3. В документі необхідно вказати дату складання. Якщо дата відсутня або написана нечітко, то документ втрачає свою визначеність у часі, і такий документ не має юридичної сили, бо не зрозуміло, до якого часу відноситься цей документ: до минулого, теперішнього чи майбутнього.
4. В документі повинен бути відображений зміст оформленої господарської операції, тобто розкрито об’єкт документування. При цьому слід враховувати, що зміст господарської операції випливає з назви документу, в якому вона є в загальній формі. Бухгалтер неприбуткової організації повинен слідкувати за відповідністю між назвою документу і змістом операції, що здійснюється за ним.
5. В документі повинні бути вказані вимірники (у натуральному і вартісному виразах) господарської операції. Відсутність відповідних вимірників у документі залишає його без обліково-розрахункової бази.
6. Документ повинен містити підписи відповідальних осіб. Перший підпис належить керівнику неприбуткової організації, другий – головному бухгалтеру неприбуткової організації. Як правило, право першого підпису визначається установчими документами. Призначення на посаду головного бухгалтера здійснюється за наказом керівника неприбуткової організації. Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Керівник неприбуткової організації забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами і працівниками вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку первинних документів.
7. Бухгалтерські документи заповнюються бухгалтером неприбуткової організації. Бухгалтерський документ має відповідати певним вимогам щодо його заповнення.
Розглянемо вимоги заповнення бухгалтерських документів неприбуткової організації.
Документи повинні бути заповнені чітко, з використанням української мови. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований переклад на державну мову.
Записи у первинних документах, облікових реєстрах повинні здійснюватись тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.
Як правило, для документів використовують типові форми, затверджені Міністерством статистики України, а також бланки спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці бухгалтером неприбуткової організації, формі та змісту, тобто перевіряються наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув’язка окремих показників.
Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну й фінансову дисципліни. Документи повинні заповнюватися своєчасно, тобто одразу після здійснення господарської операції.
Виправлення помилок в бухгалтерських документах має бути підтверджене підписами посадових осіб, які підписали ці документи з зазначенням дати виправлення.
Всі бухгалтерські документи можна поділити на доброякісні і недоброякісні. До доброякісних документів належать правильно оформлені документи, що точно відображають здійснену операцію. У недоброякісних документах операції можуть відображатися у спотвореному вигляді або бути оформлені на фіктивну операцію. Ці документи можна поділити на три групи: фальсифіковані документи (матеріальний підлог); документи, що містять свідомо брехливі повідомлення (інтелектуальний підлог); комбіновані, що поєднують матеріальні і інтелектуальні підлоги.
До групи документів з матеріальним підлогом належать ті, де має місце підроблення печатки, штампа, підписів посадових осіб, або на отримання грошей. До документів з інтелектуальним підлогом відносяться ті, де має місце неправдива інформація про характер, обсяг операцій (завищення або заниження кількості, ціни, суми).
Можливе також розходження у змісті кількох екземплярів одного і того ж документа. Виявлення обману або помилки може здійснюватись різними способами: хронологічним, хімічним, графічним.
Важлива роль у перевірці бухгалтерських документів належить арифметичній перевірці, тобто перевіряється правильність арифметичних підрахунків за синтетичними рахунками. Неправильні арифметичні підрахунки можуть бути навмисними і ненавмисними.
Перевірка встановлює випадки навмисних неправильних підсумків, неправильну вартість відпущених матеріальних цінностей та інше. При арифметичній перевірці реєстрів бухгалтерського обліку іноді виявляються помилкові записи в журналах-ордерах і відомостях.
