│- использовано │ │ │ │ 185 │ 185 │ 370 │ │
│- остаток │ │ 119 │ 240 │ 179 │ -6 │ -6 │ 134 │
├────────────────┼─────────┼──────┼──────┼──────┼──────┼────────┼───────┤
│11. Резервный │ │ │ │ │ │ │ │
│фонд: │ │ │ │ │ │ │ │
│- начислено │ 257 │ 134 │ 136 │ 139 │ 142│ 808 │ │
│- использовано │ │ │ │ │ │ │ │
│- остаток │ 257 │ 391 │ 527 │ 666 │ 808│ 808 │ 529 │
├────────────────┼─────────┼──────┼──────┼──────┼──────┼────────┼───────┤
│Всего: │ │ │ │ │ │ │ │
│- начислено │ 3 071 │3 209 │3 504 │ 8 990│ 9 170│ 27 944│ │
│- использовано │ 1 250 │ 134 │3 254 │ 5 135│ 1 362│ 12 138│ │
│- остаток │ 1 822 │4 718 │4 601 │ 7 998│15 202│ 15 202│ 6 457│
└────────────────┴─────────┴──────┴──────┴──────┴──────┴────────┴───────┘
Накопление финансовых ресурсов предприятия в виде денежных средств в своей основной части осуществляется на его счетах в банках: расчетном, валютном, специальных счетах. Именно на банковские счета поступают выручка от реализации продукции, товаров, другого имущества, средства контрагентов по выполнению ими обязательств перед предприятием и денежные средства из кассы. Вся эта денежная масса находится в обезличенном состоянии и только документальное сопровождение денег (платежно-расчетные документы) указывает на их происхождение.
Планирование, фактическое накопление и использование, оперативный учет и контроль движения средств финансовых резервов - прямая и непосредственная обязанность финансовой службы предприятия. Сложность этой работы объясняется несколькими факторами.
1. Разные периоды накопления и направления использования финансовых резервов требуют от финансовой службы предприятия четкого оперативного календарного контроля поступления и расходования средств.
2. Финансовые резервы всегда находятся в денежной, самой высоколиквидной форме. Как всякие деньги, финансовые резервы подчиняются общим законам денежного обращения, но, кроме того, подвержены специфическим рискам. Контроль за сохранностью денежных средств лежит на финансовой службе предприятия.
3. Финансовые резервы, будучи собственными свободными денежными средствами предприятия, не обслуживают его основную хозяйственную деятельность. Следовательно, данная часть финансовых ресурсов должна быть отделена от другой их части, вовлеченной в основной оборот. Это достигается использованием различных форм хранения таких средств. "Места хранения" имеют различные уровни надежности и доходности, разные условия и возможности конвертации и т.д. В обязанности финансовой службы предприятия входит выбор форм хранения, которые в максимальной степени обеспечат надежность хранения, ликвидность, оперативность конвертации финансовых резервов.
4. Свободные денежные средства постоянно и регулярно должны изыматься из основного хозяйственного оборота. Информация о наличии и объеме этих средств формируется в бухгалтерии предприятия с периодичностью один месяц. Обязанность финансовой службы предприятия - оперативно и в полном объеме выявить источники свободных денежных средств и принять меры к их обособлению. Такая же обязанность лежит на финансовой службе в части расхода средств, накапливаемых для целевого использования: эти средства должны находиться в формах, доступных для использования по целевому назначению.
Свободные денежные средства в качестве финансовых резервов могут формироваться при двух обязательных условиях.
Во-первых, их создание, накопление и использование должно регулироваться внутрихозяйственными документами, соответствующими нормативным актам государства. Такими внутрихозяйственными документами являются:
- учредительные документы, устанавливающие общие принципы организации предприятия, формирование уставного капитала, распределение дохода, его выплату и пр.;
- приказ об учетной политике (учетная политика предприятия должна ясно определять возможности предприятия по созданию фондов и резервов за счет себестоимости и балансовой прибыли. Отсутствие четких указаний по данному вопросу может быть расценено налоговой службой как нарушение правил ведения учета, поскольку способы учета себестоимости и прибыли затрагивают налоговые интересы государства);
- планово-распорядительная документация (плановые и фактические данные по формированию и использованию финансовых резервов).
Во-вторых, как указывалось ранее, финансовые резервы - это особым образом организованные денежные средства предприятия, относительно обособленные от основного хозяйственного оборота, но способные при необходимости оперативно и в нужный момент вернуться в него. При поддержании на строго установленном уровне величины нормируемых оборотных средств на расчетном счете постоянно будут "оседать" эти свободные денежные средства. Расчетный счет - первый этап и место формирования финансовых резервов предприятия. При размещении финансовых резервов этим можно и ограничиться. Однако такой способ хранения средств имеет существенные недостатки, которые сводят на нет работу по их аккумулированию. В первую очередь финансовому отделу трудно, если не невозможно, осуществлять оперативный контроль наличия финансовых резервов, поскольку в этом случае все денежные ресурсы предприятия (и свободные и несвободные) хранятся в одном месте. Кроме того, наличие на расчетном счете свободных денежных средств и свободное ими распоряжение вводят руководителей в заблуждение относительно реальных финансовых возможностей предприятия, и многие проблемы, которые можно было решить нефинансовыми методами, решаются с помощью денег. Выбор способа хранения средств во многом зависит от решения вопроса о доходности. Свободные денежные средства на расчетном счете предприятия одновременно представляют собой кредитные ресурсы банка, открывшего и обслуживающего этот счет. По этим средствам (остаткам на расчетном счете) банк платит минимальный доход (процент) и, следовательно, доходность финансовых резервов предприятия минимальна.
Названные недостатки дают повод утверждать, что такой способ формирования, хранения и использования финансовых резервов наихудший из всех возможных.
Несколько улучшает условия работы с финансовыми резервами открытие второго расчетного счета. По мере накопления свободных денежных средств на основном ("рабочем") расчетном счете эти средства перечисляются на второй расчетный счет. Происходит разделение денежных ресурсов предприятия на "свободные" и "несвободные". Такое разделение позволяет улучшить оперативную работу, организовать учет источников, объем поступления средств из этих источников и их расходование. Но другие недостатки, присущие первому способу, сохраняются и в этом случае.
Наиболее эффективным и выгодным является хранение финансовых резервов на балансовом счете "Краткосрочные финансовые вложения" со сроком использования до одного года. Этот способ хранения свободен от перечисленных выше недостатков и позволяет финансовой службе предприятия сформировать и использовать финансовые резервы в полном объеме и установить четкий оперативный контроль на всех этапах движения свободных денежных средств.
Этот способ дает:
- более выгодное и доходное размещение данной части ресурсов предприятия;
- возможность оперативно направлять средства в те или иные вложения;
- возможность оптимального сочетания направлений вложения средств по доходности, надежности, скорости конвертации.
Использование инструментов фондового рынка (а балансовый счет "Краткосрочные финансовые вложения" отражает именно этот хозяйственный факт) позволяет оценить уровень постановки финансовой работы на предприятии.
Пример 20. Сопоставим данные баланса предприятия: по строкам 430-432 показывают остатки резервного капитала с расшифровкой обоснований его образования - в соответствии с законодательством или учредительными документами. В балансе эти остатки составляют 808 тыс. руб. По строкам 260-264 показаны остатки денежных средств на счетах и в кассе - 175 тыс. руб. По строкам 250-253 отражены краткосрочные финансовые вложения в сумме 273 тыс. руб. Вывод: предприятие создало резервный фонд в сумме 808 тыс. руб. По своей сути эти средства должны быть выведены из основного оборота предприятия. Однако в краткосрочные финансовые вложения направлено только 273 тыс. руб. Денежные средства, которыми располагает предприятие (175 тыс. руб.), должны быть разложены на "свободные" и "несвободные". Но и при допущении, что все они свободные, общая их сумма составляет 448 тыс. руб. (273 тыс. руб. + 175 тыс. руб.). Значит сумма в 360 тыс. руб. (808 тыс. руб. - 448 тыс. руб.) находится в обороте предприятия в качестве сверхнормативных оборотных средств: в производственных запасах, незавершенном производстве, готовой продукции или дебиторской задолженности. При хорошо организованной системе управления финансовыми резервами суммы по строкам 250-253 всегда будут больше сумм по строкам 430-432 на величину финансовых резервов из источников, которые не раскрыты в балансе и о которых говорилось ранее.