фактическое количество, использованных материалов;
НЦ - нормативная цена материалов.
ОКМ = (10000 - 10600) * 0,5 = - 300 грн
Общее отклонение по материалам (ООМ) равно:
ООМ = НЗ – ФЗ = (10000*0,5) – (10600 * 0,6) = 5000 – 6360 = - 1360 грн.
Таким образом, общее отрицательное отклонение по материалам составляет 1360 грн., из них за счет перерасхода материала 300 грн., а за счет повышения закупочной цены 1060 грн.
Неверно предполагать, что отклонение по цене на материалы всегда будет следствием плохой работы отдела закупок. Фактические цены могут превышать нормативные из-за изменений на рынке вследствие всеобщего повышения цен на материалы. Таким образом, отклонение по цене может быть вне контроля отдела закупок. В то же время неблагоприятное отклонение может быть следствием низкой эффективности работы с поставщиками.
Отклонения по использованию материалов, как правило, контролирует начальник цеха. Причинами неблагоприятных отклонений могут являться недостаточно подготовленные рабочие, неотлаженное оборудование, применение нестандартных материалов, неудачная конструкция изделия или технология производства, недостаток необходимых инструментов или оборудования, невозврат избыточных материалов на склад, неожиданные изменения в объеме производства.
Перейдем к рассмотрению расходов на оплату труда.
Отклонение по ставке заработной платы (ОСЗ) равно:
ОСЗ = (НСЗ – ФСЗ) * ФЧ
Где:
НСЗ - нормативная ставка заработной платы;
ФСЗ - фактическая ставка заработной платы;
ФЧ - фактическое число отработанных часов.
ОСЗ = (4 – 3,8) * (5400 * 0,55) = 594 грн.
Отклонение по производительности труда (ОПТ) равно:
ОПТ = (НЧ – ФЧ) * НСЗ
Где:
НЧ - нормативное время в часах, затраченное на фактический выпуск продукции;
ФЧ - фактическое время в часах, отработанное за рассматриваемый период