При зміні керівників і головних бухгалтерів неприбуткової організації можуть виникати безпідставні обвинувачення звільнених посадових осіб у відсутності усіх або деяких документів тощо. При зміні посадових осіб повинна здійснюватися здача справ попереднього головного бухгалтера новому. Про здійснену прийом-передачу справ складається акт, який повинен складатися з наступних основних даних:
– загальна характеристика папок, що передаються (вказати їх зміст, наприклад, каса, банк, розрахунки з постачальниками, відомості обліку матеріальних цінностей тощо) з проведеною нумерацією листів;
– залишок грошових коштів у касі, що підтверджений актом ревізії каси;
– залишок грошових коштів на поточному рахунку в банку;
– наявність невикористаних чекових книжок (вказати номери невикористаних чеків, з якого і по який номер);
– фінансовий стан неприбуткової організації за балансом на 1-е число поточного місяця (стан розрахунків з бюджетом, постачальниками, різними дебіторами і кредиторами, підзвітними особами, працівниками за зарплатою тощо).
Важливим моментом при розгляді діяльності неприбуткової організації є перевірка правильності дотримання кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку. Вона може бути проведена за даними Головної книги, журналів-ордерів, відомостей. Найбільш поширеними видами викривлення в кореспонденції рахунків, які виявляються при перевірці є такі:
– відхилення від загальноприйнятої кореспонденції рахунків. У цьому разі звіряються рахунки синтетичного і аналітичного обліку, що дозволяє виявити навмисно чи випадково були складені помилкові проводки;
– бездокументальні проводки, тобто ті, що складені без будь-яких первинних документів. Наприклад, підзвітні особи отримали із каси готівку на операційні, господарські витрати, на відрядження. Однак якщо ці особи не надали первинні документи, що підтверджують цільове використання готівки (авансовий звіт про відрядження, звіт про придбання товарно-матеріальних цінностей, товарні чеки з магазину, звіт касира і інше), то бухгалтер не має права робити проводки і гроші мають бути повернені до каси;
– кредитове сальдо за активними рахунками і дебетове сальдо за пасивними рахунками свідчить або про випадковість, або про навмисні перекручення;
– невідповідність записів кореспонденції рахунків одних і тих же господарських операцій у різних реєстрах бухгалтерського обліку, що є результатом виправлення записів в реєстрах заднім числом;
– відкриття і ведення рахунків, що не передбачені планом рахунків;
– виправлення кореспонденцій рахунків без підпису осіб, які зробили виправлення;
– знищення записів у бухгалтерських реєстрах, тобто раніше зроблений запис незаконної операції пізніше знищується, замазується у реєстрі;
– безпідставне згортання залишків за активно-пасивними рахунками. Наприклад, на рахунку «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» потрібно окремо показувати дебіторську і кредиторську заборгованість, бо згортання приховує небажані факти і, крім того, не дозволяє побачити реальний фінансовий стан неприбуткової організації.
Виправлення помилок в бухгалтерських реєстрах слід здійснювати трьома способами: коректурним, «червоне сторно» і додаткового запису.
Коректурний спосіб передбачає закреслення у документах неправильного тексту або суми і написання над закресленим правильного тексту або суми. Одночасно з закресленням робиться запис про виправлення, що підтверджується підписом бухгалтера неприбуткової організації, що виявив помилку.
Спосіб «червоне сторно» полягає в тому, що невірний бухгалтерський запис анулюється шляхом складання виправленого (сторніровочного запису). Одночасно робиться правильний запис. Виправлений запис виконується червоними чорнилами або береться у рамку. При підрахунку підсумків сума за ними віднімається.
Спосіб додаткового запису використовують для виправлення помилок у тих випадках, коли початковий запис був зроблений у меншій сумі, ніж потрібно. Додатковий запис робиться у тій же кореспонденції рахунків, в якій була відображена попередня сума.
Розглядаючи характерні помилки і порушення, що мають місце при виконанні найбільш типових бухгалтерських операцій у неприбуткових організаціях, потрібно враховувати, що у зв’язку із введенням нового плану рахунків змінилися не тільки коди рахунків, але і їх зміст. Це призвело до необхідності розробки і впровадження оновлених журналів-ордерів і відомостей, які складені у відповідності із Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку.